Carlos García López, Alejandro Ramírez Nieto, Patricia de la Rosa Valgañón, Isaac Vivas Escobedo, Ma. de los Angeles Ramos Díaz Dirección General de Bibliotecas de la Universidad Nacional Autónoma de México
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Catálogo de autoridad de autor de la Dirección General de Bibliotecas
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Resumen El objetivo del presente trabajo es mostrar el catálogo de autoridad de autor en forma automatizada, desarrollado en el Departamento de Procesos Técnicos de la Dirección General de Bibliotecas de la UNAM. En este catálogo se presentan las principales características del programa, así como las opciones para el almacenamiento y recuperación de la información en dicho catálogo. Además, se enumeran las ventajas que este catálogo trae para un mejor desarrollo de las actividades de catalogación y clasificación dentro del Departamento de Procesos Técnicos, así como su utilización para la recuperación de la información por parte del usuario. |
Introducción Uno de los objetivos del catálogo es presentar al usuario los registros de los materiales que la biblioteca tiene sobre determinado autor o tema, para lo cual el bibliotecario tiene que uniformar las diferentes maneras en que es conocido un autor, a través de la utilización del catálogo de autoridad. Los "catálogos de autoridad son archivos manuales o automatizados que contienen los datos catalográficos aceptados para usarse en un sistema bibliotecario; con el propósito de normalizar y controlar el uso de los asientos de materia, autor, serie, etc., incluyendo además sus respectivas referencias y relaciones."(1) Las referencias sirven para remitir de un término o forma no utilizado en el catálogo a otro u otros que sí se usan, para ello se emplea la palabra véase; las relaciones sirven para indicar las conexiones que un encabezamiento de materia mantiene con otro u otros, en cuanto al campo del conocimiento que abarcan. Estos catálogos tienen como finalidad: "crear registros catalográficos uniformes; facilitar la recuperación en los servicios al público y técnicos ; tener un mejor control de calidad en los registros catalográficos; y asegurar la integridad de los datos."(2) Para cumplir con el objetivo de catalogar y clasificar (120,000 títulos) el material bibliográfico que adquieren las bibliotecas que integran el Sistema Bibliotecario de la Universidad Nacional Autónoma de México, con la finalidad de ponerlos a disposición de los usuarios en el menor tiempo posible, la Dirección General de Bibliotecas ha desarrollado el catálogo de autoridad de autores, primero en forma manual y ahora de manera automatizada. El presente trabajo tiene el propósito de dar a conocer la forma en que se está utilizando la computadora para la creación y el mantenimiento del catálogo de autoridad de autor, lo cual contribuye a ejecutar rápida y eficazmente las tareas de catalogación y clasificación. Catálogo de Autoridad de Autor Antes de la integración del banco de datos LIBRUNAM, el catálogo oficial funcionaba como catálogo de autoridad de autor, y a partir de la conformación del banco, éste vino a desempeñar dicho papel. Dicho catálogo no permitía recuperar las diferentes formas en que pudiera ser registrado un autor personal o corporativo, indicado en las tarjetas de referencia, por lo que a partir de 1989 se empieza a elaborar un nuevo catálogo de autoridad, tomando como base los autores personales registrados en LIBRUNAM, seleccionando un asiento único con base en las Reglas de Catalogación Angloamericanas, 2a ed., y fuentes de consulta cuando aparecían diferentes formas y haciendo referencia de los autores cancelados; éste catálogo fue concluido en 1991. A partir de entonces, el personal lo utiliza para la realización de sus actividades. Problemática del catálogo manual No obstante que la creación de este catálogo trajo una serie de ventajas, también se presentaron varias desventajas, entre las que podemos señalar:
Además de la serie de desventajas ya señaladas, el uso y actualización de este catálogo representaba para el Departamento de Procesos Técnicos una gran inversión de recursos humanos, tiempos y materiales. Gracias a la sistematización del mismo, este personal se dedica ahora a verificar en el catálogo de autoridad automatizado los autores, y a dar de alta los nuevos para agilizar y uniformar el proceso técnico, permitiéndonos visualizar de una sola vez el autor aceptado y las referencias de véase y véase también. Descripción del Programa Para la automatización del catálogo, se diseñó la base de datos cuyas características se describen en forma breve. La base de Datos se diseñó en DBASE III y se programó el sistema en CLIPPER 5.0, empleando utilerías de FUNCKY. Los requerimientos mínimos de equipo para su manejo son: una PC AT con disco duro y 15 MB libres, con capacidad desde 512 KB en RAM, y un monitor monocromático o de color. El programa del catálogo de autoridad de autor está diseñado para llevar a cabo la conformación, actualización y consulta de una base de datos que permita la creación de un catálogo de autoridad de autores para ser utilizado como herramienta auxiliar en la catalogación original del material procesado por el Departamento de Procesos Técnicos de la D.G.B. (ilus. l) En el menú principal tenemos tres opciones: ACTUALIZA, CONSULTA y UTILERÍA. (ilus. 2) La opción ACTUALIZA permite la creación, modificación o cancelación de los registros que conforman el catálogo de autoridad desde un solo lugar, a diferencia del catálogo en forma manual, en el cual, para hacer una modificación al registro, se tenía que recuperar la tarjeta del catálogo, realizar la corrección y volver a intercalarla en el lugar que le correspondiera, lo que implicaba mayor inversión de tiempo. En este menú existen tres opciones: ALTAS, BAJAS Y CAMBIOS. (ilus. 3) La opción ALTAS permite la creación de un nuevo registro, es decir cómo un autor va a quedar asentado en el catálogo de autoridad de autores y en los materiales bibliográficos y, a su vez, registrar sus referencias de véase y véase también. (ilus. 4) Para dar de alta un registro se deben incluir los siguientes datos:
