La página electrónica de las bibliotecas del Instituto de Biología-UNAM y los servicios de información

Instituto de Biología de la

Universidad Nacional Autónoma de México

Resumen

Se presenta una descripción relacionada con la elaboración del servicio de información electrónica mediante el diseño de hojas web en el lenguaje html, como parte del plan de automatización para las bibliotecas del Instituto de Biología de la UNAM. En este artículo se proporcionan algunos elementos a considerar, dentro del proceso de planeación, para iniciar proyectos de este tipo, con el objeto de compartir la experiencia y poder apoyar a otras instituciones en el desarrollo de este servicio acorde con las nuevas tecnologías.

Palabras clave: Automatización, Servicios de Información Electrónicos, Bibliotecas Instituto de Biología.

La importante contribución de la información se ha visto impulsada por la posibilidad que ha traído consigo la informática, surgida de la combinación de la computación y las telecomunicaciones, que permite transmisión y consulta a significativas distancias de grandes volúmenes de información, para la creación de nuevos conocimientos.

El Instituto de Biología de la Universidad Nacional Autónoma de México (IBUNAM), conocedor de este proceso, se ha dado a la tarea de apoyar las Bibliotecas que forman parte del mismo (General, Herbario Nacional, Jardín Botánico y las Estaciones de Biología de los Tuxtlas y Chamela), a fin de estar en congruencia con los requerimientos que la comunidad académica exige y así mantenerse a la vanguardia en el quehacer de su incumbencia.

Dentro del plan de desarrollo de las Bibliotecas del IBUNAM, una de las prioridades sobre la cual girarán otros proyectos, es el proceso de automatización de algunas de sus áreas, las cuales deben cubrir los medios de acceso a catálogos, control de kárdex, y acceso a opac's, además de la consulta local y remota de servicios de información y el trámite de préstamo de materiales documentales utilizando código de barras, aplicándose también a las actividades técnicas y administrativas de las Bibliotecas, como son adquisiciones, inventarios, creación de bases de datos, etc., que conlleven a la modernización de los servicios y a facilitar la consulta de los materiales y la recuperación automatizada de información, ahorrando tiempo y esfuerzo a los usuarios y poniendo a su disposición una cantidad mayor de materiales documentales para ser consultados en los cubículos, oficinas, estaciones de trabajo e incluso en sus hogares.1 

Este plan se sitúa en cuatro premisas, las cuales de describen de manera general:

• Contar con la infraestructura necesaria para dar albergue a los acervos y las áreas de consulta con que cuenta cada biblioteca.

• Incorporar la tecnología de acuerdo a las necesidades y prioridades del Instituto.

• Proporcionar condiciones de acceso a la información de carácter universal a la comunidad que utiliza estas unidades de información.

• Realizar una continua evaluación que permita prever necesidades.

Como apoyo a lo antes expuesto, se elaboró una hoja electrónica de servicios de información, que permite buscar, localizar y obtener aquella información necesaria para el usuario, dentro de un soporte propio de la tecnología actual con una visión enfocada hacia el aprovechamiento máximo de los servicios que se brindan en las Bibliotecas del IBUNAM.

De esta manera se pretende lograr un servicio eficiente y de igual forma, estimular el uso de la tecnología en la recuperación de la información dentro de la comunidad académica del Instituto y por otra parte, desarrollar una infraestructura de consulta electrónica de información, que permita disponer de los recursos necesarios para estar al día en las líneas de investigación que se manejan en la dependencia.

Tomando en cuenta que hoy en día y debido a la situación económica que vive el país, es necesario compartir recursos entre las unidades de información, para obtener más y mejor información sin tener que hacer gastos adicionales a lo previsto. Desde este punto de vista, se ha considerado importante compartir la experiencia de elaboración de una hoja de servicios electrónica, la cual puede ser consultada a través de la red internet en la dirección http://www.ibiologia.unam.mx y de esta manera provocar que el servicio de información se incremente día con día, para beneficio de los usuarios y de la unidades de información que se interesen en este tipo de servicio.

Se hace la aclaración que en el presente trabajo sólo se describe el procedimiento de elaboración. La evaluación del servicio se ha considerado como segunda fase.

