Propuesta
para administrar el quehacer de la biblioteca del Instituto
de Matemáticas-UNAM
Felipe
Meneses Tello
Coordinación
de la Investigación Científica de la
Universidad
Nacional Autónoma de México
Esta
propuesta administrativa, cabe mencionar, se ha hecho a petición del
Coordinador de la Biblioteca e Investigador del Instituto, Dr. Marcelo Aguilar,
y está orientada a solucionar los problemas que actualmente presenta el centro
bibliotecario, fundamentalmente en el desarrollo de sus servicios.
En
el Instituto de Matemáticas, a diferencia de otros institutos del área de la
investigación científica de nuestra Máxima Casa de Estudios, la biblioteca
resulta ser tanto el área de estudio y reflexión como el laboratorio.
Es decir, el servicio bibliográfico constituye el apoyo fundamental a
los trabajos de investigación, docencia y difusión de la cultura que tiene
encomendado dicho instituto.
De
esta idea se deriva la justificación del presente proyecto, el cual está
encaminado a solucionar, lo mejor y más pronto posible, los problemas
planteados en el informe de la Comisión de la Biblioteca.
Asimismo se pretende, con la puesta en marcha de este plan de labores,
mejorar en todos los aspectos el funcionamiento de ésta.
La
mala operación de un centro bibliotecario en la mayoría de las veces es el
resultado de la falta de objetivos claros.
Por tal motivo, este proyecto presenta un objetivo general y objetivos
específicos que tienen, como función, orientar cada una de las actividades
propuestas.
Objetivo
general
Apoyar
las labores de investigación, docencia y difusión de la cultura del Instituto
de Matemáticas, mediante la dotación de la información necesaria contenida en
informes técnicos, artículos de publicaciones periódicas, libros y tesis,
entre otros. Es decir, brindar la
información documental pertinente a investigadores, profesores, becarios y
estudiantes de dicho instituto, así como a organismos similares y particulares
que demandan el servicio de biblioteca.
Para
alcanzar este objetivo, con la mayor efectividad posible, es necesario llevar a
la práctica las actividades siguientes:
1)
Selección de material bibliográfico
2)
Adquisición de material bibliográfico
3)
Organización técnica de la colección
4)
Administración de los servicios destinados a los usuarios
5)
Control de las publicaciones periódicas
6)
Reglamento de Biblioteca
7)
Conservación y custodia del material bibliohemerográfico
8)
Difusión de la biblioteca
9)
Actividades especiales
10)
Administración de recursos
11)
Participación académica
l.
Selección de material bibliográfico
Objetivo:
Continuar
con el desarrollo de la colección de libros para que cubra las necesidades de
información de los estudiosos del instituto.
En
efecto, la actividad a tomar en consideración para continuar alimentando la
biblioteca con novedades bibliográficas será la concerniente a la selección
de material monográfico. Esta
labor coadyuvará a incrementar tanto cuantitativa como cualitativamente el
fondo documental.
Para
realizar este rubro se pretende hacer lo siguiente:
§
Establecer
contacto con las editoriales internacionales más prestigiadas, con el fin de
solicitar catálogos de ventas actualizados.
§
Solicitar libros a vistas de librerías nacionales
§
Asistir a ferias internacionales y nacionales
§
Solicitar entrevistas con empresas distribuidores y proveedoras de
material bibliográfico.
§
Elaborar una guía de políticas de selección.
Asimismo
se pretende llevar a cabo evaluaciones de colecciones por determinados campos de
las matemáticas para detectar: utilidad o uso, capacidad de apoyo a la
investigación y docencia, obsolescencia, duplicidad o lagunas en el acervo y
valor. En suma se tratará de
descubrir deficiencia y calidad de la colección.
Estas evaluaciones servirán como fundamento para la justificación y
defensa del presupuesto, así como para ponderar diversos factores para propósitos
de planificación bibliotecaria, específicamente para orientar más académicamente
la selección de material.
2.
Adquisición de material bibliográfico
Objetivo:
Incrementar cuantitativa y cualitativamente la colección de libros, acorde a
las necesidades propias del Instituto. Asimismo
hacer llegar lo antes posible el material bibliográfico a quien lo requiera.
