Luz María Mosqueda Martínez
Dirección General de Bibliotecas de la
Universidad Nacional Autónoma de México
Introducción
El presente trabajo tiene como objetivo presentar un resumen de la tesis: SERIUNAM (Sistema Automatizado de Publicaciones Periódicas).
Dicha tesis describe el desarrollo del Sistema SERIUNAM que fue realizado en la Dirección General de Bibliotecas de la Universidad Nacional Autónoma de México.
Conceptos básicos
La tecnología de las bases de datos se ha descrito como una de las áreas de la ciencia de la computación y la información de más rápido desarrollo; no es exagerado afirmar que la computación y muchas organizaciones dependen de la operación continuada y eficaz de un sistema de bases de datos.
Un sistema de bases de datos es un sistema de mantenimiento de registros basados en computadoras, es decir, un sistema cuyo propósito general es registrar y mantener información con un control centralizado de los datos.
La estructura básica en las bases de datos relacionales es la relación. Es conveniente representar una relación en forma de tabla. Cada renglón de la tabla representa un tuple de la relación. Un atributo representa el uso de un dominio dentro de la relación.
En cada intersección de un renglón y una columna de la tabla siempre hay exactamente un valor, nunca un conjunto de valores.
Las operaciones que se pueden realizar sobre las relaciones, están basadas en el álgebra relacional y en el cálculo relacional.
Un buen criterio para el diseño de las bases de datos es la teoría de la normalización, la cual está basada en el concepto de formas normales. Se dice que una relación está en una forma normal particular si satisface cierto conjunto específico de restricciones.
El software de computadora se usa para establecer un interfaz con bases de datos, permitiendo a un programa acceder a fuentes de datos preexistentes.
La ingeniería del software es una disciplina para desarrollar software de alta calidad para sistemas basados en computadora.
El proceso de desarrollo del software contiene tres fases:
La fase de definición empieza con la etapa de planificación del software y continúa con el análisis y la definición de los requerimientos del mismo.
La fase de desarrollo se centra en el diseño del software, actividad que transforma la información de tal manera que, finalmente se obtiene un software para computadora validado.
La fase de mantenimiento del software sirve para corregir errores, para hacer adaptaciones y para implementar mejoras.
Descripción del medio ambiente del sistema SERIUNAM
En 1979, en la Dirección General de Bibliotecas de la UNAM, se implantó el sistema integral de manejo de información de los libros llamado LIBRUNAM; muchas áreas de operación mejoraron y algunas fueron radicalmente transformadas por la automatización.
Los resultados fueron sobresalientes además de exitosos, surgiendo la necesidad de ofrecer al usuario el poder consultar en línea otras opciones además de los libros, así que se tomó como base la infraestructura del sistema LIBRUNAM y se planteó crear un sistema automatizado para las Publicaciones Periódicas, ya que la Dirección General de Bibliotecas controla también el Catálogo Colectivo de las Publicaciones Periódicas.
En la Dirección General de Bibliotecas las publicaciones periódicas se organizan en una sección independiente de los demás materiales de la biblioteca. Los datos o elementos que contiene una publicación periódica son: ISSN, Título Clave, Título Clave Abreviado, Título Varía, Título Anterior, Título Posterior, Título Propiamente Dicho, Es Subserie de, Tiene Subseries, Es inserto y/o Suplemento de, Tiene Inserción o Suplemento, Tiene Edición en otro Idioma, Es Edición en otro idioma de, Editorial, Organismo Responsable, CODEN, Clasificación Decimal Dewey, Clasificación LC, Cobertura por Índices, Fecha de Codificación, Estado de la Publicación, Año de inicio, Volumen de inicio, Número de inicio, Año de Terminación, Volumen de Terminación, Número de Terminación, País, Frecuencia, Tipo de Publicación, Alfabeto, Idioma, Tipo de material.
Es tal la variedad y cantidad de publicaciones periódicas, que existen numerosos casos que presentan ciertas particularidades para el registro, tanto en los datos bibliográficos como en la indicación de acervos, por lo tanto deben seguirse todas las normas establecidas por la Dirección General de Bibliotecas y registrar uno por uno los fascículos y/o volúmenes de cada título.
La Dirección General de Bibliotecas cuenta con los equipos: AM-2000-10, AM-1062 de Alpha Microsystems y con un sistema manejador de bases de datos Britton Lee para desarrollar, administrar y controlar los sistemas automatizados que ahí se generan para apoyar en sus labores a todas las bibliotecas de la Universidad Nacional Autónoma de México.
Descripción del Sistema SERIUNAM
Se creó con base en la necesidad de contar con un registro de títulos de publicaciones periódicas que dispusiera de la organización necesaria para reunir, registrar y difundir información precisa sobre las publicaciones periódicas.