Como toda aplicación, es importante saber de donde proviene y en que medio se maneja, a fin de entender su filosofía y de esta manera aprovechar un poco más sus características.

Para comprender qué es una hoja electrónica, es necesario saber donde se localiza y es ahí, en el medio de comunicación de actualidad, que ha hecho revolucionar el concepto del manejo de la información: la Red Internet.

Bajo esta situación resulta imperante definir lo que es una red de comunicación electrónica: "Es un grupo de dos o más computadoras (por lo general docenas o cientos de ellas) conectadas por medio de cables especiales de manera que puedan compartir cosas como archivos e impresoras".2 

De esta manera podemos definir a internet como la red de redes, donde se puede almacenar y consultar la información que funge como un medio de comunicación disponible para la comunidad universal. Su función principal estriba en interconectar todas las redes de información empleando líneas telefónicas de alta velocidad, cables de fibra óptica o, en ocasiones, vínculos a través de satélite.

En esta red se encuentran servicios como el Word Wide Web (web), Correo Electrónico, ftp (Protocolo de Transferencia de Archivos), Ghopher, Telnet, entre otros.

El web es una extensión inacabable de hipertexto, cada documento de hipertexto reside en un servidor y dispone de enlaces (links)3  a otros documentos. Estos documentos enlazados pueden estar localizados en cualquiera de los servidores que componen la Red Internet.

Las unidades de información, están comenzando a utilizar el web por múltiples razones, principalmente como medio de publicidad para difundir los servicios que se ofrecen. Otro aspecto que se cubre es el de la distribución de la información por web que permite la combinación de imagen, sonido y texto, lo cual es más rápido en comparación a un libro, revista, hojas informativas o incluso un cd-rom.

Para la elaboración de páginas web existe una herramienta denominada html la cual apoya el diseño y presentación. html, son las siglas de HyperText Markup Language (Lenguaje de Marcación de Hipertexto) y cuenta con una pequeña colección de combinaciones donde se realizan detalladas instrucciones estilísticas escritas que pasan mediante un proceso tipográfico que cuenta con códigos simples para detallar el aspecto del texto que se presentará en el www, de esta forma automáticamente desplegará la página como la desea el usuario.4 

Los servicios de información electrónicos, basan su funcionamiento en la red internet y que a través de ésta, permite comunicarnos a otros lugares a partir de direcciones para consultar información sin tener que trasladarnos al lugar de origen, aprovechando las condiciones de multimedia y de intercambio de un medio interactivo.

Un elemento más que hay que considerar, es el tópico de arquitectura cliente/servidor, la cual en cierta medida nos ayudará en el proceso de intercambio y almacenamiento de la información. La arquitectura cliente/servidor significa que hay un cliente inteligente en una estación de trabajo que tiene acceso a la información a través del software en un servidor. En este caso un software maneja el procesamiento de la programación del servidor mientras que otro maneja el procesamiento de la interfaz del usuario final en el cliente, esto es, el cliente acepta entradas del usuario, manda solicitudes al servidor, da formato y despliega respuestas del servidor y opera dispositivos periféricos.

Con esta breve descripción teórica y esperando haber creado un ambiente de referencia, a continuación se detalla el procedimiento del desarrollo de la hoja electrónica del IBUNAM.

Proceso de elaboración de la página

Para la elaboración de esta hoja, se presentó una evaluación preliminar conducente a la definición del enfoque con el que se abordaría, integrándola además con el proceso de automatización de las bibliotecas del ibunam. En esta fase se consideraron cinco tareas prioritarias:

• Análisis de los requerimientos de información por parte de la comunidad académica del instituto.

• Definición de requerimientos funcionales, técnicos y generales para la elaboración de la hoja de servicios, los cuales están determinados a partir de un examen de operación de cada biblioteca. Con esto se pretende tener un alcance con el cual se cubre la mayor parte de los servicios a ofrecer, sin caer en extremos que lleven a la elaboración de una herramienta compleja y poco funcional.

• Familiarizarse con la plataforma tecnológica con que cuenta el Instituto.

