8. Gestión Bibliotecaria

Para el buen funcionamiento de las bibliotecas y el logro de sus objetivos particulares e institucionales, es importante contar con diferentes documentos como procedimientos, manuales de procedimientos, reglamentos, entre otros y que deben actualizarse periódicamente. En seguida se ofrecen los siguientes datos, mencionados por orden alfabético.

Certificación, Norma ISO 9000:2015 y Acreditación. Se trata de procesos de evaluación de ciertos requisitos o exigencias solicitados por la entidad certificadora para que se compruebe su cumplimiento ante una instancia u organismo nacional o internacional. Respecto a la certificación y Norma ISO 9000:2015, ambas con 3 bibliotecas (1 de Investigación en Humanidades y 2 de Licenciatura y Posgrado). En acreditación se obtuvo en 25 entidades, 1 Extensión y Administración Universitaria, 2 de Investigación Científica y 22 de Licenciatura y Posgrado.

Código de ética. Es un instrumento que contiene los valores y principios éticos de la institución. A partir de 2015 se aprobó el Código de Ética de la UNAM, documento que guía la conducta de la comunidad universitaria. Aunque contiene los valores que orientan las acciones, las dependencias y entidades tienen la libertad de elaborar documentos propios adaptados a su contexto. Al respecto, 61 bibliotecas han elaborado su propio documento (44%), a través de sus Comités de Ética; Licenciatura y Posgrado 26, Investigación Científica 16, Bachillerato 8, Investigación en Humanidades 7 y Extensión y Administración Universitaria 4.

Comisión de biblioteca. En el SIBIUNAM 135 (96%) bibliotecas cuentan con este órgano colegiado, algunas comisiones son por entidad agrupando a varias como Facultad de Ingeniería con sus departamentales; dentro de sus funciones es apoyar en la toma de decisiones en cuanto a presupuesto, adquisiciones, capacitación, entre otros.

Manuales. Es una herramienta administrativa, en algunos casos, las dependencias tienen más de una biblioteca ocasionando que la principal elaboré los documentos y su aplicación sea para todas. De acuerdo a la información compilada los tipos de manuales que poseen son:

1. Organización 33 (24%);
2. Políticas de trabajo 20 (14%);
3. Procedimiento 54 (39%); y
4. Políticas de selección 50 (36%).

Planes. Documento administrativo elaborado por la coordinación de la biblioteca con diferentes propósitos: plasmar las estrategias a largo plazo alineadas a su misión y visión, para alcanzar las metas institucionales, así como las actividades a priorizar y la elaboración de directrices, entre otros. A continuación, los datos se recabados:

1. Planes estratégicos 68 (49%);
2. Planes anuales 88 (63%);
3. Preservación y conservación 12 (9%); y
4. Otros tipos: estudios de usuarios o difusión 12 (9%).

 Reglamento de servicios. Es un documento que regula las relaciones de la biblioteca con los usuarios y el personal, su contenido facilita la aplicación de la normatividad. En 135 se cuenta con reglamento de servicios (96%) y una biblioteca está en revisión.  En el último año han realizado actualizaciones las siguientes entidades:

1. Escuela Nacional de Estudios Superiores Unidad León, Gto.
2. Escuela Nacional de Estudios Superiores Mérida, Yuc.
3. Facultad de Artes y Diseño.
4. Facultad de Estudios Profesionales Iztacala.
5. Facultad de Química.
6. Instituto de Ecología.
7. Instituto de Investigaciones Filosóficas.

6. Edificio

Nuestra Universidad ofrece recintos bibliotecarios con espacios diseñados especialmente para el estudio, la lectura, la investigación, la formación y la adquisición de competencias para acceder a la diversidad de recursos que cuentan.

La DGBSDI, en apoyo a las bibliotecas del SIBIUNAM, busca fortalecer espacios idóneos para el trabajo colaborativo e individual; creando ambientes atractivos, acogedores y flexibles que satisfagan las necesidades de la comunidad.

En este segmento se muestran aspectos del edificio o espacios adaptados donde se albergan las bibliotecas: renovación, seguridad, superficie, entre otros.

6.1. Renovación del edificio

Tener la infraestructura adecuada para que las actividades sustantivas se lleven a cabo es un reto porque los espacios físicos deben ser accesibles, confortables, seguros y flexibles para realizar diferentes actividades académicas. Por ello, es fundamental que se realicen los ajustes necesarios para que continúen vigentes, tanto en ampliación como modernización.

