Juan José Calva González Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas de la Universidad Nacional Autónoma de México |
Utilización de
la "Teoría Y" como base para la administración de la biblioteca |
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Resumen El trabajo expone cómo la Teoría Y desarrollada por Douglas McGregor puede aplicarse en la administración de las unidades de información, ya sea bibliotecas, hemerotecas, centros de documentación, etcétera; asimismo presenta algunos de sus beneficios para elevar la calidad de los servicios bibliotecarios y de información. Se presentan también las condiciones en que es factible la aplicación de esta teoría en las bibliotecas, tomando como base el adecuado reclutamiento y selección de personal.
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Introducción La administración de la biblioteca, y sobre todo la dirección de personal, son tareas delicadas para el profesional de la bibliotecología. En muchas ocasiones tales actividades se tornan difíciles y complejas, principalmente por el trato con el personal profesional y no profesional que labora en ella. En algunas instituciones existe un sindicato, en otras no; la mayoría de las organizaciones tratan de buscar al personal idóneo para sus diversas actividades o giros laborales, pero en muchas de ellas al buscar al personal para ocupar sus puestos eliminan etapas o pasos durante el proceso de reclutamiento y selección de sus empleados. El jefe de la biblioteca se enfrenta a diversas situaciones que requieren de conocimiento administrativo para poder enfrentarlas, una de éstas es dirigir al personal y sobre todo al que llega a la biblioteca con las siguientes características: sin motivación intrínseca para laborar en ella, que no fue reclutado y seleccionado con el rigor adecuado, sin posesión de los conocimientos y experiencia suficientes para realizar las actividades bibliotecarias y de información, falta de comprensión de la misión, metas y objetivos de una biblioteca, centro de documentación, hemeroteca, etcétera y sin un "espíritu de servicio". Ante tales situaciones, sobre todo en las bibliotecas de instituciones públicas, el administrador-bibliotecólogo enfrenta un verdadero reto para brindar servicios bibliotecarios y de información con calidad para atender a la comunidad de usuarios que le corresponde. Ante tales circunstancias, los diversos estilos o filosofías administrativas entran en escena, ya que el administrador debe poder utilizarlas adecuadamente para alcanzar las metas y objetivos de la biblioteca a su cargo. En este documento se presenta un bosquejo de cómo uno de los estilos administrativos puede utilizarse para la administración de la biblioteca, y algunos de los beneficios de su aplicación; tomando en consideración que las situaciones de cada una de ellas son diferentes y aún dentro de los diferentes departamentos o secciones. Aunque existen otros estilos administrativos todos parecen converger, por su origen, en lo expuesto por McGregor dentro de sus dos postulados; pero lo que es importante señalar es cuál de éstos es aceptable para diferentes situaciones, ésto sólo lo podrá determinar el bibliotecólogo-administrador de una biblioteca, sobre todo dentro del marco de calidad total al que aspiran en estos momentos infinidad de organizaciones públicas y, principalmente, las privadas. Lo expuesto en este documento pretende abrir a la reflexión de los profesionales de la bibliotecología, que se encuentran como responsables de una biblioteca dirigiendo personal, la existencia de diversas posibilidades que les permitan administrarla y enfrentar la gran diversidad de situaciones que se presentan en sus ambientes de trabajo. El personal de las bibliotecas Uno de los principales elementos de una biblioteca es su personal, ya sea profesional o no profesional, y el éxito o fracaso de los servicios bibliotecarios y de información es parte de su responsabilidad. Por lo anterior el personal de la biblioteca, tanto el profesional como el no profesional(1), debe ser seleccionado con rigor suficiente que permita desde su inicio tener la seguridad de que se cuenta con el personal idóneo para las actividades bibliotecarias, que le agrada su trabajo en la biblioteca y que en esta institución es donde encontrará satisfacciones para su desarrollo personal y profesional en el ámbito de la