Dirección General de Bibliotecas de la Universidad Nacional Autónoma de México |
Catálogos en línea de acceso público
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| Introducción A partir de que Charles A. Cutter, hace ya más de cien años estableció sus principios sobre la catalogación, el "catálogo ha tomado muchas formas: libro manuscrito e impreso, papeletas, tarjetas, microfichas, COM (Computer Output Microfiche) y ahora en línea."(l) Esta diversidad de formas empleadas se debe a la utilización en las bibliotecas de diversas tecnologías y herramientas, tales como la máquina de escribir, la microfilmación y la computadora. No obstante que en la realización de los catálogos han sido empleados distintos tipos de instrumentos y tecnologías como las anteriormente enumeradas, "éstas no han desintegrado los conceptos básicos de la biblioteca sobre la clasificación temática de los materiales o los correspondientes a la elaboración del catálogo empleando la descripción bibliográfica y los encabezamientos de materia para el acceso temático. Hasta el presente, los bibliotecarios han empleado las computadoras solamente para mejorar la eficiencia de las actividades de catalogación, adquisiciones, control de publicaciones seriadas, circulación y préstamo interbibliotecario, pero no han hecho uso del poder de la computadora como la base para un cambio radical en la filosofía y administración de los servicios"(2). Sin embargo, la utilización del catálogo en línea en las bibliotecas a partir de la década de los ochentas representa un hecho que ha marcado un cambio sustancial dentro de las actividades bibliotecarias, el cual puede compararse con el que tuvo lugar a principios de este siglo, cuando las bibliotecas se vieron afectadas por la adopción y uso del catálogo de tarjetas. Nos encontramos ante un panorama, donde un gran número de bibliotecas en otros países están substituyendo los tradicionales catálogos de tarjetas por catálogos en línea, siendo cada día más los usuarios que utilizan esta nueva herramienta, y tal situación nos está conduciendo a una modificación de los conceptos que actualmente tenemos sobre el catálogo y la catalogación, pues si bien es cierto que el catálogo seguirá siendo el principal medio a través del cual los lectores conozcan los recursos de la biblioteca, éste en el futuro guardará muy poca semejanza con el instrumento que actualmente conocemos. Ante este hecho, no debemos permanecer en una actitud pasiva, sino que es necesario conocer cuales son las principales características, ventajas y deficiencias de este nuevo instrumento, a fin de poder emplearlo de forma adecuada en nuestras bibliotecas, llegado el momento, el cual no está muy lejano. Actualmente, la Dirección General de Bibliotecas de la UNAM ha emprendido un proyecto tendiente a poner a disposición de los usuarios de las bibliotecas pertenecientes a las escuelas y facultades, catálogos en línea de acceso al público en sustitución de los antiguos catálogos de tarjetas, convirtiéndose con lo anterior en la primera institución en México donde los usuarios cuenten con esta herramienta para realizar sus búsquedas. En base a lo anteriormente expuesto, este documento tiene como principal objetivo el exponer una serie de generalidades acerca de los catálogos en línea, basándome en la literatura existente sobre este tema, la cual refleja principalmente la experiencia de las bibliotecas norteamericanas sobre su uso, ya que como también se ha mencionado, en este momento no existen experiencias sobre el uso de catálogos en línea de acceso público en las bibliotecas mexicanas. |
Objetivos del catálogo Todos nosotros conocemos los objetivos innumerablemente citados que Charles A. Cutter estableció para el catálogo, los que han sido expresados de diferentes formas por un sinnúmero de autores, tratando de darles su particular punto de vista, haciendo una serie de precisiones, ampliaciones y variaciones, las cuales son recogidas por T. F. Richards(3) y mencionadas de la siguiente forma: Algunos dicen que la función del catálogo es simplemente proveer información acerca de los materiales que están en la colección de la biblioteca. Algunos más dicen que el catálogo de la biblioteca no solamente proporciona información o acceso a los materiales en la colección, sino también organiza la colección, auxilia a los usuarios ofreciéndoles información acerca de la organización del propio catálogo y señalando la responsabilidad de los autores. Otros piensan que hay cuatro funciones que un catálogo de biblioteca puede ejecutar: servir como una lista que facilita al usuario encontrar