Resumen

El objetivo del presente trabajo es mostrar el avance del catálogo de autoridad de temas, en forma automatizada, dentro del Departamento de Procesos Técnicos de la Dirección General de Bibliotecas de la UNAM.

Se presentan las principales características del programa, así como las opciones para el almacenamiento y recuperación de la información en dicho catálogo.

Se enumeran las ventajas que este catálogo traerá para optimizar las actividades de catalogación y clasificación en el Departamento de Procesos Técnicos, así como su utilización en cualquier unidad de información a nivel nacional, como un auxiliar en dichas actividades y para los usuarios facilitándoles la recuperación de la información.

Introducción

El objetivo de cualquier biblioteca es satisfacer las necesidades de información de sus usuarios, y para cumplirlo, se vale de diversos instrumentos con el fin de facilitarles el acceso a la información.

El principal instrumento que se tiene para facilitar el acceso es el catálogo, en el que se presentan al usuario todos los registros catalográficos con los que cuenta la biblioteca, y en el que la recuperación de la información, entre otros puntos, será por autor, título o materia. Así pues, "el principio fundamental en catalogación es el interés del usuario en la búsqueda de información...[y en la catalogación por materia] el lector es el eje de todos los principios teóricos y prácticos de catalogación. Todas las demás consideraciones, como la conveniencia y el deseo de arreglar entradas con algún orden lógico, son secundarias para la regla básica del encabezamiento, al expresar y estructurar lo que el lector busca.^"(1) Esto, basado en normas internacionales que permitan la recuperación e intercambio de información. De aquí que sean necesarios los catálogos de autoridad, que "son archivos manuales o automatizados que contienen los datos catalográficos aceptados para usarse en un sistema bibliotecario, con el propósito de normalizar y controlar el uso de los asientos de tema, autor, serie, etc., incluyendo además sus respectivas referencias."⁽²⁾

La finalidad de estos catálogos es: "crear registros catalográficos uniformes, facilitar la recuperación en los servicios al público y técnicos, tener un mejor control de la calidad en los registros catalográficos y asegurar la integridad de los datos.^"(3)

El Departamento de Procesos Técnicos de la Dirección General de Bibliotecas tiene como objetivo catalogar y clasificar el material bibliográfico adquirido por las bibliotecas que integran el sistema bibliotecario de la UNAM, con la finalidad de ponerlos a disposición de los usuarios en el menor tiempo posible.

Para realizar estas actividades y mantener la uniformidad en los puntos de acceso, ha desarrollado el catálogo de autoridad de temas automatizado, que se implementó debido a que, a pesar de contar con el catálogo de tarjetas y listados, éstos no contenían las referencias de véase y véase también, lo que ocasionaba muchas veces que un tema fuese asignado de diferentes formas y que no hubiese uniformidad en los puntos de acceso. Dicho objetivo se ha conseguido al contar con este nuevo sistema, que además puede servir como una herramienta auxiliar para todos los usuarios de LIBRUNAM, al contar con esta base, una vez que se instale en el nuevo software (Information Navigator).

Con base en lo anterior, el propósito de este documento es dar a conocer el diseño del catálogo automatizado en su forma actual, así como el proyecto a desarrollar a corto plazo, y las ventajas que está ofreciendo a los catalogadores para la agilización de sus labores técnicas.

Catálogo de autoridad de temas

El catálogo de autoridad de temas está formado por los encabezamientos de materia que "son representaciones verbales del contenido del material bibliográfico"⁽⁴⁾ y sus principales objetivos son:

1. Permitir el acceso por tema a todo el material relevante.
2. Permitir el acceso por tema al material relacionado con otros temas.
3. Juntar referencias de material que traten el mismo tema, independientemente de desigualdades en terminología, por diferencias nacionales o de algún otro tipo.
4. Proveer acceso a cualquier campo de temas, a cualquier nivel de análisis, del más general al más específico.
5. Permitir el acceso a través de vocabulario común a cualquier grupo de usuarios, especializados o no.⁽⁵⁾