bibliotecología. En caso contrario, si la selección de personal profesional y no profesional no es adecuada y no se realizó con el rigor requerido, la biblioteca contará con personal que le disguste estar en ella, que no le agraden las labores bibliotecarias y sólo se encuentre ahí por el hecho de contar con la seguridad de tener un trabajo estable y una remuneración segura, de ser ésto último, el personal se encontrará en el segundo nivel de necesidades según la jerarquía de Maslow(2). Tomando en consideración lo anterior, el proceso de reclutamiento y selección es el punto de partida para la dirección de personal, puesto que será difícil dirigir al empleado que no fue seleccionado adecuadamente para las actividades que se desarrollan dentro de la biblioteca, desde el personal de apoyo como son: los vigilantes, intendentes, secretarias, etcétera, pasando por los auxiliares de biblioteca (encargados de las labores rutinarias como procesamiento físico, préstamo e intercalación de materiales en la estantería, etcétera) hasta los profesionales encargados del servicio de consulta, el diseño de los servicios, y la propia administración de la biblioteca. El personal que no es reclutado y seleccionado adecuadamente será perjudicial para el desarrollo de los servicios bibliotecarios y de información, lo cual será notorio al momento de brindar los servicios al usuario que asiste a la biblioteca. Es recomendable que antes de iniciar algún procedimiento para dirigir personal se tenga información sobre su ingreso a la biblioteca, es decir averiguar si ingresó a laborar por un adecuado o en un dado caso inadecuado proceso de reclutamiento y selección; de ser esto último, la dirección de personal resultará compleja y difícil, lo cual requerirá del bibliotecólogo-administrador verdaderas dotes y conocimientos administrativos para brindar y desarrollar los servicios bibliotecarios y de información con calidad para el usuario. Entonces, el primer paso para la utilización de una Teoría Y como parte de la administración dentro de la biblioteca, es contar con personal idóneo para el puesto. La dirección de personal Con respecto a la dirección de personal, Koontz la define como "el proceso de influir sobre las personas para que realicen en forma entusiasta el logro de las metas de la organización"(3). Para dirigir personal hay que considerar que se encuentran involucrados, aparte del reclutamiento y selección, otros elementos como son: la comunicación organizacional, la motivación y el liderazgo. El bibliotecólogo-administrador de la biblioteca tiene la responsabilidad de conocer y manejar estos elementos para lograr una eficaz dirección de personal. La dirección de personal es una función compleja porque requiere que los bibliotecólogos que están como administradores entiendan al elemento humano de la biblioteca(4). Para lograr una calidad de servicio para el usuario el jefe, responsable, coordinador o administrador de la biblioteca debe tener el conocimiento suficiente para poder interrelacionar la comunicación, la motivación y el liderazgo con el fin de utilizarlos para cumplir con la misión y los objetivos de la biblioteca. La comunicación, motivación y liderazgo se encuentran interrelacionados con tal fuerza que las teorías de motivación de personal apoyan el liderazgo, y los diferentes estilos de liderazgo afectan la motivación del personal. Ambos aspectos valiéndose de la comunicación. La comunicación organizacional permite tener contacto con el personal, y éste a su vez con el jefe de sección, departamento o con el bibliotecólogo-administrador de la biblioteca. En esta fase del proceso administrativo (dirección) es donde se ejecutará todo lo planeado con anterioridad y la organización que se ha diseñado para la biblioteca. Entonces la dirección de personal significa llevar a los empleados a trabajar eficientemente y lograr producir resultados que pueden ser benéficos para la biblioteca, a la vez que se cumplen las expectativas del empleado. Por lo expuesto en los apartados anteriores, la dirección de personal es una parte fundamental para lograr que los servicios bibliotecarios y de información funcionen de manera óptima y se cumplan los objetivos de la biblioteca. Por lo tanto, los jefes de biblioteca o supervisores de alguna área de la misma, deben manejar de manera aceptable la comunicación, la motivación y el liderazgo. La aplicación de la Teoría Y Para la labor directiva Douglas McGregor presenta dos ideas, cada una basada en ciertas suposiciones fundamentales sobre la naturaleza del hombre, a las cuales llamó Teoría X y Teoría Y. Los postulados de la Teoría Y son:(5) 1. El desarrollo del esfuerzo físico y mental en el trabajo es tan natural como el juego o el descanso. Al ser humano común no le disgusta esencialmente trabajar. 