• Revisión de otras hojas electrónicas de bibliotecas, a través de web´s y de visitas a instituciones afines para conocer sus experiencias.

• Revisión de la oferta del mercado de servicios de información disponibles en la Red Internet.

A partir de estas consideraciones, se inició la selección final de las conexiones a servicios de información que se utilizarían, así como el proceso de cotización en algunos casos, a los proveedores de estos servicios, a fin de alcanzar los siguientes objetivos:

a) agilizar el intercambio de información para permitir la reducción de tiempo en la obtención de la misma;

b) proporcionar una herramienta de fácil uso para la comunidad académica en la localización de información; y

c) fungir como promotor en el aprovechamiento de aplicaciones en las nuevas tecnologías, fomentando un intercambio de información colectiva y remota.

Una vez que se decidió la dirección que se pretendía dar a este servicio, se procedió a la elaboración de la hoja, para lo cual se consideraron los siguientes elementos:

• Conectar direcciones electrónicas con nombres coherentes en referencia a las necesidades de la comunidad.

• Contar con un software de lectura que facilite la navegación que permita enviar y recibir información.

• Investigar en sectores relevantes y de interés aquella información útil para la comunidad.

• Invertir tiempo en aprender más acerca de Internet y html con la meta de mejorar el desarrollo del servicio a ofrecer.

• Establecer contacto con proveedores que ofrezcan servicios de información en línea con experiencia en el mercado.

• Mantener el interés del visitante para que regrese a la página web. Aquí se recomienda elaborar la hoja de tal modo que se realicen innovaciones periódicas e información variada y de tendencia positiva para la comunidad a la cual se atiende.

En la clasificación de servicios se procedió a investigar de las direcciones de las posibles ligas que servirían para el desarrollo de la hoja electrónica, bajo las siguientes políticas: a) ser temas relacionados con los objetivos del Instituto; b) tener bajo o ningún costo; y c) estar en idioma inglés o español.

Dentro de esta actividad se encontró una serie de situaciones que vale la pena enumerar:

1. Algunos servicios de información requieren password, pero esto no implica que tengan un costo, sólo basta con darse de alta a través de correo electrónico para poder tener acceso.

2. Se encontró gran cantidad de información, por lo que se tuvo que seleccionar aquella que fuera de importancia para los investigadores del Instituto.

3. Un número considerable de publicaciones sólo presentan parte de los artículos que enlistan en las tablas de contenido.

4. Algunas publicaciones presentan únicamente la tabla de contenido del número correspondiente al mes vigente y otras hacen alusión a la tabla de contenido de los últimos tres años.

5. En algunos casos, la tabla de contenido de las publicaciones está ligada con el texto completo, cuando la editorial está haciendo promoción.

6. Algunas bases de datos no permiten almacenar ni imprimir los resultados de la búsqueda, tan sólo conceden consultarla en pantalla

7. No todas las direcciones incluidas en la hoja de servicios se mantienen en el mismo lugar, por tanto se debe monitorear constantemente para hacer actualizaciones.

8. La dgb-unam, cuenta con una serie de servicios en hoja web, que de alguna manera, ayuda en la localización de información complementaria.

9. Se detectó que muchas hojas de servicios de información cuenta con una gran variedad de diseños, que en cierta medida hace lento el proceso de búsqueda de información, ya que tarda varios minutos en bajar la información en el sistema.

Una vez seleccionada las conexiones de servicios de información para el funcionamiento de la hoja electrónica de servicio de la biblioteca, se procedió a cubrir las expectativas técnicas deseadas en el proyecto, las cuales se describen de manera general:

• Que el usuario de biblioteca tenga la percepción de que tiene a su disposición todos los servicios de biblioteca desde un punto central de acceso y que las plataformas de hardware y software en las que son ejecutados cada uno de los servicios que se le ofrecen, le resulten completamente transparentes.