materiales específicos; mostrar que materiales están en la colección por medio del autor, materia o tipo de material; reunir en un mismo lugar todos los trabajos correspondientes a un mismo encabezamiento; ayudar a los usuarios en la evaluación de un material a través de la información bibliográfica presentada. Otros enfatizan que el catálogo no es simplemente un instrumento que contiene información sobre la colección de la biblioteca, es también un sistema de "comunicación funcional" que da al usuario "dirección y acceso a la información bibliográfica". Como puede verse, los anteriores puntos de vista sobre el catálogo coinciden en su aspecto sustancial, el catálogo es una herramienta bibliográfica que facilita a una persona el encontrar un libro conociendo el autor, título o materia, o bien, mostrar lo que la biblioteca tiene sobre determinado autor, materia o campo específico de la literatura, así como auxiliar al usuario en la elección de un libro por su edición o características literarias. Por otra parte, puede considerarse como el instrumento sobre el cual giran un sinnúmero de actividades que se realizan en las bibliotecas, por lo que es un elemento de vital importancia, ya que es inimaginable una biblioteca sin catálogo. Catálogos en forma de tarjetas Hemos utilizado durante mucho tiempo catálogos de tarjetas en nuestras bibliotecas y estamos convencidos de las bondades de éstos. En relación a las ventajas que tiene el catálogo en forma de tarjetas, quizá una de las mayormente mencionadas es su flexibilidad, es decir, su capacidad para agregar, cambiar o suprimir fácilmente tarjetas, la cual lo hace, al menos en teoría, fácil de actualizar y tenerlo al día, pudiendo añadir las tarjetas nuevas y reemplazar aquellas donde existen errores tipográficos. Otra ventaja que podemos mencionar es su capacidad de uso simultáneo por una gran cantidad de personas, por lo que no se requiere un gran número de copias como en el caso del catálogo en forma de libro. En suma, se ha mencionado que el catálogo en forma de tarjetas es fácil de realizar, altamente flexible y relativamente económico; sin embargo, lo anterior no es totalmente verdadero, sobre todo en las grandes bibliotecas donde la colección está en constante movimiento, integrando o descartando libros de la colección, por lo que gran cantidad de tarjetas deben ser intercaladas o retiradas del catálogo continuamente, lo que trae como consecuencia que en ocasiones no exista una debida actualización, trayéndole una serie de críticas como las que se mencionan a continuación por P. Wilson.(4) Este autor menciona que si el objetivo del catálogo es facilitar a una persona la ubicación de un libro en la biblioteca, entonces debería ser posible conocer a través de éste, en donde se encuentran los materiales, lo cual no se cumple totalmente en la realidad, ya que el catálogo nos da únicamente la ubicación teórica del libro en la estantería a través de su número de clasificación, pero si el libro se encuentra en proceso, prestado, perdido, mal intercalado o en espera de ser intercalado, esto no es factible, teniendo que usar otros registros como el de préstamo para saber donde se localiza. Por otro lado, menciona que existe una diferencia entre los materiales que la biblioteca tiene y aquellos materiales que están disponibles. Solamente la biblioteca que no pusiera en circulación sus materiales podría garantizarnos que los materiales que posee estarían disponibles instantáneamente en su localización teórica. Asimismo, el catálogo de la biblioteca en ocasiones no puede mostrar todo lo que ésta tiene sobre determinado autor o materia, ya que en él se encuentran únicamente los registros correspondientes a los materiales en formato de libro, no incluyendo los que se presentan en otros formatos, o bien los artículos que aparecen en las publicaciones periódicas. Esta serie de críticas nos mueven hacia las siguientes reflexiones: efectivamente el catálogo muestra todos los materiales que una biblioteca posee o únicamente aquellos que en teoría deben de existir en ella. Para lograr lo primero es necesario una constante actualización de los catálogos, retirando sistemáticamente de ellos las tarjetas correspondientes a los materiales que se han extraviado, dado de baja o descartado, así como substituyendo las tarjetas que con frecuencia son sustraídas. Esta labor de mantenimiento y actualización de catálogos presupone una considerable inversión de tiempo y esfuerzo, por lo que en la mayoría de las ocasiones no se lleva a cabo, teniendo entonces un catálogo que nos muestra lo que la biblioteca tenía. Si