Estudio
de normas en sus variadas
aplicaciones para bibliotecas universitarias
María
Azucena Morales Morales
Dirección General de Bibliotecas
El
presente estudio tiene por objeto hacer un análisis general de tres normas
elaboradas para bibliotecas universitarias en diferentes países del mundo, y así
poder comparar los parámetros que se emplean en la evaluación de las
actividades que se realizan en ellas.
Las
normas son directrices que conducen a una finalidad: el cumplimiento óptimo de
los objetivos o metas de la institución, en este caso, la biblioteca.
La
metodología que se siguió para la elaboración de este documento se divide en
tres pasos, primero hacer la lectura de los tres documentos: ABIESI,
ALA, Centro Metodológico para las Bibliotecas Académicas y de
Investigación de la República Democrática Alemana (RDA) en las normas para
los servicios bibliotecarios en los países en vías de desarrollo de Withers;
el segundo paso fue sacar los puntos a los que se refieren los documentos, y
finalmente hacer la comparación de las indicaciones que cada uno de ellos hace.
Este trabajo se divide en dos partes; la primera, Bibliotecas Universitarias,
desglosa cada
uno de los puntos de las normas ; objetivos, funciones y régimen jurídico,
administración (estructura y organización), colecciones, servicios, personal,
instalaciones (edificio, mobiliario y equipo), presupuesto, y la segunda parte,
las conclusiones.
Cabe
aclarar que las normas analizadas fueron escritas para bibliotecas
universitarias, pues algunos de estos organismos han escrito normas para otro
tipo de bibliotecas.
1. Bibliotecas universitarias
Diferenciar
un tipo de biblioteca de otro no es exactamente por que una sea grande, mediana
o pequeña, ya que éstos términos son muy subjetivos, se diferencian por el
conjunto de varios elementos: el tipo de usuarios a los cuales
se brinda servicio, el tipo de colección, etc., en ese caso la
biblioteca universitaria o también llamada académica, es aquella que ofrece
sus servicios a toda la comunidad universitaria: estudiantes, investigadores,
profesores y trabajadores, para apoyar los planes y programas de estudio a la
institución, así como a la investigación, la docencia y la extensión de la
cultura.
A
continuación se presenta un análisis comparativo entre las normas para
bibliotecas universitarias que fueron elaboradas por los siguientes organismos:
Asociación de Bibliotecarios de Instituciones de Enseñanza Superior y de
Investigación de México (ABIESI) American Library Association de Estados
Unidos (ALA) y el Centro Metodológico para las Bibliotecas Académicas y de
Investigación de la República Democrática Alemana (RDA). Cabe aclarar que las
de la ABIESI elaboradas en 1978 se basaron en las de la ALA de 1958.
El
análisis se presenta por los rubros principales de cada una de las normas.
En
cuanto a los objetivos,
se manejan desde dos puntos de vista: el primero son los objetivos en sí
de las normas, es decir, que son de las herramientas de apoyo para los
directores, encargados y
profesionales de las bibliotecas, en donde se tenga una pauta para
orientarla esto se deja ver a lo largo de los tres documentos.
El
otro son los objetivos de la biblioteca, en donde se señala que:
“Deberá preparar una declaración
explícita de sus objetivos, de acuerdo
con las metas y fines de la Institución”.1
“...las
normas aquí presentadas deben interpretarse siempre de acuerdo con los propósitos
y necesidades de la institución de
la cual forma parte
la biblioteca”2, las normas alemanas no mencionan ninguno de
los enfoques, pero a lo largo de ellas este punto queda implícito.
Es
importante mencionar que los objetivos desde ambos puntos deben ser
especificados claramente dentro de las normas para que no haya confusión ya que
los objetivos básicos tanto de las normas como de la biblioteca no cambian, ya
que objetivos específicos y particulares, sobre todo éstos último, sí llegan
a modificarse
y es necesario que se hagan
los cambios en el momento de revisar las normas.