Para mejorar las condiciones en las que se encontraban algunas bibliotecas, se llevaron a cabo las siguientes intervenciones: 13 remodelaciones, 2 reubicaciones en otro local y 1 con nuevas instalaciones.

Entre las remodelaciones: ENCCH Plantel Naucalpan, Facultad de Contaduría y Administración. División de Estudios de Posgrado, Instituto de Ciencias Físicas, Centro de Investigaciones sobre América del Norte, Centro de Enseñanza para Extranjeros. Campus Taxco, Gro. y Biblioteca Central.

Referente a reubicaciones: Centro Cultural Universitario Tlatelolco y Dirección General de Estudios de Legislación Universitaria.

La biblioteca del Centro Regional de Investigaciones Multidisciplinarias de la UNAM. Cuernavaca, Mor. “Dr. Francisco López Cámara” cuenta con nuevas instalaciones.

6.2. Elementos de seguridad

En las bibliotecas se han instalado dispositivos para prevenir y minimizar daños a usuarios, personal y colecciones: arcos de seguridad se utiliza principalmente para notificar la salida no autorizada del acervo; circuito cerrado de televisión es un aliado para el control de las áreas; las alarmas avisan riesgos o necesidad de evacuación; las salidas de emergencia facilitan el desalojo del inmueble en caso de algún incidente; los hidrantes contribuyen en el control de incendios y las lámparas ofrecen visibilidad en caso de fallas en el suministro de energía eléctrica. La tabla reúne los datos de las bibliotecas que indicaron contar con algún elemento.

 Es importante precisar lo siguiente:

1. Algunas bibliotecas se ubican en la planta baja, sin desnivel, facilitando el acceso universal.
2. Existen bibliotecas con más de una puerta de acceso.
3. Se han instalado extintores en todas las bibliotecas.
4. En la UNAM, la instancia a cargo de la habilitación y construcción de bibliotecas es la Dirección General de Obras y Conservación (DGOC). El diseño de los proyectos se enmarca en la normativa local y federal.

6.3. Superficie por área

Las bibliotecas del SIBIUNAM tienen espacios definidos para colecciones, usuarios, personal y otras áreas (incluye pasillos, escaleras, auditorios, entre otros). La información de superficie se observa en la tabla.

Las 140 bibliotecas ocuparon 152,650m² de superficie con la siguiente distribución: colecciones equivale al 43%; lectura 36% se refiere a los espacios destinados exclusivamente a usuarios; personal 11% y en otras áreas con 10%.

Por subsistema, Licenciatura y Posgrado 52%, seguido por Bachillerato 18%, Investigación Científica 11%, Investigación en Humanidades 10% y Extensión y Administración Universitaria 9%. En la imagen se muestran los datos de los m².

Dentro de los edificios, las bibliotecas pueden tener de 1 hasta 13 niveles, según el registro la Facultad de Ciencias tiene 4 plantas, Prepa 9 cuenta con 7 y Biblioteca Central (BC) posee 13.

Al estratificar los datos se tiene: con un nivel 78 (55.70%), con 2 pisos 43 (30.7%); y 11 (7.85) con 3 pisos. Conviene precisar que la denominación es determinada por las entidades, es decir, la planta principal puede llamarse: nivel 1, planta baja, piso uno, entre otras.

6.4. Lugares para usuarios

La DGBSDI ha impulsado que las bibliotecas cuenten con distintos ambientes para usuarios, tanto para el trabajo individual como para el colaborativo, preferentemente flexibles que puedan adaptarse a las necesidades de la población.

De manera gradual se impulsan las acciones en pro de la renovación de los muebles, porque son un factor determinante para que el usuario esté cómodo durante su estancia, por ello, el mobiliario cubre: calidad, comodidad, conexiones eléctricas, confort, durabilidad, ergonomía, funcionalidad y movilidad.

En 2023 el acumulado de lugares para usuarios asciende a 21,268, respecto a la distribución: Licenciatura y Posgrado con 11,810 lugares (56%); Bachillerato con 5,671 (27%), Investigación Científica 1,747 (8%), Extensión y Administración Universitaria 1,141 (5%) e Investigación en Humanidades 899 (4%). Los datos aparecen en la tabla por subsistema.