La base de datos fue creada de tal forma que su explotación fuera congruente con el cumplimiento de las funciones referentes a las publicaciones periódicas.
SERIUNAM es un sistema automatizado que facilita al usuario el acceso a las publicaciones periódicas, indicando su existencia en alguna o algunas bibliotecas además apoya a los procesos técnicos. La base de datos funciona como catálogo colectivo de publicaciones periódicas y controla la información de los títulos y de sus acervos.
En la actualidad, SERIUNAM cuenta con 42,445 títulos así como los acervos correspondientes a cada título, con un total de más de 5’000,000 de fascículos.
Al diseñar la base de datos se consideró que tanto el catálogo automatizado como el manual deben contener los datos estructurados, para que los usuarios cuenten con toda la información y con los métodos de recuperación que se les ofrecía tradicionalmente, más los beneficios adicionales que la computadora puede ofrecer.
Se seleccionaron las etiquetas del formato MARC que se consideraron importantes para la catalogación de las publicaciones periódicas en la UNAM.
Al crear la base de datos apegándose al formato MARC, se garantiza en gran medida la calidad del catálogo automatizado y se logra uniformidad con la mayoría de las bibliotecas del mundo que se apoyan en la computadora.
Una vez adoptado el formato MARC para monografías, y siguiendo las normas del ISDS, se hicieron algunas modificaciones para adaptar el formato a las posibilidades del equipo de cómputo que se tenía disponible para este fin, sobre todo porque la información de las publicaciones periódicas es variable, tanto en contenido como en frecuencia.
Primero se llevó a cabo el análisis e investigación del procedimiento manual que se seguía para el registro de las publicaciones periódicas y con base en éste diseñar el automatizado.
En 1987 se recibieron en la Dirección General de Bibliotecas varias cintas magnéticas por parte del CONACyT con información de títulos de publicaciones periódicas; se inició entonces la creación de la base de datos fundamentada en LIBRUNAM.
En 1988 se incorporaron a la base de datos 8,227 títulos obtenidos de las cintas de CONACyT.
Los módulos que componen este sistema son Actualización y Recuperación, a continuación se presenta el diagrama del Sistema Seriunam (fig.1)
El módulo de actualización sirve para dar de alta las publicaciones periódicas y sus respectivos acervos a la base de datos.
El módulo de recuperación en línea es un sistema flexible y sencillo, el cual es la interfaz entre el usuario y las publicaciones periódicas con sus respectivos acervos.
La estructura de la base de datos es muy importante, porque dicta la organización, los métodos de acceso, el grado de asociatividad y las alternativas de procesamiento para la información.
La base de datos SERIUNAM está constituida por las siguientes relaciones: (fig.2)
Esta estructura proporciona el control centralizado de los datos de las publicaciones periódicas y a continuación se describe cada relación.
Fichas. Se almacena toda la información referente a los títulos de las publicaciones periódicas.
Dispersión. Se almacenan todas las palabras recuperables.
Lista3. Es la liga entre la relación FICHAS y la relación DISPERSIÓN.
Títulos. Ante la necesidad de hacer recuperaciones por título exacto, se creó esta relación, la cual contiene todos los títulos claves.
Acervos. Almacena toda la información referente a los fascículos.
Biblios. En esta relación se almacenan los nombres de todas las bibliotecas que existen en el sistema SERIUNAM.
Usuarios. Se almacenan todas las claves de los usuarios a los que se les permite actualizar acervos.
Númeroúnico. Es una pequeña relación donde se almacenan los totales de títulos, palabras y acervos existentes. Se utiliza para que en la pantalla de bienvenida del sistema SERIUNAM el usuario pueda observar cuantos títulos y cuantos acervos existen hasta esa fecha.
Con esta estructura la base de datos cumple con lo siguiente:
Para dar de alta la información de los títulos de las publicaciones periódicas, primero se codifica la información, para esto se debe utilizar una etiqueta para cada elemento de la publicación; después se captura y antes de darla de alta a la base de datos se realiza un proceso llamado filtro de la información, con el objeto de detectar errores de sintáxis y eliminar duplicados. El proceso que da de alta se efectúa durante la noche. Las relaciones afectadas son: FICHAS, TÍTULOS, DISPERSIÓN Y LISTA 3.
Al día siguiente se revisan los archivos que sirven de guía para saber a que hora se inició el proceso, a que hora terminó, cuántas fichas y cuántas palabras se dieron de alta. Se actualiza la relación NÚMEROÚNICO y se le informa al departamento de Catálogo colectivo que el proceso de alta ha concluido.