Esta
tarea se hará mediante la compra, canje y donación.
El primer tipo de adquisición permitirá agilizar el ejercicio del
presupuesto de la partida correspondiente a la compra de libros que destina la
Universidad Nacional para tal efecto. El
canje y la donación servirán como complemento para adquirir material, por
ejemplo, que está fuera del mercado o de imprenta.
Las
actividades a realizar a grandes rasgos son:
§
Estudiar las diversas tendencias del mercado editorial en el campo de
las matemáticas.
§
Mantener y controlar las solicitudes de libros mediante la operación
de una base de datos en Micro CDS/ISIS.
§
Hacer
los reclamos pertinentes a los proveedores del material que retrasen la entrega
del mismo.
§
Promover
un intenso programa bibliográfico de canje y donación a nivel internacional.
3.
Organización técnica de la colección
Objetivo:
Ordenar
sistemáticamente el fondo documental (libros, publicaciones periódicas, tesis,
etc.) acorde con los lineamientos del sistema bibliotecario de la UNAM y
necesidades propias, para permitir una rápida identificación y localización
de cada uno de los títulos.
En
este rubro quedan comprendidas las tareas tendientes a mantener todos los tipos
de documentos escritos bajo estricto ordenamiento, desarrollando para tal efecto
tanto labores manuales como automatizadas.
Para
cumplir con este aparato será menester realizar lo que sigue:
§
Catalogar
de modo provisional todo libro que vaya ingresando a la biblioteca, de acuerdo a
las Reglas de Catalogación Angloamericanas, 2ª edición.
§
Clasificar
provisionalmente el material bibliográfico (libros) acorde a un sistema de
clasificación artificial.
§
Desarrollar
el proceso menor del libro (marcaje, pegar etiquetas de clasificación y
esquineros, reparar boletas de préstamo, etc.)
§
Registrar
las adquisiciones de libros en la Dirección General de Bibliotecas para que: l)
quede registrado en LIBRUNAM y 2) sea catalogado y clasificado y genere las
tarjetas catalográficas.
§
Mantener
actualizados los catálogos tanto manuales como automatizados.
§
En caso
de que no existan, crear los catálogos topográfico y de número de adquisición.
§
Registrar
en Kardex y en la computadoras los volúmenes y números de las publicaciones
periódicas (véase actividad No. 5)
§
Optimizar
el espacio para el almacenamiento continuo de libros y revistas, tomando como
variable el crecimiento semestral y anual de las colecciones por metro lineal.
Cabe
agregar que los rubros 1, 2 y 3 incluyen el acervo que estará destinado a la
sucursal del Instituto que está en la ciudad de Morelia, Michoacán (véase el
apartado no. 9).
4.
Administración de los servicios destinados a los usuarios
Objetivo.-
Mejorar la
calidad de los servicios al público usuario mediante la optimización de
recursos materiales y humanos, así como incrementar la gama de dichos
servicios, utilizando métodos y técnicas apropiadas para una biblioteca
especializada, con el fin de transmitir y acrecentar el conocimiento.
Los
servicios a la comunidad para la cual fue creada la biblioteca, son el reflejo
en gran medida de la efectividad, en términos generales, del funcionamiento de
la misma, Por esto, se prestará una atención especial a esta actividad.
La
biblioteca del instituto de Matemáticas ofrecerá como mínimo los servicios
siguientes:
§
Préstamo interno
§
Préstamo interbibliotecario
§
Fotocopiado
§
Préstamo a domicilio
§
Consulta general
§
Hemeroteca
En
relación a la disponibilidad de recursos humanos y materiales, se propone
brindar los servicios de:
§
diseminación selectiva de la información
§
consulta a bases de datos
§
alerta
§
reserva (si es necesario)
§
boletín de adquisiciones
§
exposiciones especializadas
§
visitas guiadas (a grupos de estudiantes)
§
orientación a usuarios (internos y externos)
§
investigación documental
§
préstamo de audiovisuales (películas, etc.)
Con
esta gama de servicios la Biblioteca del Instituto pasaría a formar parte de la
vanguardia del quehacer bibliotecario que desarrolla la red de bibliotecas de la
UNAM.
5.