Por tipo de mueble: sillas 20,252 (95%); individuales 586 (3%), que incluye: puf, sillón, módulos, entre otros; love seat 244 (1%) y sofá 186 (1%). Es importante indicar que el área colaborativa conforma espacios tanto abiertos como cerrados, en el SIBIUNAM 37 bibliotecas tienen cubículos, con distintos aforos: 2, 4, 6 y/o 8 personas; algunos con flexibilidad en las divisiones para juntarlos y así incrementar la capacidad en el número de ocupantes.

Al interior de la biblioteca los universitarios pueden utilizar áreas individuales para trabajar de manera independiente o bien zonas colaborativas para trabajar en grupo. La imagen describe los datos del periodo informado.

En la tabla se relacionan dos variables, superficie destinada a la lectura y el número de lugares para usuarios, para determinar el promedio de m² en los cinco subsistemas del SIBIUNAM.

Licenciatura y Posgrado tiene el promedio más bajo 2m² por usuario (11,810 en 25,146m²); después Bachillerato e Investigación Científica con 3m² (5,671 en 14,995m² y 1,747 en 4,680m², respectivamente); Investigación en Humanidades con 4m² (899 en 3,689m²) y Extensión y Administración Universitaria cuenta con el más alto 6m² (1,141 en 6,724m²).

Relativo al promedio general de lugar por usuarios en el SIBIUNAM es de 3m², lo cual permite cumplir con lo indicado en la normativa nacional.

6.5. Mobiliario para colecciones

El acervo documental impreso se resguarda principalmente en estantes de 6 entrepaños autoajustables, elaborados en madera o metal; además se cuenta con libreros y otros muebles (vitrinas, archiveros, maperos, entre otros) algunos diseñados de acuerdo con las dimensiones de la colección; en otros casos, para optimizar los espacios, se seleccionó estantería compacta. Durante 2023 se obtuvieron los siguientes datos.

A modo de conclusión, los subsistemas donde se concentra la mayor cantidad de muebles son: en Licenciatura y Posgrado 26,013 estantes (44%), en Investigación en Humanidades 196 libreros (47%) y en Licenciatura y Posgrado 393 de otros tipos (40%).

7. Computadoras

Las bibliotecas hoy en día requieren incorporar la infraestructura tecnológica para ofrecer a los usuarios mejores servicios, para ello se cuenta con equipo de cómputo, y acceso gratuito a Internet. A continuación, se ofrecen datos estadísticos de este segmento.

7.1 Características tecnológicas del equipo de cómputo

 En 2023 se contó con 7,390 equipos, el incremento fue debido al programa entre la Dirección General de Cómputo y de Tecnologías de Información y Comunicación y la DGBSDI, la colaboración permitió la asignación de portátiles; la información se organiza en tres sectores: PC 2,508 (34%), Portátil 4,521 (61%) y Portátil PC PUMA 361 (5%). Los datos se agruparon considerando la cantidad de equipos por subsistema y se pueden apreciar en el siguiente gráfico.

Licenciatura y Posgrado concentró 1,341 de 2,508 PC (53%), además, reunió 3,997 de 4,521 portátiles (88%) y 171 de 361 equipos portátiles para PC PUMA (47%).

7.2 Equipo de cómputo por actividad

De acuerdo con las actividades que se realizar en las bibliotecas del SIBIUNAM, el equipo se asigna a distintos usos, los cuales se organizan en 5 grupos, la tabla detalla los datos recopilados.

Con mayor equipo de cómputo está Licenciatura y Posgrado con 5,509 lo que significó 74.55%, en el extremo opuesto se encuentra Investigación Científica que contó con 351 lo que representó 4.75%. Respecto a la actividad, se destinó más equipo para que los usuarios realicen sus actividades académicas con 5,413 (73.24%), la que tiene menos asignación es préstamo con 178 (2.40%).

La información de las bibliotecas es insustituible, por ello se tienen equipos que permitan protegerla y resguardarla, para ello se contó con 143 servidores en el SIBIUNAM, la distribución se ilustra en seguida y se acompaña de gráficos para conocer el decremento o crecimiento.

El 66% de los servidores son físicos, ubicados instalados en espacios definidos y con medidores de temperatura y humedad para que operen de manera idónea.