2. El control externo y la amenaza de castigo no son los únicos medios de encauzar el esfuerzo humano hacia los objetivos de la organización, el hombre debe dirigirse y controlarse a sí mismo en servicio de los objetivos a cuya realización se compromete. 3. Se compromete a la realización de los objetivos de la empresa por las compensaciones asociadas con su logro. 4. El ser humano ordinario se habitúa a buscar responsabilidades. La falta de ambición y la insistencia en la seguridad son, generalmente, consecuencias de la misma experiencia y no características esencialmente humanas. 5. La capacidad de desarrollar en grado relativamente alto la imaginación, el ingenio y la capacidad creadora para resolver los problemas de la organización, es característica de grandes sectores de la población. 6. En las condiciones actuales de la vida industrial las potencialidades intelectuales del ser humano están siendo utilizadas sólo en parte. Una idea errónea de la Teoría Y es que representa un tipo laxo de administración con empleados consentidos o mimados en la esperanza que respondan queriendo trabajar.(6) La contraparte de la Teoría Y se encuentra en los postulados de la Teoría X que son:(7) 1. El ser humano ordinario siente un desagrado intrínseco hacia el trabajo. 2. Debido a esta tendencia humana a rehuir el trabajo la mayor parte de las personas tienen que ser obligadas a trabajar por la fuerza, controladas, dirigidas y amenazadas con castigos para que desarrollen el esfuerzo adecuado para la realización de los objetivos de la organización. 3. El ser humano común prefiere que lo dirijan; quiere soslayar responsabilidades, tiene relativamente poca ambición y desea más que nada su seguridad. En estos postulados de la Teoría X se puede observar que son pesimistas en cuanto al personal. El director de la biblioteca que adopta la Teoría X dirige a sus subordinados teniéndoles constantemente bajo su observación directa, diciendo continuamente que se tomarán medidas disciplinarias y exigiéndoles que se atengan a la reglamentación y normas de la institución. La idea convencional señalada por la Teoría X sólo se centra en la satisfacción de las necesidades fisiológicas y de seguridad (con base en Maslow) y pasa por alto las necesidades de nivel más elevado. Cabe observar lo que ocurre cuando en realidad el personal, debido a un deficiente proceso de reclutamiento y selección, se encuentra ubicado dentro del primero y segundo nivel de la jerarquía de necesidades de Maslow, es decir se encuentran en los niveles más bajos. Posiblemente ocurra lo que Due y Orne mencionan acerca de que existen situaciones en las cuales la fuerza de la autoridad es la única alternativa(8),(9) es decir un acercamiento a los postulados de la Teoría X siendo difícil la motivación de personal. Morton sugiere que la Teoría Y es efectiva con trabajadores con ciertos niveles de conocimientos que los llevan más allá de los dos primeros niveles de la Jerarquía de Maslow, y que la Teoría X es frecuentemente más efectiva con el personal que realiza trabajos manuales o rutinarios.(10) Cuando las necesidades primarias y de seguridad están relativamente satisfechas, con base en la jerarquía de necesidades de Maslow, la Teoría Y de McGregor puede ser útil para satisfacer los tres niveles más altos de dicha jerarquía en el ambiente laboral. La motivación intrínseca del personal que fue correctamente reclutado y seleccionado, contribuye a una fácil aplicación de los postulados de la Teoría Y; no así cuando el personal que se encuentra en los dos primeros niveles de la jerarquía de Maslow no tiene tal motivación para desarrollar su trabajo, debido a que algo falló en el proceso de reclutamiento y selección. Asimismo hay que tomar en cuenta que el personal es diferente de una biblioteca a otra y de una sección a otra, por lo cual inclusive el jefe se debe mover entre la Teoría X y la Y en diferentes grados(11) y circunstancias. Así también hay que considerar que las