“El
sistema de bibliotecas de una universidad o centro universitario es una
institución
integrada que funciona como biblioteca académica del establecimiento. No
se trata únicamente de una institución ni de un establecimiento sino de una
parte del sistema bibliotecario de la República Democrática Alemana... Las
Bibliotecas Universitarias forman parte del sistema estatal de información y
documentación y cooperan de manera estrecha con las correspondientes
instituciones técnicas centrales y con las oficinas centrales y orientadoras de
información y documentación".3
Como
podemos observar dentro de las Normas alemanas el régimen jurídico en el que
se desenvuelven
las bibliotecas está
bien establecido, ya que en este país, como en la mayoría de los países
europeos, le dan
una gran importancia a la educación y dentro de ella el apoyo a las
bibliotecas, para cubrir con la función educativa de todo el país; importancia
que
todavía no se le da en otros países. Es por ello que de las normas que
se analizan son las únicas que hablan
claramente de un
régimen jurídico, aunque las lo dejan entrever a lo largo de sus
puntos.
Independientemente
de que se tenga bien establecido un régimen jurídico para la actividad
bibliotecaria, también es importante que haya un reconocimiento
de esta índole por parte de los organismos correspondientes y sobre todo
un apoyo y una legislación
bibliotecaria claramente establecida “La
biblioteca es el centro de las actividades de más importancia en la vida
académica de la universidad en la que se realizan los más diversos tipos de
estudio e investigación mediante sus recursos y servicios. La calidad de éstos
afecta el nivel académico de la actividad universitaria y por lo tanto, la
mayor
o
menor importancia que se le otorgue
revela a su vez, la importancia de la institución de la que forma
parte.”4
En
cuanto las funciones se hace mención
de la cooperación interbibliotecaria, los servicios bibliotecarios y el
acceso a la información a toda la comunidad universitaria, desde el estudiante
de primer ingreso hasta el investigador que hace loa más sofisticados trabajos
de investigación.
Administración (estructura y organización)
“Como
norma general, debe existir un
Comité Bibliotecario de Profesores el cual se limitará a desempeñar
funciones de asesoría y estará integrado por profesores principalmente y/o
auxiliares, escogidos cuidadosamente por su compresión de los problemas
bibliotecarios y su genuino interés por colecciones distintas de las
relacionadas con sus respectivos
departamentos... Debe dársele a la biblioteca una organización lógica
y acorde con la institución. Las líneas de autoridad deberán trazarse en
forma explícita sin que se oponga entre sí.”5
“La
biblioteca deberá mantener políticas
escritas y manuales de procedimientos que abarquen el gobierno interno de
la biblioteca,
y sus actividades operativas.”6
“La
biblioteca universitaria estará administrada por un director que es un
bibliotecario de formación académica, dedicado también a la enseñanza en
cuestiones de bibliotecología e información ... según las dimenciones de la
biblioteca, estará asistido por un máximo
de tres adjuntos y un secretario académico”.7
“Dentro
de la estructura general de la
universidad, la biblioteca deberá ser un departamento con el rango de
instituto dependiente directamente de la rectoría”.8
Como
podemos observar en este aspecto todas coinciden de una y otra forma que
dentro de la estructura general de la universidad la biblioteca deberá
ser un departamento con el rango de instituto dependiente directamente de la
rectoría, es decir, que no deberá ser considerada de menor jerarquía que un
departamento
de investigación o uno de lenguas, por ejemplo, además de que la
persona encargada deberá tener la formación académica correspondiente,
incluyendo la enseñanza de la bibliotecología. Se hace un listado de la serie
de actividades a
cargo del director o encargado de la biblioteca como: planeación y
aplicación del presupuesto, mantener estadísticas actualizadas del movimiento
de los servicios,
adquisiciones, entre otras.
También
se habla de las relaciones que debe tener la biblioteca con otros organismos
como el
Comité de Biblioteca, Comité de Biblioteca Estudiantil, ya que
estos organismos si son bien dirigidos y apoyados, puede lograrse un
trabajo complementario por ambas partes.
