Juan José Calva González Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas de la Universidad Nacional Autónoma de México |
Elementos de la dirección de personal en bibliotecas : aspectos generales |
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Resumen Se exponen aspectos generales de la dirección de personal en bibliotecas. Se indica que la integración de personal puede ser un factor importante para una eficiente dirección del mismo Se presentan los elementos que forman parte de la integración de personal, como son: diseño del puesto, reclutamiento, selección (entrevista, exámenes y contratación) promoción, adiestramiento y capacitación. |
Introducción La administración de una institución, en el caso nuestro de la biblioteca, consta de varias fases que son: planeación, organización, dirección y control. Por ello el administrador de la biblioteca debe conocer y manejar las fases del proceso administrativo y los elementos involucrados en cada una. El conocimiento y aplicación correcta de los elementos de que consta cada fase de la administración permitirá brindar un óptimo servicio bibliotecario y de información. Una de las fases es la dirección de personal; transformándose en algunas ocasiones en la más importante, ya que es donde se ejecutará todo lo que se ha planeado y organizado. Asimismo, en esta fase aparece en escena el trato con el personal, tornándose en una interesante actividad para el administrador de la biblioteca, ya que en algunos casos lo pondrá ante el reto de tomar grandes y hábiles decisiones para ejecutar las actividades previstas en la planeación del trabajo bibliotecario, así como también para alcanzar los objetivos de la biblioteca. En este documento se presenta una introducción general de algunos elementos involucrados en la dirección de personal. Se parte como base, de la integración de personal; a continuación se tratan los elementos de comunicación, motivación y liderazgo como parte de la dirección de personal. En este trabajo se pretende brindar un bosquejo general de lo que se requiere que conozcan, comprendan, y llegado el momento, utilicen los futuros bibliotecólogos, ya que posiblemente estarán en alguna etapa de su ejercicio profesional, dirigiendo personal, ya sea como supervisores o jefes de alguna sección, área o departamento, o administrando una biblioteca, centro de documentación, etc. Cabe señalar que la literatura en México a este respecto es escasa, siendo entonces de gran importancia que este tema sea tratado y se realicen investigaciones con respecto a la dirección de personal en bibliotecas de nuestro país. Integración de personal La integración de personal como parte del proceso administrativo es tratada por diferentes autores como separada de la fase de dirección, pero como sea que esto ocurra, lo que es fundamental comprender es que ésta es esencial para llevar a cabo de manera óptima la dirección del mismo. Koontz la define como "la ocupación de puestos en la estructura de la organización, mediante la identificación de los requerimientos de la fuerza de trabajo, el registro de las personas disponibles y el reclutamiento, selección, ubicación, promoción, evaluación, compensación y capacitación del personal necesario". (1) Es indudable que la integración de personal debe estar de acuerdo con la organización que se plantea para la institución, lo cual corresponde a la fase anterior del proceso administrativo: la organización. Hay que recordar que en ésta, es donde se desarrolla la estructura y puestos de la biblioteca. La integración de personal debe ser un proceso sistemático y organizado, que debe partir de los requerimientos de personal que tiene la biblioteca. Se debe tener en primera instancia un diseño del puesto, en el que se incluyan las características individuales que debe tener el candidato para realizar las funciones y actividades que desempeñará el personal con el fin de lograr los objetivos. Una vez realizado lo anterior, tiene lugar el siguiente proceso: se inicia el reclutamiento, que implica la atracción de candidatos que satisfagan los requisitos del puesto que previamente se ha diseñado. En esta etapa se da a conocer una convocatoria con el fin de captar candidatos que reúnan los requisitos del puesto, esta actividad tiene un tiempo límite. Se entra a continuación en la parte de selección, es decir, elegir de entre los candidatos el que satisfaga mejor los requerimientos del puesto. Se debe pedir a los solicitantes que llenen un formato en el cual anotarán sus datos generales, así como su formación académica, conocimientos, capacidades y experiencia laboral. Es recomendable realizar una primera entrevista para identificar a los candidatos más promisorios. En muchas bibliotecas esta entrevista no se lleva a cabo, sobre todo cuando se trata del auxiliar de biblioteca, es decir, personal no profesional. La