personas cambian constantemente, posiblemente debido a la influencia del medio social, económico, educativo, etcétera. La administración de las bibliotecas depende, entre otros elementos, de cómo se midan las diferencias de cada uno de los miembros del personal. También existen diferentes situaciones aun entre las secciones de la biblioteca, lo cual puede llevar a que en una sección se apliquen claramente líneas de la Teoría X, como en procesos técnicos y de la Teoría Y en servicios(12). La adopción de ambas teorías puede llegar a ser benéfica para la biblioteca y el personal, en términos de la satisfacción del usuario que acude a utilizar los servicios bibliotecarios y de información. La Teoría Y, dice Gellerman, "pugna por una genuina integración de los objetivos del individuo con los de la organización"(13) pero esta postura se alcanza siempre que exista un adecuado proceso de reclutamiento y selección de personal en la biblioteca, y considerando que el empleado ha superado los dos primeros niveles de la jerarquía de necesidades de Maslow. La diferencia con otras estrategias es que la administración con la Teoría Y es más sutil que con la Teoría X, por lo cual necesita de una planeación cuidadosa para alcanzar un balance equilibrado entre autoridad y libertad.(14) Todo parece indicar que es conveniente dejar atrás la organización jerárquica para dar paso a una más flexible y abierta involucrando a todos los miembros del personal en la planeación. La verdadera tarea de la Teoría Y es hacer que durante la realización de las actividades laborales se impulse el engrandecimiento del motivo de competencia (todavía discutido si éste se encuentra presente en nuestra cultura), autoestimación, de logro y el desarrollo personal y profesional, a la par de alcanzar las metas, objetivos, innovación y propósitos de la biblioteca. La Teoría Y en la administración de bibliotecas, acompañada por una actitud participativa(15) y dinámica del personal profesional y no profesional adecuadamente seleccionado, permitirá que las bibliotecas se desarrollen en la realización de todas sus actividades y principalmente en la satisfacción de las necesidades de información del usuario. Los supuestos de los cuales parte la Teoría Y, permiten que se establezca un flujo de información que llegue a todos los niveles de la biblioteca sin ningún obstáculo para la adecuada toma de decisiones. Due(16) al respecto menciona que esta teoría se caracteriza por la descentralización, alto autocontrol de su propia información, pero con libre acceso por los otros niveles con el fin de alcanzar los objetivos organizacionales; los intranets pueden ser de gran utilidad para responder a este tipo de flujos de información en toda la organización. En cuanto a la Teoría X no favorece los flujos de información en toda la biblioteca, limitándose en un sólo sentido y sin llegar a todos los niveles, principalmente los que se encuentran en el extremo final de la jerarquía, puesto que, como menciona Due(17), conlleva centralización y alto control de la información desde los niveles más altos de la organización hasta los operativos y viceversa. Estos flujos de información deben permitir al jefe de la biblioteca tener una comunicación y completo intercambio de información con su personal para la toma de decisiones. Con la aplicación de la Teoría Y, Nandy menciona que el bibliotecólogo-administrador o jefe debe ver a la biblioteca como un sistema y al empleado como otro sistema y su labor consiste en conjuntar ambos:(18) Biblioteca: misión, metas, objetivos (necesidades de la institución) Personal: necesidades particulares (personales y profesionales) Los dos sistemas entran en relación recíproca y en cooperación ofreciendo y obteniendo diferentes cosas para satisfacer las necesidades de cada uno de ellos. Mucha de esta relación recíproca no se dice verbalmente ni se establece por escrito, se puede decir que entra en el ámbito psicológico.