Juan José Calva González
Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas de la
Universidad Nacional Autónoma de México
Introducción
La automatización de los servicios bibliotecarios y de información que ofrece una biblioteca o cualquier otra unidad de información debe converger en satisfacer las necesidades de información de los usuarios; asimismo el diseño o construcción de sistemas de recuperación de información en forma automatizada deben responder a las expectativas de los mismos.
Entonces es necesario identificar de manera integral al usuario para automatizar los servicios bibliotecarios y de información, pero ¿que tenemos que conocer de él?, lo primero sería identificar ¿quién es el usuario que usará los servicios? y en segundo lugar ¿cuáles son sus necesidades de información?
Lo anterior nos lleva a detectar completamente las necesidades de información de los usuarios, identificarlas ampliamente y buscar que la automatización de los servicios bibliotecarios y de información apoye en el logro y satisfacción de éstas.
Debido a diversos factores existentes en torno a las unidades de información, pero principalmente los económicos, no es conveniente automatizar un servicio o diseñar un sistema de recuperación de información de manera automatizada sin saber qué necesidades del usuario se pretende satisfacer.
Las unidades de información deben tener la seguridad de que la automatización de algún servicio o el diseño de un sistema de recuperación de información automatizado es realmente lo que el usuario requiere para alcanzar a cubrir sus necesidades de información, ya que cabe la posibilidad de que algún mecanismo menos sofisticado sea lo que cubra sus expectativas y alcance a satisfacerlo.
El presente trabajo menciona solo algunos aspectos en los cuales las necesidades de información de los usuarios pueden incidir en la automatización de las unidades de información y en el diseño o construcción de sistemas de recuperación de información de manera automatizada.
La manifestación de las necesidades de información.
La manifestación de las necesidades humanas son reacciones que tiene el individuo (reflejadas en su comportamiento) ya sea por causas básicas o de nivel más alto (en éste, es cuando intervienen factores ambientales externos al organismo); todas éstas reacciones son manifestadas a través del sistema nervioso de la persona.
Una necesidad humana, ya sea fisiológica o de nivel más alto motivará al individuo a que presente un comportamiento dirigido a buscar la satisfacción de esa necesidad para poder restablecer un equilibro interno y externo (si es el caso) en el sujeto.
La manifestación de las necesidades de información en el usuario lo llevarán a presentar un determinado comportamiento para satisfacer esa necesidad.
Las necesidades de información las podemos situar en los niveles más altos, si es que concebimos a las necesidades humanas como una jerarquía (por ejemplo la Jerarquía de Necesidades de Maslow).
Cuando el individuo ya ha cubierto sus necesidades básicas (alimento, sueño, sed, etc.), de manera aceptable y se encuentra influenciado por factores externos (medio ambiente: político, económico, educativo, etc.) entonces es cuando surgen las necesidades de información, ya que estos factores lo estimularán, motivarán o impactarán a que tenga una reacción, que deberá adaptarse a este medio para que su organismo recobre el equilibrio.
El hombre para su adaptación al medio es indudable que necesita de la información extragenética acumulada fuera de su cuerpo, por lo cual se ha abocado, desde tiempos remotos, a registrarla en algún soporte (piedra, tablillas de arcilla, papiros, pergaminos, códices, libros, revistas, cintas de audio, videocasetes, diskettes, etc.) con el fin de utilizarla posteriormente.
La construcción del término necesidades de información es abstracta, un término genérico, usado en la mayoría de los casos para responder o explicar por qué las personas buscan, demandan, encuentran y usan la información.(1) Pero el análisis del mismo es mucho más amplio.
La existencia de una necesidad de información está reflejada en la búsqueda, requerimiento, demanda o deseo de información que manifiesta una persona, ya que es conducido a buscar una satisfacción debido al estímulo que recibió a través de su sistema nervioso (órganos de los sentidos).
En todos los aspectos de la vida diaria de las personas aparecen las necesidades de información: en el hogar, en la oficina, en la escuela, en las relaciones familiares, con las amistades y en general en toda la vida social, etc. También se pueden presentar por curiosidad; sin embargo no sólo las personas tienen necesidades de información, sino también, las organizaciones o instituciones que son vistas como agrupaciones sociales con fines específicos (compañías, industrias, instituciones educativas, etc.) ya que dichas entidades están compuestas por individuos.