queremos brindar a los usuarios de la biblioteca mejores servicios y hacer del catálogo un instrumento que efectivamente refleje lo que la biblioteca tiene, debemos de volver la mirada hacia la nueva forma de los catálogos. Catálogos en línea La utilización de la computadora dentro de las actividades de la biblioteca ha ocasionado que un gran número de éstas hayan empezado a diseñar y utilizar catálogos en línea, los cuales a primera vista podrían parecer únicamente una nueva manifestación o presentación más sofisticada de la antigua forma del catálogo que hemos estado acostumbrados a utilizar, sin embargo, éstos presentan otra serie de cualidades y características. Charles R. Hildreth(5) al referirse a los catálogos en línea menciona que éstos tienen tres características básicas: son interactivos, expandibles y públicos. Son interactivos porque pueden comunicarse dinámicamente con sus usuarios y pueden responder en un tiempo dado a necesidades dadas; son expandibles por que sus puntos de acceso y rutas para la recuperación de datos pueden ser perfeccionados a través de mejores pantallas de despliegue de datos y funciones de soporte, entre otras alternativas y son públicos porque la actividad que el usuario realiza al consultarlos puede ser fácilmente registrada con el fn de analizar y conocer sus patrones y conductas de búsqueda. Este mismo autor menciona que desde su aparición hasta nuestros días pueden identificarse tres tipos o generaciones de catálogos en línea, no existiendo una fecha que delimite la finalización de una y el empiezo de la otra, sino más bien, las generaciones son definidas por la serie de peculiaridades que presentan cada una de ellas, existiendo incluso una coexistencia de ambas generaciones en este momento. La primera generación de catálogos se caracteriza por herramientas cuyo objetivo únicamente se orientó hacia la búsqueda de un registro determinado, es decir, un material conocido, empleando básicamente como punto de acceso el autor, el título y un número de control. El acceso temático no existía o cuando se presentaba tenía muchas deficiencias y no se podían efectuar búsquedas por palabras claves. La respuesta al usuario era generalmente un solo despliegue, no ofreciendo una interacción con el usuario que lo pudiera guiar a otras opciones. Lo anterior pudo tener su razón de ser en el origen de los catálogos en línea, ya que muchos de éstos surgieron primeramente como un control de circulación de materiales el cual fue puesto a disposición de los usuarios. La segunda generación de catálogos en línea, a la cual pertenecen la gran mayoría de los catálogos existentes en las diversas bibliotecas, conjuntaron las características del catálogo tradicional con la potencialidad y flexibilidad de los sistemas de recuperación de información empleados hasta entonces únicamente en los índices o abstracts. Por lo anterior, en este tipo de catálogos es posible realizar búsquedas temáticas por encabezamientos de materia o por palabras claves, asimismo, es posible efectuar búsquedas por diferentes partes o campos del registro y utilizar operadores boleanos, así como emplear limitantes en la búsqueda, tales como la fecha, el idioma o el lugar, y desplegar o presentar la información en diferentes formatos. Algunos catálogos son también capaces de utilizar truncación en las palabras al efectuar una búsqueda, lo cual permite recuperar grupos de palabras con la misma raíz. Junto a esta serie de características, los catálogos en línea de esta segunda generación también presentan una serie de deficiencias, entre las que se pueden enumerar: Búsquedas que no satisfacen al usuario, ya que en ocasiones no se recuperan registros, o por el contrario, se recuperan una gran cantidad de ellos. No existen suficientes instrucciones que auxilien al usuario a moverse dentro del catálogo, por lo que en ocasiones éste se siente confundido y frustrado al no saber que hacer. Ignorancia o falta de familiaridad con el vocabulario de indización o temas utilizados, así como un desconocimiento de sus principales características, lo que permite una recuperación de la información en forma correcta. Falta de elementos en los registros para poder juzgar la utilidad de la información. Imposibilidad para buscar materiales relacionados, lo cual puede lograrse a través de la inclusión de catálogos de autoridad. Las deficiencias enumeradas anteriormente, y algunas otras, son mencionadas por S. S. Steffen,(6) al decir que los catálogos en línea necesitan un mejor acceso temático; una mayor interface con el usuario que le provea de ayuda para utilizar las diversas