Control de publicaciones periódicas
Objetivo:
Adquirir
con puntualidad los títulos de las publicaciones periódicas que a la fecha
recibe la biblioteca del Instituto y completar las colecciones de las mismas.
En
virtud de que los artículos científicos contenidos en las publicaciones periódicas
representan la comunicación escrita más relevante en todo centro bibliotecario
especializado, esta labor está encaminada a administrar rigurosamente la
adquisición del material hemerográfico.
Para
cumplir el objetivo anterior, se propone efectuar lo siguiente:
§ Estudiar los registros que a la fecha la biblioteca tiene para el control de las publicaciones periódicas, tanto manuales como automatizados.
§ Verificar, título por título, en el kardex o en otro registro que se tenga, para anotar los volúmenes y/o números faltantes.
§ Solicitar al Centro de Información Científica y Humanística o a un proveedor de este tipo de material, la adquisición de los volúmenes ausentes.
§ Los volúmenes y números que falten, correspondientes a los años 1990 y 1991, reclamarlos a la institución responsable.
§ Solicitar a las instituciones que tienen el compromiso de entregar revistas, ya sea por compra, canje o donación, lo hagan de manera puntual.
6.
Reglamento de la biblioteca
Objetivo:
Normalizar
la administración de los servicios y la utilización del fondo documental, así
como normar los derechos y deberes de los usuarios, con el propósito de
coadyuvar a un eficaz funcionamiento de la Biblioteca.
Por lo que respecta a esta parte, si la biblioteca tiene ya un reglamento, se limitará el responsable de la misma a estudiarlo para, si es el caso, modificarlo acorde a las necesidades reales del Instituto. Si no existe, se procederá a elaborarlo.
Las
actividades a desempeñar para modificar o desarrollar dicho documento serían:
§
Analizar el Reglamento General de la UNAM, publicado en julio de 1990
en Gaceta UNAM.
§ Estudiar los reglamentos de diferentes bibliotecas especializadas para considerarlos como puntos de referencia.
§ Solicitar el Visto Bueno del director del Instituto, entre otras autoridades del mismo y del sistema bibliotecario universitario.
§
Distribuir el documento aprobado entre la comunidad del Instituto y la
red de bibliotecas de la UNAM.
§
Difundir en Gaceta UNAM, entre otros medios el reglamento.
Este escrito hará evidentes los derechos y obligaciones tanto del personal de la biblioteca como del usuario. No se tratará, que quede claro, de obstaculizar en ningún momento el trabajo intelectual. El fin será contribuir a que todos los usuarios tengan la oportunidad de hacer un uso adecuado de los fondos documentales, de los servicios y de las instalaciones de la biblioteca.
7. Conservación y custodia del material bibliohemerográfico
Objetivo:
Evitar
en todo lo posible la pérdida, robo, mutilación y mal trato en general del
patrimonio bibliohemerográfico universitario que conserva la biblioteca del
Instituto.
Entre
los problemas que la Comisión de Biblioteca del Instituto de Matemáticas
enumera, registra el concerniente a la "pérdida de libros".
Ante tal circunstancia, esta actividad estará destinada a la protección
general de la colección documental.
Las
actividades a emprender serán:
§
Solicitar
a Sensormatic Electrónica de México S.A., empresa en la prevención de pérdidas
y control contra robos en bibliotecas, una muestra de la eficacia de su sistema.
§
En el
caso que se decida adquirir el equipo de Sersormatic, colocar las cintas magnéticas
en toda la colección.
§
Controlar
estrictamente los préstamos interbibliotecarios.
§
Restringir
el manejo de las llaves de la biblioteca.
§
Prohibir
el uso de la estantería abierta a determinados tipos de usuarios.
§
Supervisar
los servicios de mantenimiento y aseo de la colección.
§
Control
personal de los préstamos a domicilio (o cubículo) a investigadores,
profesores y becarios.
§
Enviar
remesas de obras a encuadernación para su mejor conservación.
Cabe agregar que, en cierta medida, el reglamento de la biblioteca coadyuvará a evitar, normando los préstamos y las devoluciones, más pérdidas de libros, ya sea por la irresponsabilidad del usuario o por el descuido del personal en no reclamar el material con plazo de préstamo vencido.
