La asignación de encabezamientos de materia en el Departamento de Procesos Técnicos de la Dirección General de Bibliotecas de la UNAM

Filiberto Felipe Martínez Arellano

Carlos García López

Dirección General de Bibliotecas de la

Universidad Nacional Autónoma de México

El Departamento de Procesos Técnicos de la Dirección General de Bibliotecas de la UNAM, tiene como principal objetivo el catalogar y clasificar los libros que adquieren las bibliotecas pertenecientes a esta institución en el menor tiempo posible, a fin de que se pongan rápidamente en servicio.

Para evitar la duplicidad de esfuerzos, y aprovechar el trabajo realizado en otros lugares, se utiliza el Catálogo Nacional de Unión de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos (NUC) para apoyar estas actividades de catalogación.

En esta obra encontramos las fichas catalográficas del material por procesar en un alto porcentaje, aproximadamente un 80%, con lo cual evitamos la duplicidad de esfuerzos, puesto que el análisis del contenido de los materiales ya ha sido realizado en la Biblioteca del Congreso, razón por la cual aparecen gran cantidad de fichas en este catálogo, pero con los temas en inglés, los cuales fueron asignados en esa biblioteca utilizando el Subject Headings.  No obstante lo anterior, este catálogo nos permite agilizar los tiempos en los cuales el material puede ser procesado, pues es importante señalar que éste también se encuentra en disco compacto, con todas la ventajas respecto a las facilidades y tiempos empleados en recuperar fichas catalográficas útiles.

Al ser esta herramienta un catálogo producido en Estados Unidos, las fichas contienen los temas en inglés, y para traducirlos se utiliza en primer instancia un catálogo de autoridad de traducciones que el Departamento de Procesos Técnicos ha elaborado, donde se encuentra el equivalente al español de los términos en inglés.  Ahora bien, si los temas no se encuentran en la lista de traducciones de la Dirección General de Bibliotecas, se traducen en base a las siguientes fuentes: Bilindex, Lista de Encabezamientos de la OEA y enciclopedias especializadas, las que se emplean en ese orden, elaborando las correspondientes tarjetas inglés-español, español-inglés a fin de tener un control de los términos empleados en la traducción de estos temas.

Es importante mencionar que este catálogo de autoridad de traducciones, es empleado por otras bibliotecas para las actividades relacionadas con la asignación y traducción de temas.

Resumiendo la expuesto sobre este aspecto, podemos afirmar que el Departamento de Procesos Técnicos utiliza para agilizar sus procesos técnicos las fichas del Catálogo Nacional de Unión de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos; estas fichas contienen temas en inglés, los cuales son traducidos al español utilizando el catálogo de traducciones de este Departamento.

Por otro lado, para asignar encabezamientos de materia a las obras que no se encuentran en el Catálogo de la Biblioteca del Congreso se utilizan:

El tener un desconocimiento de las actividades y procedimientos que tienen lugar en el Departamento de Procesos Técnicos, lleva a algunos autores a efectuar afirmaciones incorrectas como las encontradas en el artículo "Políticas para la asignación de encabezamientos de materia" aparecido en el número anterior de esta revista, como las que se transcriben a continuación.

"En la asignación de encabezamientos de materia, el Departamento de Procesos Técnicos de la Dirección General de Bibliotecas de la UNAM emplea varias listas de encabezamientos: El Subject Headings de la Biblioteca del Congreso empleada como primera instancia"

Si tomamos en cuenta que la asignación de encabezamientos de materia es la actividad que tiene como objetivo determinar qué temas trata una obra y una vez realizado lo anterior buscar, los términos con que se expresen estos conceptos, basándonos en una lista o control del vocabulario, resulta totalmente inadmisible utilizar una lista con términos en inglés cuando nuestros usuarios hablan el español.

Por otra parte, dentro del trabajo de asignación de encabezamientos de materia se debe diferenciar claramente entre lo que son principios y políticas.

Los principios son las bases o fundamentos sobre los cuales descansa una actividad técnica, como puede ser el caso de la catalogación, y las políticas son planteamientos generales que sirven de guía para la toma de decisiones en el trabajo cotidiano.

Entre los principios básicos citados por algunos autores que se han dedicado a estudiar este asunto como Cutter, Haykin, Chan y Escamilla,1 encontramos para la actividad de asignar encabezamientos de materia los siguientes principios:

a) El lector como centro: Se debe de tomar al lector como el objetivo principal en todas las actividades de catalogación.

b) Uniformidad en los asientos: Cada materia deber aparecer en los catálogos como una sola forma.

c) Utilización de terminología adecuada: Se debe establecer una perfecta relación entre el término elegido por el usuario en la búsqueda de la información y el encabezamiento empleado en el catálogo.

d) Utilización de términos específicos: El encabezamiento utilizado debe ser el más específico, no debiendo emplearse encabezamientos de carácter general.