La actualización de acervos se inicia con la captura de toda la información que identifica un fascículo, esto es, la clave de la biblioteca, el folio, el año, el volumen y el número.
Al igual que con la información de los títulos, antes de dar de alta la información a la base de datos, se realiza un proceso llamado filtro de la información con el objetivo de detectar errores y eliminar duplicados.
El proceso para dar de alta acervos se efectúa durante la noche. La relación afectada es ACERVOS.
Al día siguiente se revisan los archivos que sirven de guía para saber a qué hora se inició el proceso, a qué hora terminó y cuántos registros se dieron de alta. Se actualiza la relación NÚMEROÚNICO y se le informa al departamento de Catálogo Colectivo que el alta ha terminado.
Las bibliotecas que cuentan con equipo de cómputo, pueden actualizar su acervo accesando el sistema SERIUNAM vía la red de teleproceso. Esta característica permite que la base de datos esté siempre actualizada.
SERIUNAM cuenta con un menú de ayuda, el cual sirve para que el usuario pueda accesar la información que desea de la mejor manera. A nivel BUSCO> se teclea la llave de acceso seguida de un espacio en blanco y la(s) palabra(s) recuperable(s). El sistema desplegará la(s) publicación(es) deseada(s).
Después de haber recuperado el título deseado, se puede conocer también el acervo correspondiente a ese título. Existen cuatro opciones:
DEP. Despliega el nombre de las bibliotecas que poseen el título recuperado.
ACE. Despliega el nombre de las bibliotecas que poseen el título y además su correspondiente acervo.
ACC. Además de teclear esta clave, se teclea la clave de la biblioteca de la cual se desea conocer su acervo.
AVN. Es una característica única del sistema SERIUNAM, sirve para obtener información más exacta. Se teclea el año, el volumen y el número y el sistema despliega los nombres de las bibliotecas que poseen ese fascículo. Para esta opción existen siete diferentes combinaciones para consultar según los datos que se conozcan.
| AÑO | VOLUMEN | NÚMERO |
| AÑO | VOLUMEN | |
| AÑO | NÚMERO | |
| AÑO | ||
| VOLUMEN | NÚMERO | |
| VOLUMEN | ||
| NÚMERO |
Contar con bibliotecas que tengan adecuados métodos de trabajo, apoyados en las facilidades que brindan los sistemas computarizados, asegura servicios más rápidos y eficientes, por lo tanto, se motivará a estudiantes, profesores e investigadores a hacer un uso exhaustivo de la biblioteca y a invertir el tiempo que gastaban en localizar y disponer de los materiales, en mantenerse actualizados en los avances científicos y tecnológicos.
A continuación se describen algunos de los productos del sistema SERIUNAM, los cuales sirven para apoyar a las bibliotecas en sus actualizaciones:
Esta información puede ser entregada en listado y/o en diskette, dependiendo de las necesidades de cada biblioteca.
Conclusiones
A lo largo del presente trabajo se ha mostrado la utilización de técnicas tales como el manejo de diversos lenguajes y paquetes para la programación de computadoras; el diseño de algoritmos, bases de datos, álgebra relacional, cálculo relacional, sistemas de información y el análisis para la identificación de fallas y errores de sistemas de operación, así como para el rediseño de los mismos con el propósito de desarrollar un sistema automatizado que ofrezca un servicio en las bibliotecas.
El sistema SERIUNAM creado por la Dirección General de Bibliotecas de la Universidad Autónoma de México, tiene como finalidad registrar y dar a conocer la ubicación de los títulos y acervos de publicaciones periódicas que se encuentren en determinada biblioteca y de esta forma apoyar actividades académicas de docencia e investigación.
SERIUNAM cumple con los objetivos marcados desde un principio, ya que un sistema interactivo basado en computadora, raras veces permite al usuario hacer algo enteramente nuevo.
El sistema se construyó para automatizar y por lo tanto, para mejorar tareas que se realizaban antes a mano o utilizando algún otro procedimiento. Esta nueva tecnología permite al usuario realizar sus tareas en menos tiempo, en forma más eficiente, con más precisión y a un costo menor.
SERIUNAM es un Catálogo Colectivo en línea que tiene la cualidad de ser versátil en cuanto a sus formas de búsqueda; de esta forma permite recuperar tanto información general como específica. Es eficaz en la identificación y localización de títulos y acervos de las publicaciones periódicas existentes en las 164 bibliotecas de la UNAM y en 121 bibliotecas externas.
Con SERIUNAM hay mayor aprovechamiento y enriquecimiento de las colecciones hemerográficas del sistema bibliotecario de la UNAM.
