El Departamento de Adquisiciones Bibliográficas de la Dirección General de Bibliotecas de la UNAM y su Relación con el Sistema Bibliotecario

 Juan Cayetano Alba Leonel

Alfonso de León Rodríguez

Universidad Nacional Autónoma de México

La Dirección General de Bibliotecas de la UNAM (DGB-UNAM) es la dependencia que se encarga de coordinar el desarrollo del Sistema Bibliotecario de nuestra Universidad. Actualmente está ubicada en el ámbito de acción de la Secretaría General Académica de la Universidad y tiene el carácter de "centralizadora" en cuanto a los aspectos presupuestales de la partida 521-C que se refiere a la compra de los materiales bibliográficos (libros, CD-ROM, microfilm, mapas, casetes, videocasete y material audiovisual en general) y a las actividades relacionadas con los procesos técnicos de los materiales bibliográficos que adquieren las bibliotecas departamentales. 

De acuerdo con el Reglamento General del Sistema Bibliotecario de la Universidad Nacional Autónoma de México, aprobado por el H. Consejo Universitario en su sesión del 19 de julio de 1990, la Dirección General de Bibliotecas tiene diez funciones primordiales, señaladas en el Capítulo V, Artículo 14 de dicho Reglamento.(1)

En nuestro escrito, solo nos referimos a la Función IV del Capítulo V, del Reglamento antes mencionado y que a la letra dice: "Coadyuvar en la vigilancia de la utilización racional de los recursos presupuestarios y de todo tipo que se destinen a los servicios bibliotecarios, así como supervisar su utilización exclusiva en la finalidad para la que fueron asignados."(2)

Para realizar las actividades encomendadas a la DGB-UNAM esta Dirección cuenta con la estructura administrativa que se presenta en el siguiente organigrama. (Fig. 1) 

Como podemos apreciar en el organigrama de referencia, la Subdirección Técnica es la encargada de proporcionar los apoyos de carácter técnico en el procesamiento de los materiales bibliográficos adquiridos por el Sistema Bibliotecario de la UNAM; además establece las medidas necesarias para lograr el aprovechamiento y racionalización de los recursos financieros que la UNAM asigna a las dependencias para la compra de libros. Esta última labor se realiza a través del Departamento de Adquisiciones Bibliográficas.

El Departamento de Adquisiciones Bibliográficas es el encargado de realizar las funciones relacionadas con: 

• La coordinación de las adquisiciones de material bibliográfico hechas por cada una de las bibliotecas departamentales.
• El control del ejercicio de la partida 521-C (Compra de libros).
• El control del patrimonio bibliográfico de la Universidad.

De esta manera, la DGB-UNAM pretende cumplir con la tarea encomendada en la Fracción IV del Artículo 14 del Reglamento General del Sistema Bibliotecario de la UNAM, descrita anteriormente. 

Sin embargo, la optimización y control de los recursos económicos del Sistema Bibliotecario de la Universidad no es responsabilidad íntegra de la DGB-UNAM, sino que es, una responsabilidad compartida con cada una de las bibliotecas departamentales; porque hay acciones que deben llevar a cabo las bibliotecas departamentales y acciones que debe realizar el departamento de Adquisiciones Bibliográficas. 

El sistema de adquisición adoptado por la Universidad es el llamado mixto, por ser un sistema que trata de conjuntar tanto las ventajas del sistema centralizado como las del descentralizado, y así lograr que las dos partes involucradas (DGB-UNAM y Bibliotecas Departamentales) tiendan a realizar de manera conjunta un programa de adquisición bibliográfica más racional y establecer un proceso de operaciones administrativas mejor controlado. 