siguiente etapa consiste en la aplicación de diferentes exámenes: de conocimientos, médico y psicológico. En algunas instituciones los exámenes psicológicos no están permitidos, sin embargo hay que considerar que pueden arrojar datos interesantes para la dirección de personal, como por ejemplo: personalidad, intereses vocacionales, aptitudes, etc. del solicitante. Los exámenes psicológicos pueden ofrecer información al jefe de la biblioteca de la personalidad del empleado que se pretende contratar (o del que se contrata) con el fin de utilizar el medio de comunicación, la motivación y el liderazgo más adecuado. Pueden realizarse otras entrevistas con un carácter más formal, realizadas por personal de alto rango en la institución, estas entrevistas permitirán decidir cuál es el mejor candidato cuando existen varios que parecen tener el mismo nivel de conocimientos, experiencia, formación académica, etc. Una vez elegido el candidato idóneo, se le hace una oferta de trabajo y se le informa al otro u otros solicitantes que no han sido seleccionados para el puesto; si el candidato seleccionado acepta la oferta, se procede a la contratación. Ya que ha sido contratado, dentro de la fase de integración de personal, se procede a la inducción al puesto; se le presenta con su jefe inmediato; se le ubica dentro de la organización de la empresa; se le muestra su lugar de trabajo, su ubicación física y se le explican sus funciones. Además se le presenta a sus compañeros de trabajo y se le proporciona información sobre el propósito o misión de la institución, sus objetivos, políticas y procedimientos; principalmente se le debe hacer entrega del reglamento y manual de procedimientos relacionado con las actividades que se dempeñará en la realización de su trabajo. Es necesario señalar que en diversas instituciones no se siguen las etapas mencionadas en los párrafos anteriores, por ejemplo los grandes contratadores de personal para bibliotecas, como los organismos educativos: La Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), Universidad Autónoma Metropolitana, entre otras. Por citar un ejemplo, la selección y contratación de personal en la UNAM para un puesto de auxiliar de biblioteca (bibliotecario según su catálogo de puestos) no lleva a cabo las entrevistas, ni la aplicación de exámenes psicológicos, de hecho el jefe de la biblioteca no habla con ningún candidato, ni con el que fue seleccionado; lo conoce hasta el momento en que se presenta a laborar. Por ello no tiene conocimiento de su solicitud de empleo, ni de sus datos académicos, ni de su experiencia en los servicios bibliotecarios y de información. Por lo expresado en párrafos anteriores, es conveniente que se realicen ciertos pasos para integrar al personal más calificado, para brindar un servicio bibliotecario y de información de alta calidad. La fase de integración de personal comprende otras etapas como son: la promoción a puestos superiores, el adiestramiento y la capacitación. El administrador de la biblioteca, el jefe de departamento o sección, quien dirija personal, debe conocer y tomar en cuanta todo lo relacionado con la integración y personal y tener la información necesaria sobre quienes laboran en la biblioteca, departamento o sección; es decir, sobre los subordinados que estén bajo su responsabilidad; lo anterior lo puede alcanzar teniendo datos sobre el empleado: curriculum vitae, experiencia, formación académica, intereses vocacionales, personalidad, etc. La información que obtenga el director de la biblioteca acerca de sus subordinados, puede ser un elemento más que le permita realizar la labor de dirección de personal de manera óptima. En cambio si no se tiene información acerca del personal que ingresa a la biblioteca, por no haberse llevado a cabo todas las etapas del proceso de reclutamiento y selección de personal, se puede estar en peligro de que ingrese una persona a la que no le agrade el trabajo bibliotecario y que su motivación para tener el puesto fuese principalmente el salario, sin estar en concordancia sus objetivos personales con los de los servicios bibliotecarios y de información. Es importante señalar que la realización de una óptima selección de personal puede evitar en muchos casos una problemática en el desempeño de las actividades de la biblioteca y en la propia dirección de empleados, puesto que realizar una selección de personal adecuada permitirá contar con los recursos humanos idóneos para el puesto y actividades que se desarrollan dentro de una biblioteca. En caso contrario, una selección de personal deficiente puede llevar a contar con personal al que no le interesen las labores bibliotecarias, el servicio a los usuarios y que no comprenda la misión o propósito de la biblioteca, lo cual llevaría a una dirección de empleados desgastante y en muchos casos conflictiva convirtiéndose esta