Colecciones
La
ABIESI indica “la biblioteca deberá contar con los libros, publicaciones periódicas
y seriadas, folletos, documentos
oficiales y particulares, mapas, foto reproducciones y el material que
sea útil a las disciplinas que se imparten en la
universidad.”9
Al
igual que la ALA la ABIESI maneja fórmulas: “la colección básica general
deberá formarse con títulos por
material impartida ... la colección de
consulta por un mínimo de 500 títulos
diferentes.... y el número de suscripciones de publicaciones periódicas
básicas debe ser de 15 a 20 títulos por carrera.”10
La
ALA maneja fórmulas para determinar el número de títulos que se necesitan y
que van, desde 15 por cada estudiante de tiempo completo, hasta 85,000 que deben
formar la colección básica.
También
se menciona a las colecciones por el tipo de materiales, aunque a
últimas fechas
sabemos que la información se presentan sobre
materiales u objetos que hace algunos años no existían, por ejemplo los
diskets en todos
sus tipos, capacidades, y tamaños, los videos, los cassettes y muchos
otros. Para lo cual este punto se complementa con lo que indican las normas para
los servicios
bibliotecarios en los países en vías de desarrollo: “La biblioteca
debe facilitar toda clase de materiales útiles para
adquirir información y conocimiento,”11 en todas sus
formas. Aunque debemos
aclarar que los libros y las revistas son las formas
“más accesibles” del
conocimiento del hombre. Los materiales deberán ser seleccionados por el
bibliotecario y su
personal , en colaboración con el personal docente y los usuarios, de
acuerdo a los planes y programas de estudio de la universidad, para lo cual el número
de volúmenes que debe existir en la biblioteca universitaria se determina por
los factores que indica la ALA, “la extensión y naturaleza del plan de
estudios, el número y la clase de programas de la institución;
los sistemas de enseñanza; el número de alumnos que integran la
plantilla estudiantil; las necesidades que tengan los profesores de poder
disponer de material de actualidad
que no se encuentre en otras bibliotecas,"12 yo agregaría
también las investigaciones y proyectos que se realicen.
En
este punto debe especificarse la elaboración de la política de desarrollo
de colecciones escritas, para saber cómo se va a dirigir el crecimiento
de las
colecciones y todo lo referente a ello, ya que desgraciadamente en muchas
bibliotecas universitarias se carece de este documento
tan esencial, y no solo que se tenga sino que se explote y aproveche al máximo.
“En
la actualidad
la biblioteca es un centro activo de investigación e información en
disciplinas de lo más extensas e interrelacionadas. Sus técnicas se encuentran
en evolución constante con el fin de ofrecer las mayores facilidades de acceso
a las variadas fuentes de información.”13
En
cuando a los servicios los documentos están de acuerdo en que el objetivo
principal de la biblioteca universitaria es ofrecer a la comunidad un buen
servicio bibliotecario, para ello se requiere realizar algunas, o mejor dicho
muchas actividades y éstas son el resultado de lo que se hace
“detrás de los estantes y los escritorios” y todo ello se refleja en
los servicios; por mencionar algunos, está: la orientación a los usuarios, préstamo
a domicilio, servicio de consulta; existen otros más que brindan de acuerdo a
los recursos con que cuenta la biblioteca.
Otro
punto son los.instrumentos que se emplean para medir qué tan bien o qué tan
mal se realizan los servicios; las estadísticas que si bien son complicadas y
laboriosas, pero nos dan la pauta de qué camino seguir para el mejoramiento de
los servicios si se analizan con inteligencia.
Este
punto ha sido tocado ya de alguna manera.