Dentro de esta forma de organización, el Departamento de Adquisiciones Bibliográficas tiene que realizar las siguientes acciones: 

• Elaborar el anteproyecto de presupuesto para la compra de material bibliográfico que será ejercido el siguiente año tomando como base el presupuesto actual y considerando los siguientes parámetros: a) Número de investigadores y profesores de tiempo completo, profesores por asignatura, técnicos académicos, número de alumnos, ayudantes de profesor y/o investigador de cada escuela, facultad o instituto.

b) Costo promedio del libro en cada escuela, facultad, o instituto de la Universidad.

c) Indice inflacionario estimado en el costo de los materiales bibliográficos

• Elaborar estudios, medidas y establecer convenios que permitan negociar descuentos de acuerdo al volumen y valor de los materiales, para lo cual es necesario hacer una exploración de la industria editorial y la comercialización del libro, ya que, no hay que olvidar que el libro, además de ser el principal vehículo para la transmisión de la cultura, es al mismo tiempo, un producto industrial con características económicas y comerciales.

• Elaborar anualmente el Catálogo de Proveedores Autorizados para la venta de material bibliográfico en la UNAM. Para la conformación de este catálogo de la DGBUNAM, establece convenios con los proveedores que garanticen el cumplimiento de las condiciones de descuento, tiempo de entrega de los materiales, proporcionar sin costo adicional las fotocopias de las partes catalográficas de los títulos de los libros solicitados, así como también permitir que la DGB-UNAM realice evaluaciones de sus ventas, cotejando factura de compra contra factura de venta y otros lineamientos ya establecidos con cada uno de los proveedores autorizados.

• Vigilar que las adquisiciones hechas por las bibliotecas departamentales tanto con proveedores autorizados, como no autorizados sean efectivamente de material bibliográfico.

• Evaluar que las adquisiciones hechas por cada una de las bibliotecas departamentales correspondan a las necesidades de información de los planes y programas de estudio e investigación de las escuelas, facultades e institutos de la UNAM, con la finalidad de que dicho material contribuya a la formación académica de estudiantes, maestros e investigadores de la institución.

• Emitir la orden de pago (Forma Múltiple de Gastos) a la Dirección General de Finanzas de la UNAM con la finalidad de cumplir a tiempo el pago a proveedores.

• Emitir estados de cuenta, mensuales del presupuesto asignado a cada una de las bibliotecas departamentales, con el fin de que cuenten con un instrumento de información útil en el control y aprovechamiento del presupuesto asignado a cada una de ellas.

• Establecer criterios y procedimientos para que las bibliotecas departamentales realicen las adquisiciones con los proveedores extranjeros, con fundamento en las políticas que la DGB-UNAM, la Dirección General de Proveeduría y la Dirección General del Presupuesto por Programas, determinaron de manera conjunta.

• Así mismo, la DGB-UNAM ha establecido un sistema eficaz para el control y proceso del material bibliográfico adquirido por las bibliotecas departamentales, a través de visitas, auditorías y asesorías, a las bibliotecas del sistema de la Universidad.

• Conciliaciones al Presupuesto de la Partida 521-C, con la finalidad de aclarar las diferencias que pudieran existir, entre los estados de cuenta emitidos por la DGB y los registros de las bibliotecas departamentales.

Por otro lado, las bibliotecas departamentales tienen que realizar de manera conjunta con la DGB-UNAM ciertas actividades relacionadas con sus adquisiciones bibliográficas y otras más de manera independiente.

• Las bibliotecas departamentales de manera independiente realizan el proceso de selección de los materiales bibliográficos de acuerdo con lo ya establecido en el Reglamento General del Sistema Bibliotecario en el Capítulo VII de las Comisiones de Bibliotecas, Artículo 20, Fracción IV que se refiere a que cada Comisión de biblioteca deberá "seleccionar el material documental, a partir de las bibliografías básicas que le haga llegar el personal académico, y demás usuarios.(3)

• Contactar al proveedor idóneo a sus necesidades, circunscribiéndose, para las operaciones de adquisición, al Catálogo de Proveedores Autorizados por la DGB-UNAM.

• Cada biblioteca departamental, realiza sus propias adquisiciones de material bibliográfico de acuerdo al presupuesto asignado por la Universidad, quedando circunscritas a las normas, controles y supervisiones de la DGB-UNAM.

• Solicitar a cada proveedor autorizado, los materiales bibliográficos que necesiten y exigir el cumplimiento del convenio de compra-venta firmado con la Universidad.