• Que el usuario no tenga que conocer interfaces distintas para interactuar con productos distintos, es decir, conjuntos de comandos o diferenciar entre interfaces de texto e interfaces gráficas

• Que aun considerando la diversidad de productos de Información a ser manejados por los usuarios a través de la red, éstos funcionen sin requerir instalación de software en cada cliente; porque, por un lado, los usuarios tendrían numerosos programas distintos con propósito similar instalados en sus computadoras personales y porque, por otro lado, el esfuerzo de instalación en todos los clientes de una red de cierto tamaño puede demandar una inversión considerable de tiempo, más aún si se requieren actualizaciones frecuentes.

Bajo este marco, la hoja de servicios de información electrónica de las bibliotecas del Instituto de Biología, quedó en lo interno con la siguiente estructura:

1. Presentación de los servicios bibliotecarios

a) Información sobre lo que contiene la hoja

b) Índice de la distribución general de la hoja

c) Caja de atención al público vía correo electrónico (anexo 1)

2. Información General

a) Objetivo general de las bibliotecas del IBUNAM

b) Organización administrativa

- Organigrama funcional

- Nombres y teléfonos de los responsables de áreas

c) Reglamentos

- Interno e interbibliotecario (anexo 2)

3. Descripción de las bibliotecas del IBUNAM

En este punto se proporcionan datos históricos, especialidad y cantidades de los acervos, horarios de servicio y conexión a los departamentos a los cuales ofrece sus servicios principalmente, dentro del instituto. (anexo 3)

4. Servicios de información, aquí se asentaron la compilación de los recursos obtenidos de Internet, los cuales fueron concebidos como "hiperdocumentos referenciales, documentos electrónicos en formato html que contiene una lista de recursos de información en Internet, localizados, evaluados, descritos y compilados por el bibliotecario referencista para un usuario en particular o un grupo de ellos con intereses en común".5 

a) Se enlistan los servicios que se brindan a las personas que asisten a las bibliotecas, como son: básicos, especializados y electrónicos.

b) En los servicios electrónicos se ofrecen conexiones a direcciones tanto internas como externas, siendo estas:

- Consulta a bases de datos en línea: Referencial; Texto completo; y Estadísticas.

- Proyecto bios, consulta a las bases de datos desde una torre de discos compactos, adquiridas por 16 institutos y facultades de la UNAM.

- Conexión a catálogos bibliográficos de universidades nacionales y extranjeras así como también a los catálogos de cada biblioteca del IBUNAM.

- Consulta a tablas de contenido de publicaciones existentes en las bibliotecas del IBUNAM, de interés para el instituto y conexión a publicaciones de texto completo.

- Consulta a índices y directorios en el área de zoología y botánica.

- Conexión a catálogos de casas editoriales para la selección de material documental. (anexo 4)

Como se mencionó anteriormente, en la segunda fase de este proyecto se pretende consolidar, a mediano plazo, los servicios de información electrónicos a través de procesos de evaluación, el proceso estará enfocado principalmente al uso y beneficio que obtienen los usuarios y conocer también otras necesidades de información

que en conjunto determinarán la situación de la hoja en relación de seguir conectados a las direcciones que se seleccionaron en la primera fase o descartarlos a fin de no saturar la hoja electrónica de servicio.

También se contempla, la incorporación de un subsistema de registros, almacenamiento y recuperación de documentos electrónicos de texto completo de la producción editorial del ibunam, proyecto que se presentará a finales del año 1999.

Otro servicio que se incorporará en 1999 dentro de la hoja de servicio de información electrónica, será el de control de préstamos de material documental, con el cual se podrá obtener beneficios como: renovar el préstamo en las bibliotecas, obtener el estado de cuenta de los préstamos realizados y modificar los datos de los usuarios en función a las altas y bajas, todo desde el sistema Aleph.