8.
Difusión de la biblioteca
Objetivo:
Dar
a conocer, tanto a la comunidad universitaria como a la externa, involucrada en
el campo de las matemáticas, el quehacer bibliotecario del Instituto.
Todo
quehacer académico que presta servicios, independientemente de su naturaleza,
necesita ser difundido. Por este
motivo se procederá a programar algunas actividades de difusión y propaganda.
Bajo este rubro se realizará lo siguiente:
§
Elaborar un plan sistemático de relaciones públicas para orientar las
tareas de difusión.
§
Enviar como mínimo anualmente dos notas a la Gaceta UNAM sobre
los servicios y los fondos documentales de la biblioteca.
§
Difundir, mediante escritos detallados, colecciones antiguas o
ediciones raras y valiosas en el periódico Humanidades y en la revista Biblioteca
Universitaria, entre otros medios.
§ Participar con un escrito, como mínimo una vez al año, en un foro nacional de bibliotecarios, en donde se dé a conocer los resultados de un estudio sobre cierto aspecto de la biblioteca.
Acorde
a la experiencia y visión que se vaya adquiriendo en la práctica, la serie de
actividades sobre la difusión de la biblioteca podría mejorarse al ir
surgiendo otras ideas.
9.
Actividades especiales
Objetivo:
Desarrollar
el trabajo pertinente para albergar, organizar y poner al servicio de la
comunidad interesada la colección especial de libros antiguos y el acervo de
videos pertenecientes al Instituto, los cuales a la fecha se mantienen fuera de
la biblioteca. Asimismo controlar a
distancia la colección bibliohemerográfica destinada a la sucursal que se
encuentra en la ciudad de Morelia, Michoacán.
En
atención a los comentarios del Dr. Marcelo Aguilar, Coordinador de la
Biblioteca del Instituto, ha sido conveniente abrir este apartado. Las labores
tendientes a alcanzar el objetivo que orienta este rubro serían:
§
Transportar la colección bibliográfica antigua a las instalaciones de
la biblioteca.
§
Inventariar, catalogar y clasificar dicho acervo.
Esta tarea se hará con la colaboración de la Dirección General de
Bibliotecas.
§
Elaborar los procesos técnicos menores del material antiguo para su
consulta. Se aclara que esta
colección se mantendrá separada de la general.
§
Transportar la colección de videos a la biblioteca.
§
Catalogar y clasificar la videoteca.
§
Elaborar un catálogo especial de todo el material documental destinado
a la sucursal de Morelia.
§
Llevar a cabo auditorías de la colección de libros y revistas que se
llegaran a enviar a Morelia, como mínimo una vez al año.
§
Delegar responsabilidad sobre la colección de Morelia a una persona
que se encuentre trabajando en aquella sede.
§
Difundir sistemáticamente la colección de libros antiguos y el
servicio de videoteca (véase el número 8).
10.
Administración de recursos
Objetivo:
Planificar
el quehacer bibliotecario mediante una acertada administración de recursos
humanos y materiales con el fin de optimizar el funcionamiento general de la
biblioteca.
Esta
actividad estará dirigida al manejo y control de recursos humanos y materiales
destinados para el trabajo de biblioteca. La
organización de la utilización de los recursos deberá responder a la solución
de los problemas planteados por la Comisión de Biblioteca.
En
relación a la administración de personal se pretende:
§
Asignar
las tareas acordes a las aptitudes y al tipo de contrato que cada persona tenga.
§
Establecer por escrito procedimientos de trabajo para determinadas
labores de rutina.
§
Coordinar las actividades que en este proyecto se proponen.
§
Orientar al personal en lo que concierne al trabajo que así lo
requiera.
§
Supervisar las actividades encomendadas y el horario de trabajo del
personal.
§
Evaluar, cuando amerite la situación, el resultado de la labor de
manera individual y colectiva.
§
Solicitar al Colegio de Bibliotecología de la UNAM alumnos que estén
interesados en realizar su servicio social en la biblioteca.
La
administración de los recursos materiales se concretará a lo siguiente:
§
Hacer un
inventario del material existente para el trabajo de la biblioteca.
§
Solicitar
el material y equipo que sea estrictamente necesario.