fase en un elemento más causante de la deficiencia de los servicios bibliotecarios y de información que se brinda a los usuarios. Realizar una selección de personal organizada y sistemática puede beneficiar a corto plazo la propia misión de la biblioteca, ya que se contará con personal adecuado para el puesto y las actividades bibliotecarias, permitiendo ejercer una dirección de personal más eficiente. Se entiende por lo anterior, que es aconsejable realizar todas las etapas del proceso de reclutamiento y selección de personal para contar con los recursos humanos adecuados al puesto, para llevar a cabo las funciones que se tienen que realizar en la biblioteca; por lo tanto no contratar a una persona que su principal motivo es el salario de la plaza, sino porque en realidad tiene conocimientos, le agrada el puesto y comprende el espíritu de los servicios bibliotecarios y de información. La integración de personal para laborar en la biblioteca, adecuadamente realizada, favorecerá que la dirección de personal sea llevada a cabo de una forma dinámica, abierta y con el menor número ce complicaciones para beneficio de los usuarios que utilizan los servicios bibliotecarios y de información. Dirección de personal Koontz define la fase de dirección como "el proceso de influir sobre las personas para que realicen en forma entusiasta el logro de las metas de la organización." (2) Para que se pueda lograr dirigir, como se planteó en el párrafo anterior, es necesario considerar que intervienen algunos elementos dentro de esta fase, partiendo del hecho de que es necesario tratar con personas. Los elementos que se deben conocer son:
El conocimiento y manejo de estos elementos puede llevar a una eficaz dirección de personal. Se puede decir que la dirección es una función compleja porque requiere que los administradores entiendan al elemento humano de la institución, (3) en nuestro caso la biblioteca. El jefe, responsable, coordinador o administrador de la biblioteca debe poseer el conocimiento suficiente para poder interrelacionar los tres elementos mencionados anteriormente (comunicación, motivación y liderazgo) y utilizarlos de tal manera que sea cumplida la misión y los objetivos de la unidad de información (llámese biblioteca, dentro de documentación, etc.) repercutiendo en una eficiente dirección de personal para lograr una calidad de servicio a los usuarios. Comunicación La comunicación se aplica en todas las fases del proceso administrativo, pero es vital en la fase de dirección. Este elemento dentro de la fase de dirección es de suma importancia, ya que se requiere tener comunicación con el personal, este a su vez con el jefe de sección o departamento o con el administrador de la biblioteca. La comunicación permite hacer llegar una orden de trabajo o cualquier información al personal. El jefe decidirá aplicando su juicio, si ésta se realiza de manera escrita o verbal, (4) de ser ésta última, se pueden incluir elementos de comunicación no verbal, según la situación que se esté presentando en el momento de formular la orden de trabajo o trasmitir alguna información al personal. Es conveniente que este elemento (la comunicación) sea manejado por ambas partes, jefe y personal, puesto que el mensaje debe ser claro y conciso, de tal manera que el empleado pueda realizar una retroalimentación hacia su jefe para evitar malas interpretaciones. Asimismo, el que dirija personal debe conocer las causas que dificultan la comunicación al momento de girar órdenes de trabajo, con la finalidad de que pueda solventarlas para realizar un eficaz flujo de información con el empleado. Es conveniente conocer y comprender cómo se realizará la comunicación con el personal, cuando se trate por ejemplo de una orden de trabajo con un carácter formal, ya que comúnmente será por escrito; por lo que es necesario conocer la forma en que se deberá redactar el oficio, memorándum, notificación, etc. En caso contrario, cuando se trate de transmitir una orden de trabajo de manera verbal, es necesario tomar en cuenta elementos de la comunicación no verbal, como son: movimientos corporales, entonación de la voz, etc. El jefe de la biblioteca debe mantener una comunicación constante con sus subordinados a través de una forma escrita y verbal (incluyendo la no verbal), lo anterior implica elaborar oficios y memoranda (u otros documentos) para hacer llegar sus instrucciones de trabajo o cualquier otra información sobre la biblioteca y sus actividades; asimismo establecer reuniones de trabajo con el personal y diálogos con cada uno de los empleados. A través de la comunicación, el jefe de la biblioteca podrá tener información de lo que ocurre al brindar los servicios, detectando avances y problemas al estar desarrollando el personal sus actividades diarias. El jefe de la biblioteca podrá determinar, con base en la situación que impere en la misma, el tipo de canal o red de comunicación que establecerá con el personal como pueden ser: la descendente, ascendente, horizontal, cruzada o total. Cabe señalar en este aspecto que entre menos obstáculos tenga la comunicación se podrá trasmitir y obtener información sobre lo que pasa en la biblioteca en todo momento. La comunicación también es fundamental en la administración de la biblioteca, debedo a dos razones, principalmente:
Por ello el jefe no sólo debe comunicarse con su personal para girar órdenes de trabajo, recibir propuestas, etc. sino también debe preocuparse porque su personal y él mismo mantengan una comunicación con los usuarios, que es la razón de ser de toda biblioteca. En suma, la comunicación con el personal que labora en la biblioteca es el sustento para poder establecer elementos motivacionales, ya que empezar con un saludo al entrar y uno al salir de las labores, puede ser un comienzo para establecer líneas de comunicación y motivación con el personal, que notará que se le empieza a tomar en cuanta. Es recomendable ahondar más en lo que es el otro elemento que forma parte de esta fase del proceso administrativo: la motivación. Motivación Otro elemento dentro de la dirección de personal es la motivación; Sexton menciona que la motivación "es el proceso de estimular a un individuo para que realice una acción que satisfaga alguna de sus necesidades y alcance alguna meta deseada por el motivador." (5) Hablando del trabajador como persona, aplicándose de igual manera al empleado de la biblioteca, éste tiene ciertas necesidades que espera que la institución donde trabaja le satisfaga; lo mismo, la institución espera cierto tipo de comportamiento por parte del trabajador. (6) En suma, lo que se pretende es la integración de los intereses del empleado y de la institución (en este caso la biblioteca) para que el comportamiento resultante satisfaga las necesidades o deseos de los empleados, a la vez que se cumplen los objetivos de la institución. (7) En concordancia con el apartado anterior (integración de personal) es importante que los intereses del empleado y la institución se fusionen, pero si el reclutamiento y selección de personal para laborar en las bibliotecas no cumple con las etapas necesarias, el resultado será tener subordinados que laboren en dichas unidades de información cuyos objetivos e intereses estarán muy alejados de la misión y objetivos de la biblioteca, dificultando su integración y por lo tanto la comunicación, haciendo muy difícil establecer elementos motivacionales. La motivación es una parte importante dentro de la dirección de personal, ya que el empleado altamente motivado puede llevar al éxito las actividades de la biblioteca o de cualquier unidad de información; por lo tanto es responsabilidad del administrador conocer cómo se puede llevar a cabo la motivación del personal, y en su caso aplicar algunas de las teorías de motivación que existen, dependiendo de la situación que se presente en la biblioteca. El jefe o supervisor que dirija personal dentro de la biblioteca, debe comprender la motivación que tiene cada empleado (en sí mismo), y ayudarlo a encontrar su propio lugar en el trabajo de grupo dentro de la institución. (8) Así el jefe debe impulsar al empleado para que, en la medida de lo posible, sienta como suya la misión y objetivos de la biblioteca (partiendo de que sus objetivos personales no se alejen mucho de los que tiene la biblioteca). Para crear elementos motivacionales, el jefe de la biblioteca debe, en primer lugar, conocer a su subordinado (información que puede ser obtenida cuando éste pasó por el proceso de selección) sus conocimientos, experiencia, habilidades y posiblemente características de su personalidad; en segundo lugar, a través de la comunicación establecer una relación jefe-subordinado, para poder hacerle llegar información o instrucciones de trabajo acerca de la misión, funciones y actividades de la biblioteca, y en concreto sobre las labores que le corresponden y lo que se espera que cumpla. Por ello para que el jefe de la biblioteca pueda motivar a su personal debe manejar, eficientemente el proceso de comunicación. Si un jefe de biblioteca mantiene un proceso de comunicación óptimo con sus subordinados, entonces estará favoreciendo elementos de motivación y estará entrando en el dominio de ejercer un liderazgo sobre su personal. Liderazgo Otro elemento que se encuentra dentro de la dirección de personal, y posiblemente uno de los más importantes, es el liderazgo; sin restar relevancia a los anteriores, ya que éstos dependen unos de otros (comunicación-motivación). Este elemento se puede definir como "la influencia, el arte o proceso de influir sobre las personas para que intenten con buena disposición y entusiasmo lograr metas de grupo." Los líderes actúan para ayudar a un grupo a lograr