Es el término aceptado como autoridad de autor por el Departamento de Procesos Técnicos, el cual ha sido investigado en CD-MARC Names de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos y adaptado según los capítulos 21 al 25 de las Reglas de Catalogación Angloamericanas 2ª ed., y diversas fuentes de consulta como son: la obra de la Mtra. Rosa María Fernández de Zamora titulada "Autores corporativos oficiales de México, 1970-1988 : catálogo de autoridad", así como diccionarios biográficos especializados, entre otras. Son los autores no autorizados, los cuales pueden ser empleados por el usuario de diferentes maneras. Esto es particularmente importante en el caso de los organismos, en donde existe una serie de cambios en los nombres, por lo cual tienen que ser relacionados, pues van a existir trabajos publicados bajo diferentes nombres. Son los datos referentes a la fuente de donde fue tomado el punto de acceso. Las cuales fueron señaladas en el punto 1 (asiento autorizado). La opción BAJAS nos hace posible cancelar un registro de la base, ya sea porque esté duplicado o bien porque no sea correcta la referencia, recuperando y aceptando la baja del registro. Con la opción CAMBIOS si se detecta un registro que fue tecleado incorrectamente o con errores en la(s) referencia(s), es posible hacerle modificaciones. En la ilustración 5 podemos ver que se ha tecleado incorrectamente el nombre Martínez de Pison, Ignacio y además es necesario agregar otra referencia; empleando esta opción podemos efectuar las modificaciones pertinentes. (ilus. 6) A través de la opción CONSULTA podemos visualizar de qué manera ha quedado establecido un autor, con sus respectivas referencias, es decir, los registros de autoridad. En el siguiente ejemplo podemos ver que si buscamos por la autoridad correspondiente al organismo Universidad Nacional Autónoma de México, (ilus 7) obteniendo el registro solicitado (ilus. 8) Otra característica importante de este programa, es que también permite recuperar, al mismo tiempo, por las referencias de véase, es decir, todos aquellos puntos de acceso, que no han sido tomados como términos autorizados.(ilus.9) Finalmente por medio de la opción UTILERÍA, es posible hacer una serie de tareas como la reconstrucción de índices, respaldo de la base de datos y transferencia de Información. Por lo anteriormente expuesto, se puede observar que el catálogo de autoridad de autor automatizado que actualmente cuenta con 46,000 registros, tiene una serie de ventajas como las enumeradas a continuación: l) Es de fácil manejo 2) Tiene considerable capacidad de almacenamiento 3) Rapidez y facilidad para localizar y recuperar cualquier registro por diversos puntos, es decir por el autor aceptado, no aceptado, o que hubiese presentado algún cambio en su nombre 4) Sencillez para modificar datos 5) Requiere de poco espacio físico 6) Permite una mayor uniformidad en la información 7) Actualización instantánea 8) Disminución de recursos materiales 9) Facilita al catalogador sus labores, realizándolas en un tiempo menor Conclusiones La implementación del catálogo de autoridad de autor automatizado en el Departamento de Procesos Técnicos de la Dirección General de Bibliotecas de la UNAM ha permitido establecer y desarrollar nuevos procedimientos que contribuyen a la reorganización y optimización del flujo del trabajo, lo cual se refleja en la disminución en los costos de catalogación. El contar con esta herramienta abre la posibilidad de emplearla en el futuro dentro de los catálogos en línea de acceso al público que serán puestos a disposición de los usuarios de LIBRUNAM tanto en CD-ROM como en línea, con lo cual será posible incrementar su nivel de satisfacción, al poder recuperar la información sobre los materiales que busquen por diferentes puntos de acceso, incluyendo aquellos no considerados como autorizados pero que, sin embargo, muchos usuarios utilizan. Además este catálogo nos permitirá uniformar los puntos de acceso de autor de los registros del banco de datos LIBRUNAM. Referencias 1. Bohdan, S. Wynar. Intrduction to cataloging and classification. – 6 ed. – Colorado : Libraries UnIimited, 1980. -- p. 613 2. Feedman, Maurice J. "The.automation of cataloging, 1976". -- Library Trends. -- 25 (3), Jan. 1977. -- p. 712 Obras consultadas 1. Bohdan, S. Wynar. Introduction to cataloging and classification. – 6 ed. – Colorado : Libraries UnIimited, 1980. -- 657 p. 2. Clack, Doris Hargrett. Authorithy control principles aplication, and instruction. – Chicago : American Library Association, 1990. – [ 106] p. 3. Feedman, Maurice J. "The automation of cataloging, 1976". – Library Trends. – 25(3), Jan. 1977.—p. 712-715 4.Fox, Judith A. y Kay Kanafani. "Global change capabilities to improve authority control in an online catalog". – Information Technology and Libraries. – 8(1), March 1989 p. 273-283 5. Henigman, Barbara. "Networking and authority control : online catalog authority control in Illinois". – Information Technology and Libraries.—10(1), March 1991 p. 47-54 6. Jamieson, Alexis J., Elizabeth Dolan and Luc Decleark. "Keyword searching vs. authority control in an online catalog". – Journal of Academic Librarianship. – 12(5), November 1986. – p. 277-283 7. McDonald, David R. 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