(19) Cada una de las partes (biblioteca-empleados) da y recibe dentro de la relación esperando cubrir las expectativas de cada parte. La Teoría Y, con los supuestos que la caracterizan, permite que dicha relación y los productos que se obtengan de ella, sean de beneficio para ambas partes, y lleven a un óptimo desempeño los servicios bibliotecarios y de información en favor de la comunidad de usuarios que los utilizan. El jefe de la biblioteca es el responsable de tal relación recíproca y de los productos que se obtengan, lo cual lo induce a reflejarlas en el diseño organizacional y en las metas de la biblioteca, y asegurarse a la vez que los empleados alcancen sus expectativas personales y profesionales. Para alcanzar lo anteriormente expuesto, en el marco de la Teoría Y, el jefe de la biblioteca debe conocer a su personal, describirlo, saber quién es, cómo llegó a laborar a la biblioteca, qué necesidades y expectativas tiene en cuanto a su formación profesional y personal. Morton propone que se puede ir adoptando la Teoría Y por una secuencia de pasos, para cambiar de manera paulatina una forma administrativa jerárquica a una de tipo participativa, recomendando un arreglo por actividad profesional a partir de los integrantes del staff, lógicamente en los niveles superiores donde es factible dar comienzo a la aplicación de esta teoría.(20) Es conveniente que conforme se adopten acciones eficientes de reclutamiento y selección y las bibliotecas integren a su plantilla personal idóneo, se diseñe un plan de aplicación de la Teoría Y. El ambiente que proporciona una aplicación de la Teoría Y sirve para satisfacer las expectativas de los empleados y tener un alto nivel de motivación.(21) Esto permitirá que los servicios bibliotecarios y de información sean de calidad para la comunidad. La Teoría Y es motivante para los empleados en varios aspectos:(22)
La aplicación de la Teoría Y en la administración de la biblioteca tiene bastantes posibilidades para llevar al éxito la dirección del personal a través de:(23)
Es conveniente que el bibliotecólogo-administrador posea el conocimiento o comprensión de sus empleados, sus intereses profesionales y los que sean especialmente susceptibles de motivarse basados en sus deseos de estima o autorrealización (ubicados en los dos últimos niveles de la jerarquía de Maslow). A manera de conclusiones y sugerencias: Los postulados de la Teoría Y pueden ser utilizados en la administración de una biblioteca que cumpla fundamentalmente con las siguientes características: 1. Un adecuado proceso de reclutamiento, selección e inducción de personal profesional y no profesional 2. Personal con alta motivación intrínseca hacia las labores bibliotecarias y de información 3. Conocer al personal que labora en la biblioteca de la forma más completa posible. 4. Tener personal que se encuentre en los tres últimos niveles, según la jerarquía de Maslow, es decir: sociales, de estima y de autorrealización Asimismo es necesario que el bibliotecólogo que tenga la responsabilidad de la administración de la biblioteca posea conocimientos óptimos sobre: la comunicación organizacional, la motivación y el liderazgo, con el fin de que pueda utilizarlos en el manejo del personal que labora en ella, para alcanzar la calidad suficiente que responda a las necesidades de la comunidad que atiende la biblioteca. Existen bibliotecas que no cumplen con las características señaladas anteriormente, por ejemplo en los países en vías de desarrollo como podría ser el caso de México, ya que las políticas de cada institución, los bajos salarios que se pagan a los profesionales y no profesionales, el inadecuado reclutamiento y selección de personal y la forma de contratación de estos países, obliga en muchos de los casos, posiblemente de instituciones públicas a que se utilicen otros postulados que no precisamente corresponden a la Teoría Y, sino que se ubican en diferentes niveles o grados desde el extremo de la Teoría X hasta el de la Teoría Y. Cada bibliotecólogo responsable de la administración de la biblioteca deberá considerar bajo estas circunstancias hacia que extremo de ambas teorías se inclina. La aplicación de la Teoría Y es benéfica para ambas partes: la biblioteca y el personal que labora en ella. Entonces es de sugerirse su aplicación en la biblioteca dentro de las situaciones que el bibliotecólogo, después de un análisis de sus circunstancias ambientales, decida que pueda ser aplicable. Siendo interesante preguntarse si dichas circunstancias son similares en bibliotecas de instituciones públicas y privadas. Obras consultadas Calva González, Juan José. "La comunicación organizacional en la biblioteca : una introducción". -- En: Encuentro Nacional de Profesores y Estudiantes de Bibliotecología (1995 : México, D. F.) Memoria / Comp. Daniel Moreno...et