• Recibir físicamente los materiales bibliográficos adquiridos y ponerlos al servicio de sus usuarios estableciendo condiciones provisionales, hasta que la DGB-UNAM entregue las remisiones correspondientes con sus números de inventario y juegos de tarjetas. Además de verificar que los bienes amparados en cada factura, si correspondan, a su descripción, que tengan el importe y descuento pactado con la Dirección General de Bibliotecas.

• Para la adquisición de material bibliográfico las bibliotecas departamentales cuentan con las siguientes opciones:

1. Proveedores nacionales autorizados
2. Proveedores nacionales no autorizados
3. Proveedores en el extranjero
4. Compras al extranjero a través de la Dirección General de Proveeduría.
5. Canje y donación.

De acuerdo a la opción elegida para la adquisición de los materiales bibliográficos, el bibliotecario responsable, deberá realizar ante el Departamento de Adquisiciones Bibliográficas los trámites señalados en el instructivo del ejercicio de la partida presupuestal 521-C (libros), proporcionado por dicho departamento. 

Nosotros consideramos que el presupuesto que recibe cada una de las bibliotecas departamentales, es sin duda, el medio más importante, por el cual dichas bibliotecas pueden lograr el desarrollo de sus colecciones y así apoyar los planes y programas de estudio e investigación de la Universidad. 

El aprovechamiento máximo de estos recursos se logra mediante un programa de adquisiciones que incluya un período de planeación y otro de ejecución del presupuesto. En la UNAM el primer periodo lo realiza la Dirección General de Bibliotecas y el segundo las bibliotecas departamentales. 

Es decir que mediante las actividades realizadas por el Departamento de Adquisiciones Bibliográficas las bibliotecas que conforman el Sistema Bibliotecario tienen mayores herramientas para el control y ejecución de su presupuesto.

Algunos procedimientos en la adquisición mixta

En el sistema de adquisición mixta el proceso de selección y adquisición bibliográfica para la colección de una biblioteca es esencialmente un esfuerzo cooperativo, entre bibliotecario y proveedores (libreros y editores) por lo que es necesario que cada uno de los interesados se esfuerce por entender las metas, métodos y los problemas que pudiera tener cada uno. 

Sin embargo, en un sistema bibliotecario tan grande como el de la Universidad, primeramente se necesita establecer una concertación entre la dependencia central y cada biblioteca departamental, antes de establecer contacto con los proveedores, con el fin de establecer una economía de escala en las adquisiciones bibliográficas. 

El proceso de adquisición se debe dar sistemáticamente en tres etapas:

1. Solicitud de pedidos
2. Ejecución de presupuesto
3. Pago a proveedores

El bibliotecario debe realizar a tiempo sus pedidos y proporcionar en ellos toda la información que tenga disponible a libreros y editores para que éstos a su vez también puedan cumplir con los plazos de entrega de los materiales que le sean solicitados.

Así mismo, el bibliotecario debe conocer los diferentes tipos de pedidos que pueden utilizar en sus compras, los más utilizados son: 

• Pedidos individuales, este tipo de pedido se usa para encargar títulos individuales a base de un solo pedido.
• Pedidos urgentes, se recurre a estos pedidos cuando el material requerido se necesita con cierto apremio.
• Pedidos permanentes, son usados cuando el material solicitado se publica a plazos, como anuarios, colecciones de monografías en varios volúmenes, las suscripciones de revistas que se editan con mayor frecuencia y suscripciones de bases de datos en CD-ROM.
• Pedidos en planes de aprobación, son cuando el proveedor se compromete a enviar materiales, con base a un perfil bibliográfico de los programas de estudio e investigación de la institución; quedando sujeto a la aprobación de la comisión de la biblioteca y con la opción de devolver los materiales no seleccionados.
• Pedidos de plan global, consiste en solicitar al librero envíe materiales de acuerdo con un perfil predeterminado, en este plan de adquisición se puede especificar el número total de volúmenes o el total de materiales que ha de enviar el librero durante un periodo determinado. Es importante que en este tipo de programa el librero conozca bien el tipo de materiales que quiere la biblioteca, ya que en estos pedidos no se aceptan devoluciones de los materiales no deseados.