Con esta base y a partir de la adopción del sistema de Clasificación LC a finales de la década de los 50’s, el Departamento de Procesos Técnicos utiliza como herramienta básica para la realización de las actividades de asignación de encabezamientos de materia, el "National Union Catalog" (NUC) de la Biblioteca del Congreso de los E.U.A., por lo cual los temas están basados en la lista "Library of Congress Subject Headings (LCSH)." ⁽⁶⁾

Esto permitió desarrollar el catálogo de autoridad de materia en tarjetas, que sirvió de base para el automatizado.

Descripción del programa

Considerando que las bases de datos "son colecciones de información... que residen en uno o más archivos" ⁽⁷⁾ y que las características de recuperación en línea son: 

1. Búsqueda por encabezamientos de materia con referencias y cancelaciones.
2. Ser una base bilingüe en español e inglés permitiendo concordancias entre los dos idiomas.
3. Proporcionar la clasificación LC y Dewey al tema correspondiente, para apoyo a las bibliotecas que usen uno u otro sistema.

 El Departamento de Procesos Técnicos diseñó el catálogo de autoridad de temas con el programa DBASEIII y se programó el sistema en CLIPPER 5.0 empleando utilerías FUNCKY. Los requerimientos mínimos de equipo para su manejo son: una PC con disco duro con 15 MB libres, con capacidad desde 512 KB en RAM y un monitor monocromático o color. (ilus.1)

El menú principal presenta tres opciones: ACTUALIZA, CONSULTA y UTILERÍA. (ilus.2)

La opción ACTUALIZA permite dar de alta o accesar nuevos registros, capturando cada uno o bien, si la información se tiene en disco flexible, se actualiza por bloques de temas que son traducidos con el programa Globalink, el cual realiza la traducción de los temas de inglés a español, y el personal del área los estructura con base en los Encabezamientos de Gloria Escamilla, Bilindex, y la Lista de Encabezamientos de materia para bibliotecas de ICFES y otros materiales especializados.

La creación o modificación de los registros se logra a través de la utilización del menú ACTUALIZA, en el cual existen tres opciones: ALTAS, BAJAS Y CAMBIOS. (ilus.3)

La opción ALTAS permite introducir un nuevo registro. Para ello existen dos formas:

1. Tecleando cada uno de los registros o
2. De manera automática en bloques, agrupados en archivos, los cuales fueron transferidos de las bases de datos CDMARC Bibliographic y Bibliofile a discos flexibles.

En ambos casos se deben incluir los siguientes datos: 

1. Encabezamiento autorizado. (Tema en español)

Es el término aceptado como autoridad de materia por el Departamento de Procesos Técnicos, el cual ha sido traducido de la Lista de Encabezamientos de Materia de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos (Library of Congress Subject Headings), basado en fuentes especializadas y con la ayuda de GLOBALINK.

2. Encabezamiento en inglés. (Tema en inglés) Es el encabezamiento tomado tal y como aparece en la Lista de Encabezamientos de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos.
3. Referencias de véase.(x) Son los sinónimos del encabezamiento autorizado, los cuales pueden ser empleados por el usuario de diferentes maneras.
4. Origen de Catalogación. Son los datos referentes a la fuerza de donde fue tomado el encabezamiento autorizado. Las fuentes que se están utilizando como base de los registros son: CDMARC Subject y Library of Congress Subject Headings de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas editada por la OEA, y el Bilindex; además de diccionarios especializados en las diferentes ramas del conocimiento.

Próximamente se incorporarán las clasificaciones L.C. y Dewey

5. Clasificación L.C. Es la clasificación de la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos utilizada por el Sistema BIBLIOTECARIO de la UNAM.
6. Clasificación Decimal de Dewey. Esta clasificación es usada por aproximadamente el 50% de las bibliotecas mexicanas.