al. -- México : Oso encuadernaciones e impresiones, 1996. -- pp. 55-59. -------- "Elementos de dirección de personal en bibliotecas : aspectos generales". -- En: Biblioteca Universitaria : boletín informativo de la Dirección General de Bibliotecas. -- Vol. 9, no. 4, octubre-diciembre 1994. -- pp. 28-35. --------La motivación de personal : análisis de las teorías generales y el aspecto motivacional del sistema bibliotecario de la UNAM. -- México : J. J. Calva G., 1988. -- Tesis (Licenciado en Bibliotecología) -- UNAM, Facultad de Filosofía y Letras, Colegio de Bibliotecología. --------"Las necesidades de información en la planeación bibliotecaria". -- En: Biblioteca Universitaria : boletín informativo de la Dirección General de Bibliotecas. -- Vol. 6, no. 1, enero-marzo 1991. -- pp. 25-30. --------"Los tipos de planes en las bibliotecas". -- En: Biblioteca Universitaria : boletín informativo de la Dirección General de Bibliotecas. -- Vol. 6, no. 3, julio-septiembre 1991. -- pp. 25-28. Due, Richard T. "Client/server feasibility". -- En: Information systems management. -- Vol. 11, issue 3, summer 1994. Evans, G. Edward. Técnicas de administración para bibliotecarios. -- México : UNAM, Dirección General de Bibliotecas, 1980. Gellerman, Paul W. Motivación y productividad. -- México : Diana, 1979. Koontz, Harold, Cyril O'Donnell y Heinz W. -- Administración. -- México : McGraw-Hill, 1995. Mcgregor, Douglas. El aspecto humano de las empresas.-- México : Diana, c1979. Morton, Donald J. "Applying theory Y to library management". -- En: College and Research Libraries. -- Vol. 36, no. 4, 1975. Nandy Subodh Gopal. "Current trends in library management". -- En: College and Research Libraries. -- Vol. 36, no. 4, 1975. Orne, Jerrold. "Future academic library administration-whiter or whether". -- En: The academics library : essays in honor of Guy R. Lyle / edit. by E. Farber and R. Walling. -- Metuchen, N. J. : Scarecrow, 1974. Recomendaciones sobre capacitación de personal no profesional y lista de actividades profesionales y no profesionales / Colegio Nacional de Bibliotecarios, A. C. -- [México : CNB, 1982]. Stueart, Robert y Barbara B. Moran. Library management. -- 3th ed. -- Litletown, Col. : Libraries Unlimited, 1987. --------Library and information center management. -- 4th ed. -- Englewood, Col. : Libraries Unlimited, 1993. 1. Véase la lista de actividades profesionales y no profesionales elaborada por el Colegio Nacional de Bibliotecarios A. C., en el documento: Recomendaciones sobre capacitación del personal bibliotecario no profesional y Lista de actividades profesionales y no profesionales / Colegio Nacional de Bibliotecarios, A. C. -- [México : CNB, 1982]. -- pp. 1-16. 2. Véase el apartado "Teoría de motivación de Maslow", en el libro: EVANS, G. Edward. Técnicas de administración para bibliotecarios. -- México : UNAM, Dirección General de Biobliotecas, 1980. -- pp. 203-208. 3. Koontz, Harold, Cyril O'Donnell y Heinz W. -- Administración. -- México : McGraw-Hill, 1985. -- p. 508. 4. Stueart, Robert y Barbara B. Moran. Library management. -- 3th ed. -- Littletown, Col. : Libraries Unlimited, 1987. -- p. 152. 5. Mcgregor, Douglas. El aspecto humano de las empresas. -- México : Diana, c1979. -- pp. 57-58. 6. Morton, Donald J. "Applying theory Y to library management". -- En: College and Research Libraries. -- Vol. 36, july 1975. -- p. 302. 7. McGregor, Op. Cit., pp. 43-44 8. Due, Richard T. "Client/server feasibility". -- En: Information systems management. -- vol. 11, issue 3, summer 1994. -- p. 79. 9. Orne, Jerrold. "Future academic library administration—whither or whether". -- En: The academics library : essays in honor of Guy R. Lyle / edit. by E. Farber and R. Walling. -- Metuchen, N. J. : Scarecrow, 1974. -- p. 84. 10. Morton, Donald J. "Applying theory Y to library management". -- En: College and Research Libraries. -- Vol. 36, no. 4, 1975. -- p. 304. 11. Ibidem., p. 86. 12. Ibidem., p. 209. 13. Gellerman, Paul W. Motivación y productividad. -- México : Diana, 1979. -- p. 95. 14. Morton, Op. cit., p. 303. 15. Ibidem., p. 302. 16. Due, Op. cit., p. 79-82. 17. Ibidem. 18. Nandy Subodh Gopal. "Current trends in library management" . -- En: Herald of library science. -- Vol. 24, no. 3 july 1985. -- p. 206. 19. Ibidem., p. 207. 20. Morton, Op. cit., p. 304. 21. Ibidem., p. 305 22. Ibidem., p. 306 23. Ibidem. |