Así como la necesidad de información y conocimiento impulsa al individuo, así también impulsa a la sociedad (la cual está compuesta por personas) se puede decir que es la base del comportamiento colectivo y también del individual; así como el cerebro humano se deteriora cuando es privado de información que pueda ser procesada, asimismo la sociedad. Si ésta quiere evitar la decadencia, debe tomar constantes medidas preventivas para la identificación, adquisición y asimilación de nueva información y conocimiento que necesita, (2) es decir, satisfacer sus necesidades de información.
Para satisfacer las necesidades de información hay dos caminos: (3)
a) La información obtenida de la experiencia y que es acumulada en el cerebro del individuo; o
b) La información que se encuentra registrada (fuera del cerebro) en cualquier soporte que haya inventado el ser humano, puede encontrarse en las unidades de información llamadas bibliotecas, centros de documentación, etc.
Es así como Hill menciona que la entidad que tiene como misión o propósito satisfacer las necesidades de información de las personas es la biblioteca; (4) ya que es aquí donde se encuentra la información registrada fuera del cerebro de los individuos.
Existen varios tipos de necesidades de información que han sido mencionados por varios autores, entre las cuales, por mencionar algunas, se encuentran las siguientes:
Necesidades de información presentes, expresadas, no expresadas, persistentes, débiles, etc.
Con el fin de ilustrar este documento se mencionan sólo dos de estos tipos, los cuáles pueden influir en la automatización de la biblioteca u otras unidades de información y en el diseño o construcción de los sistemas de recuperación de información: (5)
Las necesidades de información concretas, y las orientadas a un problema o asunto.
Las del primer tipo son las que se refieren al momento en que el usuario necesita información muy concreta, como por ejemplo:
a) La distancia de Saturno a la Tierra
b) La composición química del sulfato ferroso.
c) La cotización del yen con respecto al peso el día de ayer.
Las del segundo tipo se refieren a necesitar información para resolver problemas o asuntos amplios, como por ejemplo:
a) La aplicación de la educación a distancia para resolver problemas educativos en amplios sectores geográficos.
b) Cómo tratar la tuberculosis.
c) La utilización de las diferentes técnicas de conservación de alimentos enlatados.
En los ejemplos anteriores el usuario necesita información, aunque en el primer tipo requiere algo concreto que puede ser solucionado rápidamente y utilizando sólo una o dos fuentes; en cambio, en el segundo ejemplo la información que necesitan es más ambigua (en el sentido de que no es concreta o específica) y más amplia, lo cual requiere de una serie de documentos muy variados que puede ir desde el libro y la revista hasta los medios audiovisuales y los electrónicos.
Las unidades de información requieren identificar el tipo de necesidades de información del usuario (o la comunidad de ellos) para planear el desarrollo de los servicios, así como la automatización o diseño del sistema de recuperación de información que mejor responda a los tipos de necesidades que presentan.
En el caso de que los servicios bibliotecarios y de información no sean desarrollados en respuesta a las necesidades de información de los usuarios, Harris menciona que, entonces ellos deben desarrollarse sobre otras bases, de entre las cuales menciona las siguientes: (6)
La lógica o sentido común
Las creencias profesionales
Necesidades del sistema (ambiente político-administrativo)
Los servicios bibliotecarios y de información que son desarrollados bajo otras bases, que no son satisfacer las necesidades de información, ya que éstas se desconocen, puede ser la razón por la cual algunos servicios y la automatización de éstos, no satisfacen dichas necesidades, y ocasionan continuas protestas, críticas fuertes y/o la baja utilización de los mismos, entre otras manifestaciones que puede presentar el usuario.
Las necesidades de información en la automatización
Las necesidades de información del usuario están íntimamente relacionadas con los servicios de información que ofrecen las bibliotecas o cualquier otra unidad que los brinde.
Debido a lo anterior es que Hill menciona que la biblioteca es la institución que ha creado el ser humano para preservar, organizar y difundir la información sin importar el material en que se encuentre registrada, (7) por lo que la sociedad espera obtener la información que necesita de ella.
Para alcanzar lo anterior es imprescindible identificar las necesidades de información de la comunidad y su manifestación, así como los mecanismos para satisfacerlas; en este momento es cuando se puede planear la automatización de algunos de sus servicios como un medio de apoyo para la satisfacción de las necesidades del usuario.