Previo a la elaboración de la hoja electrónica de servicio de la biblioteca, en el ibunam se contaba con 6 nodos conectada a una sun Sparcstation 5, con procesador Supersparc a 85 Mhz, 32 Mb de ram, disco duro de 1Gb, tarjeta de red, monitor color de 17 pulgadas y unidad de cinta, con sistema operativo Solaris 2.4, lo que ha facilitado la elaboración y difusión de este proyecto, ya que éste equipo es de uso exclusivo para la biblioteca. Cada nodo está representado por una máquina Pentium con 16 Mb de ram, 133 Mhz, con disco duro de 1 Gb, monitor color y lector de discos compactos 32x.6 

En la actualidad existen proveedores que ofrecen servicios de información en línea, donde orientan a los clientes, de forma fácil, rápida y sencilla de los novedosos servicios de las telecomunicaciones que ofrece la nueva tecnología. La facilitación de estos servicios de información a través de la página electrónica es toda una industria que ha crecido en forma vertiginosa durante los últimos años, por lo que el usuario que contrate este servicio deberá considerar que los costos estarán en función de la gran variedad de diseños de hojas web, que va desde el tamaño del documento, cantidad y tipo de información, imágenes, sonido y videos. En este rubro se obtuvieron algunas cotizaciones a fin de tener una idea de lo que podía implicar el desarrollo de este proyecto. Como es obvio observar, en este caso se decidió por que el personal de la biblioteca, en conjunto con algunos usuarios y personal de cómputo del propio Instituto, desarrollaran la hoja de servicios de información electrónica, considerándolo más viable, ya que se contaba con todos los recursos para la elaboración y porque además se tenía una visión más real de las necesidades de los usuarios en la búsqueda de información.

La ventaja de la Red Internet es el servicio global que se encarga de difundir información en cualquier parte del mundo, siendo la columna vertebral en el servicio en línea que ofrecen las unidades de información en la actualidad, en este sentido se enumeran algunas ventajas de carácter general:

• Fortalecer la cantidad y calidad de los servicios de información electrónicos en línea que se ofrecerá a los usuarios.

• Conocer y manejar estrategias de mercadotecnia en las demandas y manejo de información de la comunidad que emplee este servicio.

• Incrementar los mecanismos de promoción de la hoja web.

• Promover el interés entre las unidades de información que cuenten con un servicio de esta naturaleza, con el fin de que haya vinculación con unidades afines, lo cual permitirá optimizar costos, tiempos y recursos.

La elaboración de este proyecto ha sido una tarea de equipo, en donde cada persona realizó su mejor esfuerzo, resalta la labor del bibliotecario dentro del proyecto, ya que fue de vital importancia en el diseño y elaboración de la hoja de servicios de información, por que se trató de captar las necesidades de información de la comunidad académica, quedando comprometido en mantener el nivel de eficiencia que en este servicio se está proporcionado dentro de las bibliotecas del IBUNAM.

Importante es resaltar algunas cuestiones que se encontraron a lo largo del desarrollo del proyecto, para ser mencionadas:

1. Existen servicios de información suficientes en el mercado para satisfacer los requerimientos planteados por nuestras bibliotecas en las tres políticas mencionadas; por tanto, se sometería a adaptaciones y conexiones necesarias. Otros servicios de información afines serían abordados en forma separada para integrarlos posteriormente (acceso vía red a un sistema de torre de discos compactos)

2. Las experiencias de desarrollo de hojas web para biblioteca, elaboradas por otras instituciones de nivel nacional e internacional, sirvieron de base para el enfoque elegido, por las condiciones y criterios que presentaban. La mayoría de los casos analizados no adolecían de falta de integración en los elementos del Sistema Bibliotecario, lo cual representó una línea a seguir.

3. La orientación y el conocimiento de los nuevos servicios de información electrónicos, generó en la comunidad académica una mayor necesidad de uso de estas herramientas.

4. Con la creación de este servicio se trató de proporcionar una herramienta de información fácilmente comprensible y aplicable, donde los mecanismos de acceso fueron planteados de forma sencilla, seleccionando específicamente los sitios o web’s de interés para nuestros usuarios.

5. Los usuarios de esta modalidad de servicio podrán incrementar la localización de más información si emplean continuamente nuestros servicios porque:

• La información presentada les permitirá evitar problemas, ganar ventajas sobre sus necesidades de información y disminuir los tiempos y costos con el fin de mejorar la planeación de sus investigaciones.

• Los servicios deberán estar sujetos a ser cada día mejores para ofrecer calidad y eficiencia en cuanto a la información que sea requerida.