La otra parte, 34% corresponde a virtuales, esta opción va en ascenso debido principalmente al impulso que ha dado nuestra Universidad por espacios en la nube para almacenar la información. Un dato importante, es que algunas han optado por ambos y otras tienen más de un servidor físico.

5. Servicios

Uno de los objetivos de las bibliotecas es apoyar a la comunidad universitaria a buscar y localizar todas aquellas fuentes de información que satisfagan sus necesidades informativas, así como capacitar a los usuarios para que, de forma autónoma, localicen y consulten los recursos documentales de su interés. Los servicios que se ofrecieron en las 140 bibliotecas del SIBIUNAM se describen en diferentes segmentos.

5.1 Préstamo de colecciones

Las colecciones constituyen la fuente de información durante la estancia de los usuarios en la biblioteca. En 2023 se realizaron 2,318,815 préstamos de colecciones impresas en las siguientes modalidades: interno, a domicilio, interbibliotecario y renovación. Los datos estadísticos se ofrecen en la imagen.

Estas cifras muestran la relevancia del préstamo interno, siendo un servicio fundamental en la comunidad. Los tipos de préstamo por subsistema de mayor a menor se presentan en la siguiente tabla, con el dato de volúmenes.

 A continuación, se presenta el subsistema con mayor número de servicios en sus distintas modalidades, porcentaje y cifra, respectivamente:

Existen colecciones audiovisuales y electrónicas que se prestaron de manera interna, en el primer grupo se incluyen: microformas, documentos sonoros, visuales, multimedia y material complementario, en su mayoría de libros. El segundo se conforma por discos en formato CD, DVD y Blu-Ray. Los datos por colección se muestran en la imagen.

Durante el año informado se solicitaron 5,759 préstamos de audiovisuales y 253 de electrónicas. Respecto al primero, Licenciatura y Posgrado fue líder en ambas con 3,486 y 167 respectivamente; Bachillerato con 1,264 ocupó el segundo puesto en audiovisuales; el tercer lugar lo consiguió Extensión y Administración Universitaria con 823 e Investigación en Humanidades con 29.

5.2 Servicios presenciales

Las 140 bibliotecas que conformaron el SIBIUNAM diseñaron servicios bibliotecarios para atender las necesidades de información de los universitarios. En su mayoría abrieron sus puertas de lunes a viernes (99.28%), solo Coordinación de Universidad Abierta, Innovación Educativa y Educación a Distancia. Tlaxcala Continua que labora de martes a sábado. En fines de semana abren 23 en sábado y 3 en domingo. En seguida se ofrecen datos estadísticos de servicios y usuarios atendidos de mayor afluencia.

Formación Consiste en propiciar en los usuarios competencias para la búsqueda, localización y recuperación de información a través de los recursos electrónicos y bases especializadas y el servicio está a cargo por los responsables y técnicos académicos.

Las variantes que se presentaron en este grupo son: orientación, cursos, pláticas, cursillos, visitas guiadas, entre otros.

Orientación de usuarios. Proporciona a los usuarios información relacionada para para hacer uso de las instalaciones, servicios y colecciones que ofrece la biblioteca, actividad realizada por el personal de base.

Es importante indicar que todas las bibliotecas del SIBIUNAM otorgan alguno de estos servicios y es decisión de los usuarios el solicitarlo. Las cifras globales de usuarios por subsistema aparecen en la imagen.

Orientación fue el servicio más solicitado, se atendió a 145,936 usuarios (79%), principalmente en Extensión y Administración Universitaria 66,028 (45%) personas requirieron el servicio en el periodo compilado.

Respecto a formación se logró la presencia de 51,925 integrantes de la comunidad universitaria en 19,770 2,378 eventos otorgados por las bibliotecas del SIBIUNAM. Licenciatura y Posgrado concentró el 34% de los usuarios y 47% de servicios. La formación es proporcionada exclusivamente por responsables y técnicos académicos adscritos a la biblioteca.

Diseminación selectiva de información. Consiste en suministrar de manera periódica a los usuarios, documentos que pueden ser de su interés. Esta denominación agrupa la elaboración de bibliografías, obtención de documentos, alerta bibliográfica y boletines de adquisiciones. El acumulado de los dos primeros se aprecia en la imagen.