La opción BAJAS cancela los registros de la base que por alguna razón se encuentran duplicados.

La opción CAMBIOS modifica el registro que tiene algún error, ya sea por haber sido tecleado incorrectamente o con errores en la referencia.

Ambas opciones permiten corregir errores de captura y mantener al día el catálogo.

La opción CONSULTA permite accesar los registros de autoridad, a través de dos opciones: ESPAÑOL ó INGLÉS. (ilus. 4)

Una vez que decidimos cual opción vamos a emplear, el sistema nos requiere el término deseado.

Si se busca por el encabezamiento autorizado México – Historia- Revolución – 1910 – 1917 recuperamos el registro correspondiente. (ilus.5)

Por otro lado, si se decide buscar por el término en inglés Mexico – History – Revolution, 1910 –1917, también es posible recuperar el registro de autoridad. (ilus. 6)

Otra característica importante de este programa, es que también permite recuperar por las referencias de véase, es decir, todos aquellos términos que son sinónimos, pero que no han sido tomados como encabezamiento autorizado. (ilus. 7)

La opción UTILERÍA posibilita hacer una serie de tareas como la reconstrucción de índices, respaldo de la base de datos y transferencia de información.

Este catálogo está integrado actualmente por 39,234 registros, todos ellos con sus correspondientes términos en inglés, y las referencias de véase.

Cabe aclarar que dentro del sistema las clasificaciones L.C. y Dewey, así como las referencias de véase también y las dos "xx", están en proceso de conformación. A través del uso del catálogo de autoridad de temas automatizado, se tienen las siguientes ventajas:

1. Facilita las tareas de asignación y traducción de encabezamientos de materia, permitiendo realizarlas en forma rápida y confiable.
2. Permite una mayor uniformidad en la información.
3. Actualización instantánea.
4. Disminución de recursos humanos y materiales.
5. Facilitan al catalogador sus labores, realizándolas en un tiempo menor.
6. Es de fácil manejo.
7. Tiene considerable capacidad de almacenamiento.
8. Rapidez y facilidad para localizar y recuperar cualquier registro por diversos puntos.
9. Sencillez para modificar datos.
10. Requiere de poco espacio físico.

 Conclusiones

Para el Departamento de Procesos Técnicos de la Dirección General de Bibliotecas de la UNAM, la implementación del catálogo de autoridad de temas automatizado le ha permitido optimizar los procedimientos de trabajo del personal, reorganizando sus actividades y facilitando el flujo de trabajo. Por otra parte, también ha permitido elevar la calidad de la información procesada y disminuir los costos de catalogación.

El contar con una herramienta de esta naturaleza no sólo apoya al Departamento de Procesos Técnicos, sino que abre la posibilidad de ser empleado en el futuro, dentro de los catálogos en línea de acceso al público que serán puestos a disposición de los usuarios del Sistema Bibliotecario UNAM y a nivel nacional para los usuarios de LIBRUNAM, con lo cual será posible implementar su nivel de satisfacción al poder recuperar la información sobre los materiales que busquen por diferentes puntos de acceso, incluyendo aquellos no considerados como autorizados pero que sin embargo muchos usuarios utilizan.

 Referencias 

1. CHAN, Lois Mai. Library of Congress Subject Headings : principles and application. – Littleton, Colorado : Libraries Unlimited, 1978. – p 22
2. BOHDAN, S. Wynar. Introduction to cataloging and classification. 6 ed. – Littleton, Colorado : Libraries Unlimited, 1980. – p. 613
3. FEEDMAN, Maurice J. "The automation of cataloging, 1976". – Library Trends. --. 25 (3), Jan. 1977. – p. 712
4. Cfr. CHAN, Louis Mai. Op. Cit. p. 28
5. Ibid. p. 18
6. Manual de rutinas del Departamento de Procesos Técnicos de la Biblioteca Central de la UNAM / Elaborado por Surya Peniche de Sánchez MacGregor... [ et al.] . – México : [ s.n.] , 1958. – p. 13
7. PALMER, Roger C. Online reference and information retrieval. – Littleton, Colorado : Libraries Unlimited, 1987. – p. 8