 En cuanto al presupuesto es importante que sea ejercido con el mayor provecho y bajo un programa de adquisición, durante el año, con el objeto de evitar realizar compras de pánico, al cierre del presupuesto.

 Por último, el pago a proveedores es un punto poco tratado, pero que presenta ciertos problemas cuando éste se encuentra centralizado, como en la Universidad. Por su parte los bibliotecarios deben reconocer los problemas que tienen que afrontar en términos de flujo de fondos, de fluctuaciones de cambios y de gastos incurridos en el cobro de cheques y el manejo de otros tipos de pago como:

• Pago contra entrega, como su nombre lo dice el bibliotecario deberá pagar en cuanto reciba los materiales solicitados.
• Pago anticipado, en ocasiones es necesario realizar este tipo de pago, generalmente con proveedores extranjeros que envían una factura proforma en donde especifican que el pago es por adelantado e indican claramente los costos a pagar. Las renovaciones de suscripciones son las que generalmente se hacen a base de pagos anticipados.
• Pago a crédito, generalmente se usa este tipo de pago con proveedores que establecen un contrato de compra-venta entre el bibliotecario y el proveedor, donde determina un plazo para emitir y recibir el cheque.

Conclusiones

Debido a las dimensiones crecientes y complejas de la Universidad, ha sido necesario buscar mecanismos inclinados a lograr el aprovechamiento y racionalización de los recursos financieros, destinados a la compra de libros, además lograr el perfeccionamiento, de los servicios que prestan las bibliotecas del Sistema de la UNAM.

 Así pues, es importante señalar que un proceso de selección y adquisición de material bibliográfico realizado de manera equivocada, representa una pérdida de recursos, tanto económicos, humanos, materiales y de tiempo por lo que, en la Universidad este proceso se ha tenido que realizar de manera interdependiente entre la DGB-UNAM y las bibliotecas departamentales.

 La relación del Departamento de Adquisiciones Bibliográficas con las bibliotecas pertenecientes al Sistema Bibliotecario de la UNAM es sin duda, la organización sistemática de trabajo para obtener un mayor aprovechamiento del presupuesto que la Universidad asigna para el incremento y actualización de los acervos de sus bibliotecas.

Obras consultadas

ALMANZA MORALES, José Luis. La problemática de la selección y adquisición de material bibliográfico en las bibliotecas de educación media superior de la UNAM.—México: J.L.A. (tesis de licenciatura), 1990.—189 h.

GUERRERO LÓPEZ, Isabel Alejandra. "Las adquisiciones bibliográficas y el presupuesto por programas".— En: Encuentro de bibliotecarios de la Universidad Nacional Autónoma de México (3º : 1984 : México) : Memorias.—México : UNAM : DGB, 1985.—p. 83-102.

MARTÍNEZ ARELLANO, Filiberto Felipe. Políticas de selección y adquisición de material bibliográfico en las bibliotecas de las instituciones de educación superior / Filiberto Felipe Martínez Arellano, Margarita González Olvera, Hugo Figueroa Alcántara.—México : UNAM, DGB : ANUIES, 1989.

MORALES CAMPOS, Estela y Salvador Rodríguez C. "La compra de libros en sistemas centralizados".— En : Bibliotecas y archivos.— no. 10 (1979).— p. 87-113.

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO. DIRECCIÓN GENERAL DE BIBLIOTECAS. Ejercicio de la partida 521-C (libros) : instructivo.— México : UNAM, DGB, 1991.

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO. Reglamento General del Sistema Bibliotecario de la Universidad Nacional Autónoma de México.— México : UNAM, 1990.—VIII p. Gaceta UNAM, suplemento especial 26 de julio.

1. Universidad Nacional Autónoma de México. Reglamento General del sistema Bibliotecario de la Universidad Nacional Autónoma de México. p. V

2. Id. p. V

3. Ibid. p. VI