Cuando se habla de automatizar la biblioteca es referirse a:
Automatización de la catalogación
Automatización del catálogo
Automatización de las adquisiciones
Automatización de las publicaciones periódicas
Automatización de circulación (o préstamo)
Automatización de las funciones de consulta
Automatización de las funciones administrativas.
Diseño y desarrollo de bases de datos con información concreta, y/o
Construcción o diseño de sistemas de recuperación de información que contemplen la utilización de la WWW.
La automatización de la unidad de información con respecto a alguno o todos los puntos anteriores deberá realizarse con el fin de apoyar a la satisfacción de las necesidades de información del usuario.
Por lo anterior se torna de suma importancia el conocimiento del usuario y de sus necesidades de información con relación a aquellos servicios automatizados en los cuales tendrá que utilizar algún equipo de cómputo, como por ejemplo un catálogo automatizado o entrar a Internet para revisar una hoja WEB de una persona o una institución.
El conocer las necesidades de información de la comunidad que se atiende permitirá desarrollar una "colección de materiales documentales cuyo contenido responda con efectividad a las necesidades de información de la comunidad a la que sirve".(8) También permitirá el diseño de sistemas computacionales, la producción de abstract e índices y el desarrollo de servicios bibliotecarios, entre otros;(9) tomando en cuenta la creación de hojas WEB y las ligas que en ella se realicen.
Por lo anterior la base para la automatización o el diseño de sistemas de recuperación de información deberá ser el usuario, sus necesidades, para que a partir de éstas se defina el contenido de la base de datos, la elaboración y contenido de la hoja WEB y las ligas que en ella se tengan, por mencionar algunos aspectos.
También es conveniente no olvidar al usuario cuando se adquiera un equipo computacional que será utilizado por éste, ya que el hardware y el software tiene que ser amigable para su correcta comprensión y utilización.
Los servicios de información que brinde la biblioteca deben partir del usuario, no de lo que piensa o cree el responsable de la unidad de información acerca de lo que necesita el usuario.
También es importante estar conciente de que las características entre una comunidad y otra son diferentes y que la unidad de información requiere de recursos, servicios y métodos adecuados para cada una de éstas, con el fin de lograr convertirse en un instrumento que satisfaga las necesidades de información de esa comunidad.
Por ejemplo, las necesidades de información que presentan humanistas y científicos son diferentes como lo muestran varios estudios realizados por French, Fulton y algunos otros realizados en bibliotecas de Brasil. Entonces la automatización de los servicios de información, el diseño y desarrollo de bases de datos o la construcción de sistemas de recuperación de información para ambos sectores, contemplará diferencias.
En las unidades de información de países latinoamericanos se hace trascendental la conveniencia de realizar estudios de usuarios que permitan dos cosas principales:
a) Identificar las necesidades de información de su comunidad de usuarios (reales y potenciales)
b) Identificar el comportamiento informativo que presenta tal comunidad con el fin de satisfacer su necesidad de información.
Por lo expuesto en párrafos anteriores es conveniente que las unidades de información identifiquen las necesidades de información de su comunidad y con base en éstas puedan establecer la automatización de los servicios que les permitan satisfacerlas utilizando, de esta manera, los adelantos tecnológicos que se ofrecen actualmente.
Para satisfacer las necesidades de información de los usuarios se pueden planear diferentes tipos de sistemas de recuperación de información automatizada dependiendo del tipo de necesidad que presenten, por ejemplo:
Para las necesidades de información concreta se puede diseñar o construir un sistema de recuperación de información que sólo nos arroje información específica:
a) Distancias entre los planetas, nebulosas, etc.
b) Formulas químicas de los compuestos
c) Estadísticas sobre las cotizaciones diarias del yen con respecto al peso de una determinada fecha hasta el día de hoy.
Para las necesidades de información orientadas a un problema o asunto, se tendría que diseñar o construir un sistema de recuperación de información documental como por ejemplo:
a) Una base de datos que cuente con una variedad de documentos con información sobre la educación a distancia y su aplicación en diversos sectores geográficos.
b) Una base de datos con una variedad de documentos con información sobre el tratamiento médico de enfermedades contagiosas.
c) Una base de datos con documentos sobre el enlatado de alimentos sus procedimientos, técnicas, etc.