Respecto al desglose de los servicios restantes los datos son: alerta bibliográfica 1,478 proporcionados en 47 bibliotecas y boletines 167 en 37 bibliotecas.

Otros servicios presenciales. Incluye cubículos de estudio para que los usuarios cuenten con espacio delimitado para trabajar de manera grupal, con distinto aforo y préstamo de equipo de cómputo con fines académicos, con acceso a internet. La tabla contiene el registro de usuarios atendidos.

 Los subsistemas con mayor porcentaje de usuarios atendidos: Licenciatura y Posgrado con 74% y Bachillerato con 21%.

5.3. Servicios en línea

La gama de servicios en línea es realizada exclusivamente por los responsables y/o técnicos académicos, debido a que se requiere un perfil determinado, experiencia y conocimientos que solo los profesionales en bibliotecología tienen para la alfabetización de los usuarios e impulsar el uso de los recursos en el mundo digital.

En 2023, en el SIBIUNAM se ofrecieron a la comunidad 17 tipos de servicios en línea: referencia, autopréstamo, renovación del préstamo a domicilio, análisis de citas, búsqueda de citas, suministro de documentos, cursos, servicios bibliotecarios para dispositivos móviles (App para bibliotecas UNAM), boletines de alerta y/o adquisición, orientación, Webinar, redes sociales (Facebook Live), tutoriales, guía para generar cuentas de acceso remoto, expedición electrónica de carta de no adeudo, y difusión y promoción de recursos digitales e impresos.

Los servicios que tuvieron mayor demanda fueron: referencia en línea, orientación, expedición electrónica de cartas de no adeudo, renovación del préstamo en línea, búsqueda de citas, suministro de documentos y redes sociales.

Referencia en línea. En 61 bibliotecas se contó con el servicio, en conjunto otorgaron 52,556 servicios a 47,854 usuarios; para conocer los datos por subsistema se presenta el gráfico, organizado de mayor a menor.

Los subsistemas con este servicio son: Extensión y Administración Universitaria concentró el 77%, Investigación Científica 14%; Licenciatura y Posgrado 5% e Investigación en Humanidades 4%. Es importante precisar que la actividad es encomendada y realizada principalmente por técnicos académicos.

Orientación. Se atendieron 10,917 solicitudes beneficiando a 10,942 usuarios. Las estadísticas se presentan de mayor a menor en la siguiente tabla.

En Extensión y Administración Universitaria se concentró el 46% de los servicios, seguido de Licenciatura y Posgrado con 31% e Investigación Científica con 17%. El servicio se realizó vía correo electrónico, telefónica, chat, Instagram, Facebook, Twitter, Meet, Messenger, WhatsApp y ZOOM.

Expedición electrónica de cartas de no adeudo. Se atendió a 47,309 usuarios, el subsistema que más servicio otorgó fue Extensión y Administración Universitaria con 41,645; cabe aclarar que Biblioteca Central es quien concentró este servicio. En el gráfico se presentan los datos globales por subsistema.

Búsqueda de citas. Se solicitaron 10,434 servicios y atendieron 8,652 usuarios. Extensión y Administración Universitaria centralizó 8,007 búsquedas de citas (76%) a 7,028 usuarios (81%), a continuación, se detallan los datos en el gráfico ordenados de mayor a menor.

Suministro de documentos. Se solicitaron 23,424 servicios y se atendió a 15,268 usuarios. El gráfico muestra las cifras de menor número de servicios a mayor.

En Investigación Científica reunió la mayor cantidad de servicios con 10,801 (46%) y 7,274 usuarios (48%).

Redes sociales. Para fortalecer la imagen institucional se han utilizado desde hace algunos años las redes sociales. En el período reportado se realizaron en total 4,762 servicios, los datos por subsistema de servicios y usuarios atendidos, se concentra en el gráfico.

Licenciatura y Posgrado proporcionó 66% de servicios y atendió al 43% de usuarios. En Extensión y Administración Universitaria se tuvo la menor cantidad de servicios y usuarios con un 1% en servicios y 4% en usuarios.

Actividades culturales. Considerando las actividades de extensión o difusión a la cultura, para recopilar lo realizado por las bibliotecas se organizaron por temática: círculos de lectura, presentación de libros, exposiciones, conferencias, ferias de libro y otros. A continuación, se detalla la cifra de bibliotecas que realizaron tanto en modalidad presencial como en redes sociales.