• A mayor demanda de información corresponderá también un incremento en la localización de nuevas fuentes de información para nuestra comunidad.

6. Resulta imperante diseñar programas para la formación de usuarios con el fin de que se conozca ampliamente el potencial de los recursos y avances tecnológicos que ofrece la Red Internet mediante la hoja web.

De lo dicho anteriormente surge la urgencia de que el bibliotecario conozca más y mejores métodos para organizar y difundir la información.

Las nuevas tecnologías nos dan la pauta de experimentar sin el riesgo de emplear mucho tiempo en nuevos procedimientos de recuperación de información de interés. Las computadoras ofrecen la oportunidad de diseñar para el usuario mejores soluciones para la búsqueda de la información, en un mundo que se ha creado donde los límites son la imaginación.

1. Domínguez Galicia, Javier. Plan de desarrollo de las Bibliotecas del Instituto de Biologia de la UNAM, 1997- 2003. -- México : UNAM, Instituto de Biología, 1997. -- 18 p.

2. McFedries. ¡Creándo una página web con html fácil!. -- México : Prentice Hall, 1996. -- 310 p.

3. Moreno, Pilar María y María Guadalupe de la Vega. Diseño de los servicios informativos en la página Web de la Biblioteca Daniel Cosío Villegas: El Colegio de México. En: Información, producción, comunicación y servicios. Año7, Número 32, 1997. -- pp. 8-13.

4. González de León, Josué I. La red del Instituto de Biología, UNAM: estado actual de su infraestructura y los servicios que presta. -- México : UNAM, Instituto de Biología : Secretaría Técnica, 1997. -- 44 p.

1. Domínguez Galicia, Javier. Plan de desarrollo de las Bibliotecas del Instituto de Biologia de la UNAM, 1997- 2003. -- México : UNAM, Instituto de Biología, 1997. -- 18 p.

2. Ferreyra C., Gonzalo. Internet paso a paso: hacia la autopista de la información. --México : Alfa Omega, 1996. -- 421 p.

3. González de León, Josué I. La red del Instituto de Biología, UNAM: estado actual de su infraestructura y los servicios que presta. -- México : UNAM, Instituto de Biología : Secretaría Técnica, 1997. -- 44 p.

4. Herrero Solana, Victor Federico.Propuesta de una metodología para el diseño de hiperdocumentos referenciales y su utilización en el servicio de consulta. México : UNAM, Facultad de Filosofía y Letras, 1996. -- (Tesis: Maestro en Bibliotecología). -- 240 p.

5. Heslop, Brent D. Publicar con HTML en internet. -- Madrid : Paraninfo, 1996. -- 547 p.

6. Krol, De. Internet fácil. -- México : Prentice Hall, 1995. -- 394 p.

7. Krol, De. Conéctate al mundo de internet. -- México : McGraw-Hill, 1995. -- 597 p.

8. Lemay, Laura. Aprendiendo HTML para WEB en una semana. -- México : Prentice Hall Hispanoamericana, 1995. -- 396 p.

9. McFedries. ¡Creándo una página web con html fácil!. -- México : Prentice Hall, 1996. -- 310 p.

10. Moreno, Pilar María y María Guadalupe de la Vega. Diseño de los servicios informativos en la página Web de la Biblioteca Daniel Cosío Villegas: El Colegio de México. En: Información, producción, comunicación y servicios. Año7, Número 32, 1997. -- pp. 8-13.

Citas

1 Domínguez Galicia, Javier. Plan de desarrollo de las Bibliotecas.... p. 3

2 McFedries, Paul. Creando una página WEB con HTML fácil. -- México : Prentice Hall, 1996. -- p. 14

3 Pilar Moreno en su artículo "Diseño de servicios informativos en página WEB", lo define como "site", basandose en el autor Sheizaf Rafaeli.

4 Op Cit McFedries, Paul. -- p. 18.

5. Op Cit Moreno. -- p. 11

Cfr. Herrero Solano, Víctor. Propuesta de una metodología para el diseño de hiperdocumentos... -- p 64.

6. González de León, Josué I. La red del Instituto de Biología UNAM -- p. 8