Es así como el diseño de un sistema de recuperación de información de manera automatizada estará respondiendo al tipo de necesidad de información que tenga el usuario o la comunidad de ellos.
Conclusiones
Por lo expuesto anteriormente se debe analizar la importancia que tiene la identificación del usuario y sus necesidades de información y con base en éstas se desarrollen los servicios de información
Se hace conveniente partir de la identificación del usuario y de sus necesidades de información para automatizar la biblioteca o cualquier unidad de información con el fin de buscar que ésta apoye a la satisfacción de sus necesidades de una forma rápida, oportuna y sin burocratismo.
El desconocimiento del usuario y sus necesidades de información al automatizar algún servicio, construir o diseñar sistemas de recuperación de información, puede ser el motivo de que no sean utilizados con la demanda esperada, ya que no responden a los requerimientos de las personas a quienes están dirigidos.
Es importante señalar la necesidad de que en nuestros países de América Latina y el Caribe se realicen estudios que permitan identificar las necesidades de información de la comunidad que va a atender la unidad de información con el fin de diseñar servicios acordes a las realidades latinoamericanas.
Asimismo los sistemas automatizados para la recuperación de información que ya están establecidos y que se encuentran a disposición del público, no es conveniente que sean aplicados en una forma única para diferentes comunidades de usuarios o unidades de información ya que éstas tienen diferentes necesidades de información, por lo tanto lo que puede servir para satisfacer a una comunidad puede fracasar para satisfacer a otra.
NOTAS
1. FAIBISOFF, Sylvia G. y Donald P. Ely. Information and information needs. En: Information reports and bibliographies. 5, 2, 1976.
2. SHERA, Jesse. Fundamentos de la educación bibliotecológica. México : UNAM, Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas, 1990. – pp.113.
3. FRANTS, Valery. The needs for information and some aspects of information retrieval systems constructions. En: Journal of American Society for Information Science. 39(2), 86, 1988.
4. HILL, Helen Katherine. Methods of analysis of information need. -- Denton, Texas : H. K. Hill, 1987. – pp. 1. --Tesis (Master of Arts)--School of Library and information Studies).
5. Op cit., Frants, Valery, pp. 86
6.- HARRIS, C. Necesidades de los usuarios y mercadeo de la información : su importancia en el currículo de las escuelas de bibliotecología. En: Revista Interamericana de Bibliotecología. 9(1), 16, 1986.
7.- MORALES, Estela. Bibliotecología e información. En: Boletín de la Asociación Andaluza de Bibliotecarios. 5(19). 13-21, 1989.
8. NEGRETE GUTIERRREZ, María del Carmen. La selección de materiales documentales en el desarrollo de la colección. -- México : UNAM, Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas, 1988. – pp. 23.
9.- HILL, op cit. p. 3.
OBRAS CONSULTADAS
CHING-CHI CHEN. Information seeking. -- London : Neal-Schuman, 1982.
CORKILL, Cynthia y Margaret Mann. Information needs in the humanities : two postal survey. -- Sheffield : University of Sheffield, 1978.
DUCKITT, Pauline. The human factor in designing a public on line data bank. The desing of information systems for human beings. -- London : ASLIB, 1981.
Estudio da demanda de informacao dos usuarios da area de biotecnologia. En: Ciencia da informacao. 15(2). 163-192, 1986.
FAIBISOFF, Sylvia G. y Donald P. Ely. Information and information needs. Information reports and bibliographies. 5, 2- 16, 1976.
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FRENCH, B. A. User needs and library services in agricultural sciences. En: Library Trends. 38(3), 415-441, 1990.
FULTON, Christine. (1991) Humanities as information users : are view of the literature. Australian Academic and Research Libraries. 22(3), 188-1992, 1991.
MARKUSON, Barbara Evans. Guidelines for library automation : a handbook for federal and other libraries. -- Santa Monica, Cal. : System Development Corporation, 1972.
HARRIS, C. Necesidades de los usuarios y mercadeo de la información : su importancia en el currículo de las escuelas de bibliotecología. En: Revista Interamericana de Bibliotecología. 9(1), 15-31, 1986.
HEIM, K. M. Social scientific information needs for numeric data : the evolution of international data archive infraestructure. En: Colletion management. 9(1), 1-54, 1987.
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