estrategias de búsqueda durante el desarrollo de las sesiones; una cantidad mayor de terminales e impresores en más lugares; folletos e instructivos sobre su uso y manejo junto a las terminales. Esta serie de bondades y deficiencias de los catálogos en línea son el marco dentro del cual los bibliotecarios y diseñadores de sistemas deberán trabajar, a fin de obtener en el futuro una tercera generación, la cual tendrá que incluir las siguientes cualidades: Una mejor interacción con el usuario que permita lograr una comunicación interactiva, durante y a medida que la búsqueda se lleve a cabo, a fin de guiar al usuario y encontrar lo que él desea. Presentación de materiales relacionados cuando el usuario busca por determinado tema, así como la enumeración de la cantidad de trabajos que existen sobre cada uno de los términos que se han empleado. Capacidad de búsqueda por cualquiera de las palabras que conforman un punto de acceso: autor, título y materia, sin importar el orden de éstos. Añadir otro tipo de información a los registros como puede ser la inclusión de tablas de contenido y sinopsis. Agregar en el catálogo la información referente a otro tipo de materiales como son los artículos de publicaciones seriadas y materiales no impresos. A medida que esta serie de características se vayan incluyendo en los catálogos en línea, su objetivo dejará de ser restringido únicamente a facilitar a una persona poder encontrar un libro cuyo autor, título o materia es conocido o mostrar lo que la biblioteca tiene. E G. Kilgour(7) menciona al respecto que el propósito de un catálogo en línea tendrá que ser promover el bienestar y eficiencia de las gentes en la comunidad a la cual sirve, por lo que deberá ser diseñado para:
Para lograr los objetivos anteriores, el catálogo en línea deberá:
Consideraciones finales Finalmente, quisiera compartir una serie de reflexiones que es necesario nos hagamos los bibliotecarios ante este nuevo instrumento que cambiará de manera sustancial la concepción e imagen que tenemos de los catálogos actuales. Principalmente, es necesario considerar que uno de los problemas que durante muchos años han sufrido las bibliotecas mexicanas es la falta de una organización adecuada de sus materiales, ya que en muchas de ellas existen materiales sin catalogar y clasificar, y por ende, no existen catálogos que proporcionen información al usuario sobre el acervo que la biblioteca posee. En los casos donde se ha rebasado esta problemática, nos encontramos con catálogos sin actualizar que no reflejan necesariamente el acervo que tienen nuestras instituciones, debido en gran parte al agudo problema que hemos sufrido, también durante gran tiempo, consistente en la falta de personal. Por otro lado, la computadora se utiliza cada día en mayor cantidad de actividades humanas y su uso es cada vez más frecuente dentro de las actividades que llevamos a cabo en nuestras bibliotecas, debido entre otros factores a una disminución en su costo y a su creciente popularidad. No obstante que el uso de la computadora es una realidad cada día mayor, se sigue observando una tendencia hacia su utilización, solamente como un instrumento para la generación y elaboración de juegos de tarjetas que van a alimentar los catálogos. Se sigue todavía pensando en el catálogo de tarjetas como el elemento primordial para dar a conocer al usuario la colección de nuestra biblioteca. Todo lo anterior hace necesario que nos replanteemos si estamos en la vía correcta al seguir pensando en la generación de catálogos de tarjetas, cuando la tecnología nos ofrece ya otra alternativa, la cual debemos conocer y evaluar a fin de tomar la mejor decisión, porque de no hacerlo corremos el gran riesgo de quedarnos anclados en el pasado. Referencias 1. Kilgour, Frederick G. "The online catalog revolution". Library Journal -- 109 (3), February 1985. -- p. 319 2. Ibidem. p. 319. 3. Richards, Timothy. The online catalog: issues in planning and development". -- Journal of Academic Librarianship. -- 10 (1), March 1984. -- p. 4. 4. Wilson, Patrick. The catalog as access mechanism : background and concepts". -- Library Resources and Technical Services.-- 77 (1), January/March 1983. -- p. 4-17 5. Hildreth, Charles R- "Beyond boolean : designing the next generation of online catalogs". -- Library Trends.35 (4), Spring 1987. -- p. 647-67. 6. Steffen, Susan Swords. "A reference librarian's point of view". - En: Tampering with the online catalog : a look at the issues, a Symposium. -- Journal of Academic Librarianship. -- 12 (6), January 1987. -- p. 341. 7. Kilgour, Frederick G. Op. Cit. p. 320. |