Si revisamos el artículo aludido nos encontramos en la parte de políticas generales lo siguiente:

1. Asignar el encabezamiento de materia que con mayor claridad y consistencia indique el asunto específico del libro.

2. Debe de asignarse el encabezamiento más específico, sin asignar al mismo libro dos encabezamientos, uno general y otro específico."

Como puede verse, lo anterior no son políticas, sino principios.  Asimismo, en el artículo de referencia se enumeran como principios los siguientes:

a)    Colecciones

b)        Colecciones literarias

c)        Congresos

d)    Discursos, ensayos y conferencias

e)    Estudio y enseñanza

f)     Diccionarios

g)    Diccionarios y enciclopedias

Al respecto cabe señalar que en la literatura sobre el tema, estos aspectos son denominados subencabezamientos o subdivisiones, los que en opinión de Haykin2 son un mecanismo para subarreglar un gran número de trabajos, los cuales han sido colocados juntos usando un mismo tema, es decir, cuando se tiene un gran número de fichas bajo un mismo tema se utilizan los subencabezamientos para formar pequeños subconjuntos de ese gran grupo, haciendo más fácil al usuario del catálogo la revisión de una gran cantidad de fichas.

Como se puede observar a través de lo hasta aquí expuesto, debe de existir una clara diferencia entre lo que son principios y políticas, así como manejar conceptos claros y precisos sobre este asunto, y no distorsionarlos, ya que en vez de ayudar a los interesados en este tema, les crea confusión, repercutiendo en la calidad con la cual se efectúan estas actividades.

Por otra parte, al proponer una serie de políticas se deben de tomar en cuenta los objetivos, los procedimientos y los programas de la institución donde se piensan aplicar.

En el artículo citado se plantean políticas que dadas las características del Departamento de Procesos Técnicos de la DGB están totalmente fuera de la realidad y a manera de ejemplo podemos señalar los siguientes:

Se menciona que "no se asignarán encabezamientos de materia a materiales audiovisuales, ni a publicaciones periódicas", cuando este tipo de materiales no es catalogado por este departamento.

Se propone que la "asignación de encabezamientos de materia ser de acuerdo al Subject Headings de la Biblioteca del Congreso" y como ya se ha mencionado anteriormente, esta lista contiene únicamente temas en inglés.

Asimismo, existen contradicciones en estas propuestas para efectuar las actividades de asignación de encabezamientos de materia:

Se menciona que para el tema México "las subdivisiones geográficas se consignarán de forma directa" y por otro lado se propone que "el nombre geográfico se consignará de acuerdo a la Lista de Encabezamientos de Materia de Escamilla", cuando en esta lista para el tema México no se utilizan únicamente subdivisiones geográficas directas, sino también indirectas.

Igualmente se propone utilizar para asignar encabezamientos de materia el Subject Headings, y en esta lista acontece lo mismo que en la lista de Escamilla, son utilizados subencabezamientos geográficos directos e indirectos, lo cual va en contradicción con la propuesta de usar únicamente subencabezamientos directos.

No obstante la contradicción anterior, en el supuesto caso de adoptarse como política la propuesta, cabe plantearse las siguientes interrogantes: ¿qué pasaría con las fichas donde se han empleado subencabezamientos geográficos? ¿como se podría recuperar esta información? ¿no estaríamos agravando en vez de solucionar la problemática del Departamento manejando inconsistencias e irregularidades en los temas de los registros bibliográficos que conforman la base de datos LIBRUNAM?

Como puede verse, la solución del problema no es sencilla, y no se pueden proponer políticas que en vez de ayudar a resolver el problema lo agravarían más, sino estudiar y analizar el problema en forma seria y sistemática.

Existen por otro lado propuestas que nada tienen que ver con el título del trabajo, como son las siguientes:

"Las obras completas de un autor contenidas en varios volúmenes se consideran como obras monográficas cuando únicamente cuenten con título colectivo."

"Si cada uno de los volúmenes que conforman las obras completas cuentan con título propio se procesarán como obras independientes."

"Para biografías colectivas se emplearán las reglas de catalogación en el sentido de que si son más de tres biografiados, se dará un encabezamiento bajo la clase de personas a la que pertenecen con la subdivisión BIOGRAFÍA."

Es claramente perceptible en los enunciados anteriores que éstos se refieren a actividades de catalogación descriptiva, las cuales van interrelacionadas estrechamente con la asignación de encabezamientos de materia, realizándolas en la práctica de manera global junto con la clasificación, pero que son asuntos totalmente diferentes, cada uno con sus propios principios.

Por todo lo anteriormente expuesto, es de recomendarse que los interesados en este tema consulten la literatura especializada a fin de tener un panorama claro, conciso y fundamentado sobre este asunto.

1.       Chan, Louis Mai.  Library of Congress : Subject Headings: principles and application. -- Litleton, Colorado : Libraries Unlimited, 1978. -- p. 35-44.

2.        Chan, Louis Mai.  Ibidem. p. 62.f