La
biblioteca deberá ser manejada por un grupo de bibliotecarios
profesionales altamente calificados y poseedores de una vasta cultura. En
cuanto a esto la ALA
indica que el “número del personal de una biblioteca universitaria
estará
de acuerdo con el tamaño de la institución, pero se requiere de un mínimo
de tres bibliotecarios profesionales
para poder prestar un servicio efectivo; el director y dos funcionarios
quienes serán
responsables de procesos técnicos y servicios al público.”14
Los
otros documentos coinciden en que el personal sea suficiente en número y
calidad, desde el profesional más elevado hasta el personal que hace el aseo,
ya que sin todo ello la colección más completa y el edificio más moderno
resultarían inútiles, para poder efectuar y brindar los servicios requeridos.
Se
especifica el grado académico para cada puesto (ALA),
en los otros documentos se habla de “X” número por cada 1000
estudiantes, también los métodos de reclutamiento de personal;
pero en muchas ocasiones algunos de estos aspectos no dependen del
director de la biblioteca, sino de otras instancias que dan resultados por
debajo de lo esperado.
Instalaciones
(edificios mobiliario y equipo)
En
sí todos los documentos indican que el
edificio debe ser adecuado, sobre todo planificado, ya que el albergar
las colecciones , .personal y todos los usuarios posibles, no debe hacerse de
manera improvisada, pues se deben tomar en cuenta los siguientes puntos: el tamaño
de acuerdo al número de plantas que deben constituir el edificio, se sugiere la
expansión vertical y no horizontal, para evitar accidentes, ya que las
colecciones son muy pesadas para estar en niveles altos sobre todo si son muy
grandes, la iluminación debe ser suficiente, incluyendo la natural, de igual
modo que la ventilación.
Los
mecanismos de seguridad deben ser considerado en todas las bibliotecas, es un
aspecto que no es tomado muy en cuenta, pues hay que tener sistemas contra
incendios, temblores, robos, etc., ya que las pérdidas que se generan por tales
motivos, son muy graves y cuantiosas y muchas veces difíciles de
recuperar.
Dentro
de la planeación de la biblioteca existen los planteamientos de hacerlo
por área, departamentos, o por salas especiales, de acuerdo a las
colecciones y a los usuarios, esto se debe considerar, sobre todo para cuando
se presenta un cambio de edificio o de estructura de la biblioteca.
La
ALA,
nos da el área necesaria por usuario
“tres por dos pies”15 es importante tenerlo en cuenta para
poder calcular las dimensiones de las diferentes salas o áreas que la
biblioteca pueda tener.
En
cuanto al mobiliario y equipo, se necesita desde una goma o lápiz, hasta el más
sofisticado equipo de cómputo,
o los más
caros y elegantes estantes o vitrinas, todo ello dependiendo de los
recursos económicos con que la institución cuente, pues también es importante
que al menos se cubran las necesidades mínimas en este sentido ya que de igual
manera que pasa con todos los demás puntos, si falta alguno de ellos, una
biblioteca no puede funcionar.
La
ABIESI
agrega al respecto ”una forma aproximada en que se debe dividir el
presupuesto total de la biblioteca es: 40%
para la adquisición de fondos bibliográficos y material para su manejo
y 60% para sueldos del personal.”17
“El
presupuesto anual puede calcularse con arreglo a una cantidad básica por
estudiante.”18
Como
podemos observar en este punto hay un complemento entre las dos primeras normas
y la RDA,
que podría tomarse en cuenta.
Los gastos de mantenimiento y reparación
deben ser cubiertos con otras partidas, creo que en sí esta fórmula es buena,
ya que en muchas
de nuestras bibliotecas universitarias mexicanas ha funcionado y de hecho
funciona, el detalle ha estado en que los gastos de mantenimiento
y reparación, también salen de ese 5% total, razón por la cual los
presupuestos son insuficientes, pero si ésto se mejora, los presupuestos
asignados pueden ser aprovechados ampliamente, e inclusive si se logra conseguir
otros fondos para la biblioteca, como por ejemplo a través de la librería
propia de la universidad, que sea dotada con materiales elaborados por la misma,
las multas u otros según la creatividad de los bibliotecarios y el apoyo que la
institución les pueda dar.