sus objetivos mediante la aplicación al máximo de sus capacidades. Se puede mencionar, como un supuesto, que las personas tienden a seguir a quienes consideran como un medio para satisfacer sus propias metas personales (necesidades personales). El administrador de la biblioteca debe poseer la capacidad para ejercer un liderazgo en el personal que le toca dirigir, debe tener conciencia de que es necesario poseer un estilo de liderazgo adecuado a cada situación de trabajo. Así la persona que dirija personal dentro de la biblioteca debe manejar y utilizar en su caso, el estilo el estilo de liderazgo que mejor convenga según la situación que se presente. Se pueden mencionar tres estilos básicos de liderazgo: autocrático, democrático y de políticas laxas o de rienda suelta. Existen otras clasificaciones de liderazgo dependiendo de la atención que presten los administradores a la producción o a las personas. Los administradores de la biblioteca que mejor manejen la comunicación con el personal, lo que motiva a sus subordinados y la forma en que operan esas motivaciones, así cómo se refleje lo anterior al administrar la biblioteca más probable es que sean líderes efectivos. Se puede decir que los líderes deben tener conocimientos firmes sobre comunicación organizacional, motivación de personal y los estilos de liderazgo que se pueden ejercer según la situación dada en la biblioteca. El liderazgo que un jefe de biblioteca pueda ejercer dependerá de la interrelación que exista entre la comunicación y el liderazgo, porque se puede decir que sin una comunicación efectiva no puede haber motivación y liderazgo; si no existe motivación hacia el personal, tampoco hay comunicación y liderazgo; asimismo si no se ejerce un liderazgo efectivo no hay comunicación ni motivación. Podemos observar que los tres elementos dentro de la dirección de personal en la biblioteca deben coexistir al mismo tiempo, por lo tanto el administrador de la biblioteca debe conocerlos y aplicarlos a las situaciones que se presenten en un momento dado en el desarrollo de las actividades propias de los servicios bibliotecarios y de información. En esta fase del proceso administrativo (dirección) es donde se llevará a la práctica todo lo planeado con anterioridad para cristalizar la organización que se ha diseñado para la biblioteca. La dirección de personal significa llevar a los empleados a trabajar eficientemente y lograr producir resultados que serán benéficos para la biblioteca. (10) Por lo expuesto en los apartados anteriores la dirección de personal es una parte fundamental para lograr que los servicios bibliotecarios y de información funcionen de manera óptima y se cumplan los objetivos de la biblioteca. Por lo tanto los jefes de biblioteca o supervisores de alguna área de la misma deben manejar de manera aceptable la comunicación, la motivación y el liderazgo. Conclusiones A partir de lo expuesto en los apartados anteriores se puede concluir lo siguiente:
A manera de recomendación: dentro de la bibliotecología mexicana se requiere una mayor atención a la administración de bibliotecas o unidades de información (desde mi punto de vista) es decir, una mayor investigación sobre aspectos, como la dirección de personal, para que sea estudiada considerando las condiciones políticas, sociales, económicas y tecnológicas del país y en específico de nuestras bibliotecas. Notas
Obras consultadas CALVA GONZÁLEZ, Juan José. La motivación de personal : análisis de las teorías generales y el aspecto motivacional del sistema bibliotecario de la UNAM. – México : J. J. Calva González, 1988. – Tesina: -- Licenciado en Bibliotecología). – UNAM, Facultad de Filosofía y Letras. Colegio de Bibliotecología CHRUDEN, Herbert y Arthur W. Sherman. Administración de personal. – México : CECSA, 1977. DODGE, L. Delf. "Employee motivation : expentancy theory at work". – p. 43-54. – En: Journal of Library administration. – vol. 1, no. 114, 1980. EVANS, G. Edward. Técnicas de administración para bibliotecarios. – México : UNAM, Dirección General de Bibliotecas, 1980. FLIPPO, Edwin B. Principios de administración de personal. – México : McGraw-Hill, c1978. – 500 p. KOONTZ, Harold, Cyril O’Donnell y Heinz Ehrich. Administración. – México : McGraw-Hill, 1985. LOWELL, Mildred Hawkswort. The management of libraries and information centers. Vol. III. – Metuchen, N.J. : The Scarecrow Press, 1968 A reader in library management / ed. By Ross Shimmon. – London : Csdlive Bingler, 1976. SEXTON, William P. Teorías de la organización.—México : Trillas, 1977. STEBBINS, Kathleen B. Y Foster E. Mohrhardt. Personnel administration in libraries. – New York : The Scarecrow Press, 1986. – p. 80 STEUART, Robert y Barbara B. Moran. Library management. – 3th ed. – Litletown, Colorado : Libraries Unlimited, 1987.—p. 189.
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