 Obras consultadas

BERMAN, Sanford. "Proposal for Reform to improve subject searching". En Cochrane, Pauline A. Improving LCSH for use in online. – Littleton, Colorado : Libraries limited, 1986. – p. 121-122

BOHDAN, S. Wynar. Inroduction to cataloging and classification. – 6 ed. – Littleton, Colorado : Libraries Unlimited, 1980. – 657 p.

BROWN, A. G. Introduction to subject indexing : a programmed text. – London : Clive Bingley, 1982.

CLACK, Doris Hargrett. Authority control principles application, and instruction. – Chicago : American Library Association, 1990.-- [ 106 ] p.

CHAN, Lois Mai. Library of Congress subject headings : principles and application. – Littleton, Colorado : Libraries Unlimited 1978. – 347 p.

"Library of Congress Subject Headings as an online retrieval tool : structural considerations". En Cochrane, Pauline A. Improving LCSH for use in online. – Littleton, Colorado : Libraries Unlimited, 1986. – p. 123-133

FEEDMAN, Maurice J. "The automation of cataloging, 1976". – Library Trends. – 25 (3), Jan. 1977. – p. 712-715

FOX, Judith A. Kay Kanafani. "Global change capabilities to improve authority control in an online catalog". – Information Technology and Libraries.—8(1), March 1989. – p. 273-283

HENIGMAN, Barbara. "Networking and authority control : online catalog authority control in Illinois. – Information Technology and Libraries. – 10(1), March 1991.—p. 47-54

HOLLEY, Robert P. Subject control in online catalogs. – New York : Haworth, 1989. – 521 p.

JAMES COATES, Eric "Subject catalogues : headings and structure".En Cochrane, Pauline A. Improving LCSH for use in online. – Littleton, Colorado : Libraries Unlimited, 1986. – p. 140-147.

JAMIESON, Alexis J., Elizabeth Dolan and Luc Declerck. "Keyword searching vs. authority control in an online catalog". – Journal of Academic Librarianship. – 12 (5), November 1986. – p. 277-283

LANGRIDE, Derek Wilton. Subject analysis : principles and procedures. – London : Bowker-Saur, 1989. – 146 p.

MANRIQUE DE LARA, Juana. Guía de encabezamientos de materia para los catálogos diccionarios. -- México : SEP, 1953. – 212 p.

MCDONALD, David R. "Data dictionaries, authority control, and online catalogs : a new perspective". – Journal of Academic Librarianship. – 11 (4), September 1985. – p. 219-222.

MARKEY, Karen. Subject searching in library catalogs : before and after the introduction on line catalogs.—Dublin : OCLC, 1984.

MILLER, Dan. "Authority control in the retrospective conversion process". En COCHRANE, Pauline A. Improving LCSH for use in on line. – Littleton, Colorado : Libraries Unlimited, 1986. – p. 269-297.

PALMER, Roger C. Online reference and information retrieval. – Littleton, Colorado : Libraries Unlimited, 1987. – 189 p.

PETTEE, Julia. Subject headings : the history and theory of the alphabetical subject approach to books. – New York : H. W. Wilson, 1947. – 191 p.

STUDWELL, William E. Library of Congress Headings : philosopy, practice and prospects. – New York : Haworth, 1990. --120 p.

THOMAS, Catherine M. "Authority control in manual versus online catalogs : an examination of "see references". – Information Technology and Libraries. – 3 (4), December 1984. – p. 393-398.

VAN PULIS, Noelle and Lorene E. Ludy. "Subject searching in an online catalog with authority control" -–College and Research Libraries.49. -- (1) – January 1988. – p. 523-533