2. Conclusiones
Dentro
de las instituciones existe una variedad de documentos; en este caso, en todas
las bibliotecas deberían existir documentos fundamentales como son:
reglamentos, políticas de desarrollo de colecciones, manuales de organización
y procedimientos y las normas, entre otros. Todos ellos
son herramientas que evalúan, regulan, dirigen, especifican, etc., todas
y cada una de las actividades y funciones que en la biblioteca se realizan.
Pero
no solo es el hecho de que existan, pues esto de por si ya es difícil,
desafortunadamente
muchos de los bibliotecarios no nos dedicamos a elaborar estos documentos
y cuando por fin se elaboran, no se emplean como debiera.
En
este caso las normas que fueron escritas por estas asociaciones, dan la pauta
para la planeación de nuevas bibliotecas y para hacer mejoras en las ya
existentes.
Como
se observó no todos los documentos analizados tocan todos los puntos, ni los
tratan de la misma
manera esto se debe, yo supongo, a que los países a los cuales
pertenecen las asociaciones son heterogéneos, y en consecuencia
el contexto en el que se mueven sus bibliotecas son diferentes, pero
lo que si es importante señalar es el hecho de que se deberían de
contemplar todos los puntos que aquí se marcan; y de realizarse un estudio con
más detalle, saldrían aspectos, que a pesar de ser heterogéneos los países,
si se pueden contemplar
lineamientos generales que se acoplen a las situaciones particulares de
cada uno.
No
debemos tomar las normas como una ley obligatoria a cumplir, que en el
mejor de los casos
sería excelente, ya que debemos ser flexibles y tomar en cuenta muchos
aspectos para saber si podemos cubrirlos o no y en qué medida.
Las
normas escritas deben ser revisadas con frecuencia para hacer los cambios y
adaptaciones que se van dando, y así poder actualizarlas, y sobre todo que sean
válidas en cada momento durante
la vida de las bibliotecas, además de satisfacer las condiciones del
cambio constante, estas revisiones deben ser hechas por los bibliotecarios que
conocen y se enfrentan a las problemáticas específicas de sus bibliotecas,
para que a lo largo del tiempo las normas lleguen a ser documentos
verdaderamente útiles y
confiables a todo aquel que las consulte.
Bibliografía
1. ALA. Normas para bibliotecas generales universitarias de la ALA. Washington, D:C: Unión Panamericana, Secretaría General, Organización de los Estados Americanos. 1964. 11p. (cuadernos Bibliotecológicos No.20).
2.
ABIESI. Normas para el
servicio bibliotecario en instituciones de enseñanza superior y de investigación,
Jalapa, México. ABIESI. 1968. 30p.
3.
ABIESI Normas para
bibliotecas universitarias, México. ABIESI. 1975. 10 p.
4.
Centro
Metodológico para las bibliotecas Académicas y de Investigación
de la República Democrática Alemana (RDA). Normas para las bibliotecas
de las Universidades e Instituciones de categoría universitaria. En
Withers,F.N., “Normas para los servicios bibliotecarios: un estudio
internacional”. París.
UNESCO, 1975.pp.83-88.
Notas
1
ABIESI Normas para
bibliotecas universitarias p.3
2
ALA Normas para bibliotecas
generales y universitarias, p.1
3
RDA p.84
4
ABIESI Normas para el
servicio bibliotecario en instituciones de enseñanza superior, p.111
5
ALA Op. Cit. p.2
6
ABIESI Op. Cit. p.24
7
RDA Op. Cit p. 85
8
ABIESI Op. Cit. p. 112
9
Idem. p. 114
10
Idem
11
RDA, Op. cit., p. 85
12
ALA, Op cit., p.5
13
ABIESI, Op cit. P. 109
14
ALA , Op.cit., p.3
15
Idem, p.95
16
Idem.,p.3
17
ABIESI,Op.cit.,p.113
18 RDA, Op.cit..,p.86