§
Controlar
la distribución y uso del material y equipo
11.
Participación académica
Objetivo:
Participar en eventos de carácter bibliotecológico, tanto dentro como fuera de
la Universidad Nacional, para adquirir conocimientos y aplicarlos para el
desarrollo del presente proyecto.
Se
tratará de participar fundamentalmente en aquellas actividades donde se obtenga
algún beneficio para la biblioteca del Instituto y para la superación del
personal que labora en la misma.
La
administración que se propone en este documento tiende, con esta actividad, a
no descuidar el proceso de enseñanza-aprendizaje del personal, tanto académico
como administrativo. En relación a este aspecto se tiene que ser congruente y
comprensivo, pues si deseamos alcanzar los objetivos que este escrito plantea y
solucionar los problemas de la biblioteca, se debe procurar atender las
necesidades intelectuales del trabajador y propiciar la adquisición de
conocimientos teórico-prácticos. Este saber se utilizaría para elevar la
calidad del funcionamiento de la biblioteca y fomentar la participación,
mediante un estudio, en reuniones o congresos de bibliotecarios.
En
suma se sugiere la asistencia del personal a:
§
Cursos
(como mínimo uno al año por trabajador)
§
Congresos,
conferencias, etc., sobre aspectos biblioteconómicos.
§
Ferias
internacionales de libros que se lleven a cabo en el Distrito Federal y en el
interior del país.
§
Reuniones
de trabajo profesional interuniversitarias
§
Todo
aquel evento inherente al desarrollo de la biblioteca.
Como
respuesta a la acumulación de conocimientos, se propone que el personal, académico
principalmente:
§
Emprenda
la elaboración de escritos relativos a la biblioteca, por ejemplo, sobre sus
colecciones y servicios, con el fin de publicarlos o presentarlos en foros académicos
que se desarrollan dentro o fuera de la UNAM.
§
Desarrollar
proyectos para poner en práctica el conocimiento asimilado.
Se
trata entonces, con la realización de esta tarea, consolidar la biblioteca del
Instituto para que figure entre las mejores de la UNAM, específicamente en el
área de la investigación científica.
Uno
de los principios administrativos de gran importancia en el ámbito de toda
organización es el concerniente a la delegación de autoridad y
responsabilidades de trabajo. Por tal motivo se considera conveniente proponer
un modelo operativo para delegar autoridad y tareas (fig.1)
Otro
aspecto primordial para la puesta en práctica de la presente propuesta
administrativa, es el intercambio de mensajes y opiniones o ideas del personal
involucrado. El flujo de comunicación que se sugiere está representado en la
fig. 2.
Comentario
final
Como
se puede observar, el quehacer que se propone en este documento, para el
funcionamiento de la biblioteca del Instituto de Matemáticas, está basado en
una administración por objetivos. Las tareas, las cuales están organizadas
bajo actividades generales pero a la vez delimitadas, tendrían como meta
primordial cumplir los objetivos específicos para alcanzar el objetivo general
que se plantea al principio.
Para
el logro de los objetivos enunciados es necesario poner en práctica las
actividades que comprenden el proceso administrativo: la planeación, la toma de
decisiones, la organización, la dirección y el control.
Obras
consultadas
1.
Austerity
management in academic libraries. Edited
by J. F. Harvey and P. Spyers-Duran. The Scarecrow Press, Inc., Metuchen N. J. 1984. 296 p.
2.
Creative
planning of special library facilities. Ellis Mount editor. The
Haworth Press New York, 1988. 197 pp.
3.
Enciso, B. La biblioteca: bibliosistemática e información.
El Colegio de Mexico, México, 1983.142 pp.
4.
Koontz, Harold; Cyril O'Donell. Elementos
de administración moderna. Mc.
Graw-Hill, México, 1975,455 pp.
5.
The
management of polytechnic libraries. Edited
by J. Cowley. Gower in
Association with Copol, England, 1985. 262 pp.
6.
Mc Kee, Bob. Planning
library service. Clive Bingley,
London, 1989. 227 pp.
7.
.Scalan, Burt K. Principios de la dirección y conducta
organizacional. Editorial
Limusa, México, 1978.601 pp.